Egy repository csak annyira hasznos, amennyire képes a gyors visszakeresésre. Ha nem találod meg a szerződést, nem tudod kikényszeríteni az abban foglalt kedvezményeket. Nem tudod ellenőrizni, hogy a partner betartotta-e a teljesítési kötelezettségeit. Nem tudod hivatkozni a korábbi megállapodásra egy újabb tárgyalásban.
A kereshetőség nem kényelmi funkció — előfeltétele annak, hogy a szerződésekben rejlő értéket egyáltalán érvényesíteni lehessen.
A Fluenta One lehetővé teszi a keresést szinte minden metaadat mentén, amelyen egy szervezetnek szüksége lehet rá:
Az OCR-rel feldolgozott szkennelt dokumentumok szövege is kereshető — a digitalizált papíralapú szerződések nem kerülnek ki a rendszerből csak azért, mert eredetileg nem digitálisan keletkeztek.
A generatív AI lehetővé teszi, hogy a felhasználó ne metaadatmezőket kombináljon, hanem egyszerűen leírja, amit keres. Néhány példa arra, amit a rendszer kezelni tud:
Ez nem helyettesíti a strukturált szűrést — kiegészíti, különösen azokban a helyzetekben, ahol a felhasználó nem pontosan tudja, milyen mezők szerint kellene szűrnie.
A gyakran visszatérő lekérdezések elmenthetők és egyetlen kattintással aktiválhatók. Tipikus mentett sablonok egy szervezetben:
Ezek a sablonok nem egyszeri lekérdezések — folyamatos figyelési eszközök, amelyek rendszeres áttekintésre hívják fel a figyelmet anélkül, hogy valakinek manuálisan ellenőriznie kellene az állományt.