A jogi és a beszerzési csapat munkájának jelentős része nem saját kezdeményezésű, hanem belső megrendelésre történik. Egy HR-es munkaszerződést kér, az IT egy szoftver-beszerzési keretszerződést, a Marketing egy NDA-t egy potenciális partnerhez. Ezek a kérések valahogy el kell, hogy jussanak a jogi osztályhoz.
Struktúrált rendszer hiányában ez e-mailben történik. Az e-mail elveszhet, nem kerül a megfelelő emberhez, prioritás nélküli sorban várakozik — vagy egyszerűen senki nem látja, hogy melyik kérés sürgős és melyik ráér. A követő emailek nem megoldást hoznak — csak zajt termelnek.
A Fluenta One belső portált biztosít, amelyen keresztül bármely szervezeti egység strukturált kérést adhat le a jogi vagy a beszerzési csapat felé. Minden kérés tartalmazza:
Ez megszünteti a szabad formátumú e-mailek káoszát. A jogi csapat azonnal látja, mi érkezett, mi sürgős és mi a következő lépés — anélkül, hogy értelmezési munkát kellene végeznie.
A kérést benyújtó fél valós időben láthatja a kérés állapotát:
Ez megszünteti a „hol tart a szerződésem?" e-mailek áradatát — mindkét irányban. A kérelmező nem kell, hogy kövesse fel; a jogi csapat nem kap felesleges státuszkérdéseket. Az energia a tényleges munkára koncentrálódik.
Amikor egy kérés beérkezik, a rendszer az igény típusától függően automatikusan elindítja a megfelelő munkafolyamatot:
A rutinszerű, ismétlődő kérések nagy része emberi beavatkozás nélkül végigfut a folyamaton. A jogi csapat figyelme azokra a helyzetekre koncentrálódik, ahol valódi szakértelemre van szükség.
Az igénykezelési portál mellékterméke egy adat, amelyet manuális folyamatban szinte lehetetlen előállítani: a jogi és a beszerzési csapat tényleges terhelésének képe.
Ezek az adatok nemcsak visszatekintésre hasznosak — a csapatkapacitás tervezéséhez, a prioritások meghatározásához és a belső ügyfélszolgálati szintmegállapodások (SLA) felállításához is alapot adnak.