A kötelezettség­vállalás minden lépése követhető

Az igénytől az utalványozásig, egy helyen, az intézményi szabályzatban előírt sorrendben.

deal tracking
A JÓVÁHAGYÁSTÓL A LEZÁRÁSIG

A többszintű jóváhagyás egyetlen átlátható folyamatban

Az igény strukturált űrlapon érkezik, a jóváhagyás értékhatár szerint szintezve fut végig, és minden lépés auditnyomvonalon rögzül. Válasszon egy fázist a részletek megtekintéséhez.

01Fázis
Igénylés
Strukturált űrlap indítja a folyamatot, és a beérkező adatok azonnal beállítják az eljárás paramétereit — nincs e-mailben szétszórt igény, és nincs utólagos javítás.
Strukturált űrlap
02Fázis
Szakmai ellenőrzés
A szervezeti egység vezetője ellenőrzi és jóváhagyja az igényt. Elutasítás esetén a folyamat visszatér az indítóhoz javításra — a döntés nyoma megmarad.
Vezetői jóváhagyás
03Fázis
Gazdasági vizsgálat
Fedezet- és keretellenőrzés zajlik, az összeghatár alapján a rendszer automatikusan a megfelelő jóváhagyási útra irányítja az igényt.
Fedezetvizsgálat
04Fázis
Jóváhagyási lánc
Az értékhatártól függő, automatikusan szintezett vezetői jóváhagyás. Minden szint döntése rögzül, a lánc végigfut a szükséges aláírókon.
Szintezett jóváhagyás
05Fázis
Kötelezettségvállalás
A jóváhagyott kötelezettségvállalás rögzítése, a szükséges dokumentumok automatikus generálása és csatolása — kézi másolás nélkül.
Dokumentumgenerálás
06Fázis
Lezárás
Digitális archiválás teljes auditnyomvonallal, az érintettek automatikus értesítése — a folyamat lezárul, és a későbbiekben bármikor visszakereshető.
Archiválás és audit
deal tracking
gyakorlati példák

Három gyakori elakadás az egyetemi ügyintézésben

A Fluenta One végigvezeti az ügyet az előírt lépéseken, és jelzi a közelgő határidőket.

Ezt adja a Fluenta One

Ami a jóváhagyáshoz kell

Kötelezettség­vállalási lapKV-[szám]
Tárgy
Laboreszköz
Összeg
[összeg] Ft
Keret
pályázati
1
  1. Igénylő[név][dátum]
  2. Keretgazda[név][dátum]
  3. 3Ellenjegyzőgazdasági szervezetEllenjegyzésre várfolyamatban
  4. Kötelezettség­vállaló[név]ellenjegyzés után
2Kötelezettség­vállalászárolva, amíg nincs ellenjegyzés
3KapcsolódikSzerződés[dátum]1. módosításjóváhagyás alatt
  1. 1

    A teljes jóváhagyási folyamat egy helyen

    Az igénylőtől az ellenjegyzőig követhető, kihez milyen feladat tartozik.

  2. 2

    Az előírt lépések a megfelelő sorrendben

    A jogszabályban vagy a belső szabályzatban rögzített ellenőrzések és jóváhagyások nem ugorhatók át.

  3. 3

    A szerződés és a módosításai együtt

    Minden módosítás az eredeti szerződéshez kapcsolódik, és végigmegy a szükséges jóváhagyásokon.

Így működik a Fluenta One

Egy kötelezettség­vállalás útja

  1. 1Keretgazda

    Igény

    A keretgazda rögzíti az igényt, és megjelöli a keretet és a forrást.

  2. 2Ellenjegyző

    Fedezet és ellenjegyzés

    A gazdasági szervezet ellenőrzi a fedezetet, és ellenjegyez.

  3. 3Kötelezettség­vállaló

    Kötelezettség­vállalás

    A jogosult vállalja a kötelezettséget, a négy szem elvét követve.

  4. 4Teljesítés­igazoló, érvényesítő, utalványozó

    Teljesítésigazolás, érvényesítés és utalványozás

    A szakmai teljesítés igazolását a kifizetéshez szükséges ellenőrzések és jóváhagyások követik.

Ellenjegyzés nélkül nincs kötelezettség­vállalás.

A folyamat az intézmény gazdálkodási szabályzatát követi, és csak az ellenjegyzés után enged továbblépni. Minden lépéshez határidő tartozik.

Szerződésmódosítások

A módosítás is végigmegy a jóváhagyáson

A szerződésmódosítás és az opció érvényesítése is kötelezettség­vállalás, ezért a teljes folyamatot újra végig kell járni. A Fluenta One ugyanazokat a lépéseket követi, mint az eredeti szerződésnél.

IgényFedezetEllenjegyzésKV
Eredeti szerződéslezárva
Módosítás vagy opcióellenjegyzésre vár

Az előzmények is elérhetők

A módosítás az eredeti szerződéshez kapcsolódik, így a dokumentumokat nem kell újra összegyűjteni.

A keretek és a támogatási források elkülönülnek

Minden kötelezettség­vállalás a hozzá rendelt kerethez és forráshoz kapcsolódik.

Döntés és felelősség

A döntési jogkörök és a felelősségek változatlanok

A rendszer nem hagy jóvá

Az előírt lépéseken vezeti végig az ügyet, ellenőriz és jelez. A kötelezettség­vállalás és az ellenjegyzés továbbra is az arra jogosultak feladata.

Az ügy teljes útja visszakereshető

Minden lépésnél rögzül, ki és mikor járt el. A belső és külső ellenőrök külön, csak olvasható hozzáférést kaphatnak.

A meglévő rendszereik maradnak

A Fluenta One nem váltja ki a gazdálkodási rendszert vagy az iktatást: kapcsolódik hozzájuk, és adatokat ad át nekik.

Ki mit csinál?
Fluenta One
  • végigvezeti az ügyet
  • ellenőriz
  • jelez
  • rögzít
Az arra jogosultak
  • jóváhagy
  • ellenjegyez
  • vállalja a kötelezettséget

Nézzük meg az Önökkötelezettségvállalási folyamatát

Átbeszéljük a jelenlegi működést, és megmutatjuk, mely lépéseknél tud segíteni a Fluenta One.

Egyeztessünk időpontot →