5. Szállítói onboarding: a jóváhagyástól a tranzakcióig

Az onboarding célja

Az onboarding során a Fluenta One a jóváhagyott szállítóból élő, tranzakcióra képes partnert hoz létre. Amíg ez a folyamat nem zárul le, nem adható le rendelés és nem indítható kifizetés.

A manuális onboarding — PDF-ek e-mailben, kézzel begyűjtött aláírások — heteket vehet igénybe. Ezzel szemben a Fluenta One automatizált munkafolyamatokkal és valós idejű validációval jelentősen lerövidíti ezt az átfutási időt, különösen alacsony kockázatú szállítók esetén.

Szállítói önkiszolgáló portál és moduláris adatgyűjtés

A folyamat a Fluenta One szállítói portálján indul: a vevő szervezet meghívó e-mailt küld, és a szállító egy strukturált felületen adja meg adatait.

A portál mögött moduláris kérdőív-könyvtár működik — nem egyetlen monolitikus űrlap, hanem a kvalifikáció során megállapított kockázati szint, kategória és szabályozói terület szerint automatikusan összeállított modulok:

Például egy hazai irodaszer-szállító az alap modult és egy egyszerűsített pénzügyi szekciót lát; egy nemzetközi IT-szolgáltató kibővített kiberbiztonsági és szabályozói modulokat kap.

Valós idejű validáció és duplikáció-ellenőrzés

A kitöltés során a Fluenta One valós idejű validációt végez:

• Adószám ellenőrzése kormányzati nyilvántartásokkal
• Bankszámlaszám egyeztetése banki adatbázisokkal
• Működési engedélyek ellenőrzése hatósági nyilvántartásokban
• Cégnév összevetése szankciós listákkal

A hibák azonnal felszínre kerülnek — nem hetekkel később, egy megakadt kifizetés során.

A rendszer automatikus duplikáció-ellenőrzést is futtat:

• Pontos egyezésnél (adószám) az onboarding leáll és visszaadja a már meglévő szállítót
• Hasonlósági találatnál (név) az ügyet emberi felülvizsgálatra irányítja
• Ha nincs egyezés, folytatódik a létrehozás

Jóváhagyási folyamat

Az onboarding és minősítés során a Fluenta One többlépcsős jóváhagyási munkafolyamatot alkalmaz:

• Párhuzamos és szekvenciális jóváhagyási ágak
• Feltételes logika (pl. a kockázati szint szerint eltérő jóváhagyók)
• Dokumentumok csatolása és verziózása
• Automatikus továbbítás és eszkalációs mechanizmus

A státuszkövetés teljes mértékben átlátható — minden érintett látja, hol tart a folyamat és mi a következő lépés.

Átvilágítás végrehajtása és eszkaláció

A kvalifikáció során megállapított átvilágítási szint (I–III.) határozza meg az onboarding során végrehajtandó ellenőrzések terjedelmét és mélységét.

Ha az ellenőrzések során gyanús eredmény merül fel — problémás bankszámla-validáció, negatív médiatalálat —, a munkafolyamat automatikusan eszkalálja a problémát. Előre jóváhagyott eszkalációs útvonalak határozzák meg, ki vizsgálja a jelzést és mi a döntési határidő.

ERP-aktiválás és kétirányú integráció

Az onboarding utolsó lépése az ERP-rekord aktiválása, amely során a Fluenta One automatikusan elvégzi:

• A vásárlási szervezetek hozzárendelését
• A fizetési feltételek és módok konfigurálását
• A főkönyvi számlák és adókódok beállítását
• A katalógustartalom betöltését
• A rendelési csatornák aktiválását
• A státusz aktívra váltását

A rendszer kétirányú, valós idejű integrációt alkalmaz az ERP felé REST API vagy SAP RFC kapcsolaton keresztül: az onboarding során validált adatok (jogi azonosítók, adóadatok, bankadatok, fizetési feltételek, kategóriakódok, compliance-státusz) automatikusan szinkronizálódnak, manuális másolás nélkül.