Valaki jelzi, hogy „péntekre kéne egy szerződés", de nincs rögzítve, ki kérte, van-e rá jogosultsága, és melyik folyamatba tartozik. A Fluenta One-ban minden szerződésigény egy rögzített belépési ponton indul, eleve kategorizálva: ki kérte, milyen típusú szerződésről van szó, melyik folyamat viszi tovább. A rendszer típus és érték alapján a megfelelő útvonalra irányítja, a státusz pedig végig látható a kérelmezőnek és a jogi csapatnak is.

Az első tervezet gyakran az előző szerződés, kicserélt nevekkel, és néha a partner veszi észre hamarabb, hogy benne maradt egy korábbi ügyfél adata. A Fluenta One Dokumentumgeneráló ügynöke a klauzula-könyvtárból és a rendszerben található adatokból rakja össze az első verziót (partner, értékek, feltételek), így nincs kézi névcsere és nincs átgépelés az e-mail és a Word között. A tervezet az első perctől az Önök pozícióját tükrözi.

Két jogi csapat, egy szerződés, tizennégy „final" nevű Word-fájl — és minden egyeztetés azzal kezdődik, hogy tisztázzák, éppen melyik verziót nézi a két fél. A Fluenta One-ban a tárgyalás egyetlen közös verzióláncban zajlik: mindkét fél ugyanazt látja, és követhető, ki mit javasolt, mi lett elfogadva, mi maradt nyitva. Egy lezárt pont nem nyílik meg újra azzal, hogy valaki egy régebbi fájlt küld tovább.

A szerződés „jóváhagyás alatt van", de senki nem tudja pontosan, kinek a postaládájában — közben egy pénzügyi jóváhagyás hetek óta válasz nélkül áll. A Fluenta One a szerződés értéke és kockázata alapján automatikusan a megfelelő jóváhagyókhoz irányít, a státusz valós időben látszik (ki hagyta jóvá, ki a következő, hol akadt el), és ha valaki kicsúszik a határidőből, a rendszer jelez. A partner is érdemi választ kap, nem csendet.

Az aláírási kérelem elment, a túloldalon viszont az aláíró épp utazik, vagy a link spambe került — Önök pedig ezt csak napokkal később tudják meg. A Fluenta One-ban mindkét cég aláírási folyamata egy helyen fut: a rendszer ismeri a sorrendet, a helyetteseket, a határidőket, és mindkét fél ugyanazt a státuszt látja. Az aláírás tanúsítványalapú, így bizonyíthatóan kiderül, ki, mikor, milyen dokumentumot írt alá.

A szerződést aláírják, elteszik, és attól a naptól csak egy PDF, amit senki nem nyit meg — pedig a határidők, a mennyiségi vállalások és az árlépcsők mind benne vannak, csak épp senki naptárában nem szerepelnek. Az első emlékeztető általában a kötbérszámla. A Fluenta One-ban az aktiválás létrehozza a kötelezettségnaptárt — ki mit vállalt, mikorra, milyen feltétellel —, minden érintett (szállítás, pénzügy, projektfelelős) értesítést kap, az ERP pedig a tényleges szerződéses feltételeket kapja, nem csak a nevet és egy árat.

A szerződés lejárati dátuma egy Excel-oszlopban van, amit senki nem figyel aktívan, így mire észbe kapnak, a partner már hónapok óta készül a megújításra. A Fluenta One a lejárat előtt — az Önök által beállított határidővel — automatikusan jelez, és a megújítást a meglévő szerződésrekordból indítja: látszik, mi teljesült, mi nem, és milyen feltételek voltak érvényben. Mindkét fél egyszerre lép be a folyamatba, így nem a partner kampányol és Önök reagálnak.