A szállítói kapcsolat lezárása a legtöbb szervezetben ad-hoc esemény. Valaki eldönti, hogy „többet ne rendeljünk tőlük", az ERP-ben inaktiválják a rekordot, és kész. Nincs átvezetési terv, nincs tudástranszfer, nincs dokumentáció — és három hónap múlva derül ki, hogy a régi szállítónál maradt az egyetlen ember, aki ismerte a termék specifikációját.
A strukturálatlan exit kockázatos. A függő kötelezettségek — futó rendelések, garanciális igények, visszatartott kifizetések — elsikkadnak. A kritikus tudás elvész. Az új szállító bevezetése csúszik, mert senki nem tervezte meg az átmenetet. És ha a szállító szabályozói okokból kerül ki (szankciós lista, tanúsítvány-visszavonás), a dokumentálatlan döntés az auditon válik problémává.
A Fluenta One az exit-et nem eseménynek, hanem irányított átmenetnek kezeli.
A szállítói kapcsolat lezárása három forrásból indulhat:
A teljesítményalapú exit-nél a scorecard-adatok biztosítják a dokumentált indoklást — a döntés nem szubjektív, hanem mérhető tényeken alapul. A megfelelőségi exit-nél a gyorsaság kritikus — a Fluenta One automatikus riasztást küld és azonnali tranzakcióblokkolást javasol.
A Fluenta One az exit-döntés után automatikusan generál egy átvezetési tervet, amely tartalmazza:
Az átvezetési terv nem sablon, amit senki nem követ — a Fluenta One feladatokra bontja, felelősöket és határidőket rendel hozzá, és követi a végrehajtást.
A kilépő szállító nem törlődik a rendszerből, hanem inaktív státuszba kerül. Ez biztosítja, hogy a teljes interakció-történet — teljesítmény-adatok, kockázati események, szerződéses feltételek, az exit oka és körülményei — megmarad.
Ez két szempontból fontos. Egyrészt, ha a szállító három év múlva újra szóba kerül (új tulajdonos, megváltozott körülmények), az előzmények rendelkezésre állnak. Másrészt a szabályozói auditon dokumentálható, hogy a szervezet milyen indokkal és milyen folyamat szerint zárta le a kapcsolatot.