A szerződéses határidők elmulasztása ritkán látványos esemény. Nem egy egyetlen rossz döntés következménye — egy hosszú időn át senki által nem figyelt folyamat végpontja.
A lejárat előtt 60 nappal ki kellett volna küldeni a felmondási nyilatkozatot. Senki nem küldte el. A szerződés automatikusan megújult — most már kedvezőtlenebb feltételekkel, és a szervezetnek két évet kell kivárnia a következő lehetőségig.
Ez az automatikus megújítási záradék a leggyakoribb és legköltségesebb szerződéses csapda. Nem rosszindulatú a szállítói magatartás — az eredeti tárgyalásban mindkét fél beleegyezett. A probléma az, hogy a szervezetben senki nem figyelte, mikor érkezik el a kritikus pont.
A Fluenta One minden aktív szerződéshez kötelezettségi naptárt tart fenn. Ez nem csak a lejárati dátumot tartalmazza — az összes szerződéshez kapcsolódó kritikus időpontot lefedi:
A rendszer automatikus értesítéseket küld a releváns érintetteknek, mielőtt a kritikus határidők bekövetkeznek. A riasztási logika teljesen konfigurálható:
Ez a logika nemcsak a lejáratokra vonatkozik. Bármely szerződéses kötelezettséghez — éves auditjelentés, biztosítási igazolás megújítása, negyedéves teljesítményriport — ugyanígy konfigurálható az automatikus emlékeztető.
A határidőfigyelés a legszembetűnőbb funkció, de nem az egyetlen, amit a monitoring lefed. A Fluenta One folyamatosan figyeli a szerződéses állomány állapotát és jelzi azokat az anomáliákat, amelyek beavatkozást igényelnek:
A monitoring ebben az értelemben nem egy naptárfunkció, hanem a szervezet szerződéses pozíciójának folyamatos, automatizált felügyelete.