.png)
A modern vállalatok egyik legnagyobb nehézsége, hogy a meglévő rendszereik nem tudnak lépést tartani az üzleti igényekkel. Egy folyamatváltozás bevezetése hónapokat vesz igénybe, a különböző osztályok rendszerei elszigetelten működnek, és az értékes információk szétszórtan, nehezen elérhetően tárolódnak.
A Fluenta One platform egy intelligens workflow rendszer, amely mikrofolyamatos architektúrája és AI támogatása révén új megközelítést hoz a vállalati munkafolyamatokba. Összeköti a meglévő rendszereket, automatizálja a rutinfeladatokat, és lehetővé teszi, hogy a változások napok alatt – nem hónapok alatt – kerüljenek bevezetésre. Az eredmény: drasztikusan csökkent költségek, gyorsabb folyamatok, és egy platform, amely végre együtt tud dolgozni a vállalat tempójával.
A Fluenta One nem egy újabb ERP-rendszer. Nem egy projektmenedzsment-eszköz. Nem egy dokumentumkezelő szoftver. És mégis mindez egyben.
A Fluenta One egy intelligens workflow platform, amely újraértelmezi, hogyan működnek a vállalati folyamatok. Ahelyett, hogy modulokban gondolkodna (beszerzés, HR, jog), a platform folyamatokban gondolkodik – függetlenül attól, hogy melyik osztály felelős érte.
Gondoljon csak a LEGO-ra: minden egyes kocka önmagában egyszerű, de kombinálhatóságuk révén szinte bármilyen konstrukciót lehet belőlük építeni. A Fluenta One ugyanezt csinálja a vállalati folyamatokkal: minden folyamatot mikrofolyamatokra bont – apró, jól definiált egységekre. Ezek önállóan működnek saját logikával, szabályokkal, melyek tetszőlegesen összekapcsolhatók új folyamatokká, és újrahasznosíthatók különböző kontextusokban. Egy „partner pénzügyi ellenőrzése" mikrofolyamat például használható beszerzésben, értékesítésben, marketingben és HR-ben egyaránt. Ugyanaz a logika, más kontextusban – ezt jelenti a valódi újrafelhasználhatóság.
Ez a mikrofolyamat központú gondolkodás adja a Fluenta One rugalmasságát. De mit is jelent mindez a gyakorlatban? Hogyan működik együtt az AI, az integráció és az automatizáció? A következő szakaszokban végigvezetjük a platform főbb képességeit: az AI ügynökök különböző szintjeit, az API-first integrációt, az intelligens dokumentumkezelést, a szerződéskészítést, a kivételkezelést és a teljesítménykövetést.
A legtöbb AI-megoldás eszköz: akkor használjuk, amikor szükség van rá. A Fluenta One AI ügynökei munkavállalóként viselkednek – beágyazva a munkafolyamatokba, önállóan cselekednek meghatározott szabályok szerint.
A Fluenta One rendszerben minden egyes mikrofolyamatnál beállítható az automatizáltság szintje, amely nem csak egy technikai részlet, hanem stratégiai döntés. A támogató szinten az AI eszközöket ad az ember kezébe – sablonokat, adatbázisokat, korábbi szerződésekhez való gyors hozzáférést. Segít, de nem cselekszik helyettünk.
A kollaboratív szinten az AI már aktívan közreműködik: javaslatokat tesz, figyelmeztet, dolgozik velünk. Például egy szerződéstervezetet az AI generál, de az ember ellenőrzi és jóváhagyja. Ez a szint kombinálja emberi ítélőképességet és gépi hatékonyságot.
Az autonóm szinten az AI önállóan végrehajt rutinfeladatokat meghatározott szabályok alapján. Automatikusan egyezteti a számlákat a megrendelésekkel, és csak akkor jelez, ha eltérést talál. Az emberi figyelem a valóban fontos döntésekre irányulhat.
A Fluenta One nem elszigetelten működik. Az API-first architektúrájának köszönhetően a platform alapvetően arra lett tervezve, hogy más rendszerekkel kommunikáljon - ERP rendszerekkel (SAP, S4/HANA, Oracle), CRM megoldásokkal (Salesforce, HubSpot), raktárkészlet-adatbázisokkal, szerződésállománnyal és archív dokumentumokkal egyaránt.
Alternatív nyersanyag beszállító keresése során az AI ügynök először a belső adatbázisban keres – korábbi szerződéseket, ajánlatokat, teljesítési adatokat néz át. Ha nem talál megfelelő partnert, automatikusan folytatja a keresést az interneten.
Ha egy rendszerhez nincs modern API (például egy 15 éves archív adatbázis), a Fluenta One leválasztott, szinkronizált adatbázis másolattal is tud dolgozni.
A Fluenta One különlegessége, hogy szervezeteken átívelő workflowt képes létrehozni, így a partnerszervezetek is bekapcsolódhatnak a folyamatokba. Mivel a hatékony ügyintézés közös érdek, a platform egyetlen folyamatba integrálja mindkét fél munkáját – minden adat és kommunikáció ugyanabban a kontextusban marad. A külső partner (pl. beszállító) is alakíthat ki saját folyamatokat a saját oldalán: osztályokhoz rendelheti a feladatokat, belső szabályokat és jóváhagyásokat alkalmazhat, amely után a workflow zökkenőmentesen visszatér a vevőhöz, ahonnan elindult. Minden lépés automatikusan dokumentálódik, a teljes folyamat nyomon követhető marad – ez egyszerre jelent hatékonyságot és audit-biztonságot.
Egy vállalatnak 5000 szkennelt szerződése van különböző nyelveken, rossz minőségű PDF-ekben, szabványosítatlan formátumokban. Egy egyszerű kérdés megválaszolása – melyik partnereknél járnak le a szerződések jövő évben – hagyományos módszerekkel hetekbe telne.
A Fluenta One többlépcsős folyamatban dolgozza fel a dokumentumokat: az OCR kinyeri a szöveget még rossz minőségű dokumentumokból is, az AI képkorrekció javít a szkenneléseken, majd a strukturált adatkinyerés azonosítja a kulcsfontosságú adatokat – partnereket, dátumokat, összegeket, feltételeket. Minden egyes adathoz megbízhatósági szintet (confidence score) rendel, így egyetlen lekérdezéssel látható, mely szerződéseknél volt alacsony a megbízhatósági szint (például 70% alatt), és ezeket külön validálni lehet.
A feldolgozás során minden dokumentum business artifactté alakul – olyan strukturált, önálló, üzleti értéket szállító, és AI által értelmezhető adattá, mely az eredeti formátum mellett (pl: szkennelt kép, pdf, json, pénzügyi kimutatások, riportok, adattáblák, stb.) fejadatokat, és egyéb strukturált adatokat is tartalmaz. Ezáltal lehetővé válik ezen információk AI általi feldolgozása, amely eliminálja a rengeteg manuális, alacsony hozzáadott értékkel rendelkező kutató munkát. Ez jelentősen gyorsítja a folyamatokat, támogatja a döntéshozatalt és automatikus figyelmeztetések révén csökkenti a hibák kockázatát.
A többnyelvű dokumentumok kezelését nyelvspecifikus elemző modulok támogatják – a nyelvi sokszínűség növeli a komplexitást, de nem jelent technikai korlátot.
Egy új szerződés készítése beszállítóval hagyományosan szétaprózott folyamat: partner adatainak megkeresése különböző rendszerekben, pénzügyi státusz ellenőrzése, sablon kiválasztása, majd a tervezet küldözgetése e-mailben jóváhagyásra, partner módosításainak keresgélése változáskövetővel, végül aláírás és archiválás ismét külön rendszerekben. A folyamat hetekig eltarthat, könnyű hibázni, és információk veszhetnek el a rendszerek között.
A Fluenta One egyetlen platformon kezeli a teljes életciklust. Az AI ügynök összegyűjti a partner adatait minden releváns rendszerből, kockázatelemzést és compliance ellenőrzést végez, majd generálja a tervezetet személyre szabott feltételekkel. A partner szintén a platformon belül adhatja be módosítási igényeit, melyet az AI kiértékel és tanácsot ad. Elfogadás után a jóváhagyási workflow automatikusan végigviszi a dokumentumot a szükséges lépéseken - akár több jóváhagyót párhuzamosan kezelve -, majd a platform archiválja és nyomon követhetővé teszi azt. Az egész folyamat egy platformon zajlik, akár órákra csökkenve az időigényét.
Az AI ügynök automatikusan a legfrissebb sablonverziót használja, nem felejti el a kötelező záradékokat, automatikusan ellenőrzi a számszerű összefüggéseket és figyelmeztet az ellentmondásos feltételekre. Az AI-támogatott szerződéskészítés akár 95%-kal is csökkentheti a szerződéses hibák számát. Az intelligens szerződéskészítés teljes életciklusát – a tervezéstől a tárgyaláson át a jóváhagyásig – egyetlen platformon kezeli.
A hagyományos gondolkodás szerint a folyamatok 80%-a standard, 20%-a kivétel. Ez félrevezető, mert az a 20% gyakran éppen a legnagyobb stratégiai és pénzügyi hatású döntéseket rejti. Egy nagyobb vállalatnál a beszerzési tranzakciók 15-25%-a igényel egyedi kezelést, ami jelentős manuális koordinációt és időt emészt fel.
A Fluenta One nem "standard + kivételek" logikában gondolkodik, hanem szabályalapú útvonalválasztásban. Például egy sürgősségi beszerzésnél a rendszer automatikusan felismeri a helyzetet, és gyorsított útvonalat indít: azonnal a beszerzési vezetőhöz irányít, párhuzamosan értesíti a pénzügyet. Az átfutási idő 1-2 napról 2-4 órára csökken.
Amit a vállalatok gyakran "kivételnek" neveznek, valójában könnyen kezelhető alternatív útvonal. Néhány példa arra, amit a Fluenta One képes kezelni:
Folyamatszintű eltérések: egyforrásos beszerzés (amikor csak egy szállító létezik), sürgősségi helyzetek, szerződéshosszabbítás. Ezek legitimált alternatív útvonalak, nem hibák.
Tranzakciós szintű eltérések: 300 doboz helyett 299 érkezik. A rendszerben toleranciahatárok definiálhatók (pl: ±2% vagy maximum 50 EUR), mely automatikus jóváhagyáshoz vezet, ha az eltérés az elfogadható tartományban van.
Szabályzati kivételek (maverick buying): a legjobb ellenszer egy olyan rendszer, ahol a hivatalos út gyorsabb, mint a megkerülés. A kivételkezelés célja, hogy a szabályozott rugalmasság automatizálttá váljon.
Az értékesítési szerződésben meghatározott célok (targetek) nyomon követése a beérkező megrendelések alapján komoly kihívás, ha az adatok szétszórva vannak: megrendelések az ERP-ben, szerződések a jogi dokumentumkezelőben, teljesítési jelentések a CRM-ben.
A Fluenta One horizontális folyamatokkal oldja meg ezt. Ezek olyan automatizált folyamatok, amelyek átívelnek a különböző rendszereken. Folyamatosan ellenőrzik a beérkező megrendeléseket, összevetik a szerződéses targetekkel, jelzik az eltéréseket és értesítenek, ha beavatkozásra van szükség.
Az adatgyűjtés történhet partner-oldali automatikus riportálással vagy a Fluenta One által végzett közvetlen lekérdezéssel a különböző rendszerekből. A dashboardon valós időben követhető, hogy melyik partner milyen mértékben teljesíti a targeteket – anélkül, hogy különböző rendszerekbe kellene bejelentkezni.
Hagyományos ERP-rendszerekben egy apró szabályváltozás hónapokat vesz igénybe: specifikáció, fejlesztés, tesztelés, élesítés – nagyjából 14 hét.
Tegyük fel, hogy egy beszerzési folyamat 37 mikrofolyamatból áll. Ha egy új jogszabály kötelezővé teszi az ESG audit-ot, a Fluenta One-ban egyszerűen beillesztik az ESG értékelő mikrofolyamatot a megfelelő helyre – és a folyamat mostantól 38 mikrofolyamatból áll. A módosítás gyors és egyszerű. Időigény: 2-5 nap.
Minden módosítás először tesztrendszerben történik. A rendszer ellenőrzi, hogy a változás milyen hatással van más folyamatokra, majd jóváhagyás után kerül élesbe. A mikrofolyamatos architektúra minimalizálja a láncreakciókat – a tesztrendszer segít felderíteni, ha egy módosítás más mikrofolyamatokat is érinthet.
A Zero Trust elv szerint minden felhasználó csak azokhoz az adatokhoz és funkciókhoz fér hozzá, amelyek a feladatához szükségesek. A szerepkör-alapú jogosultságkezelés integrálható a cég Active Directory rendszerével. Minden művelet naplózva van – ki mit csinált, mikor, miért – automatikus időbélyegzőkkel és teljes audit naplóval.
A compliance követelmények (GDPR, ISO 27001, iparág-specifikus szabályok, például GxP a gyógyszeriparban) teljes mértékben támogatottak. A rendszer képes a vállalat saját környezetében futni, biztosítva, hogy az érzékeny adatok ne hagyják el a céget.
Folyamatidő: A beszerzés 30-70%-kal gyorsabb, a szerződéskészítés 2 hétről 2 órára csökken, a számlafeldolgozás 78%-kal felgyorsul.
Manuális munka: Az adminisztratív feladatok 40-60%-kal csökkennek, a kivételkezelés 75%-kal kevesebb időt igényel.
Hibaarány: Az automatizált folyamatokban 80-90%-kal kevesebb hiba keletkezik, a szerződéses hibák száma 95%-kal csökken.
Compliance: Az audit megfelelőség 99.9%-os, a reakcióidő audit kérésre napokról percekre csökken.
ROI: Átlagosan 60-70%-os TCO megtakarítás, 90%-kal rövidebb fejlesztési idő, a változtatások bevezetése 85%-kal gyorsabb.
A Fluenta One nem azt ígéri, hogy minden vállalati problémát megold. Azt viszont igen, hogy szinte bármilyen vállalati folyamat modellezhető, automatizálható és integrálható a platformon. És ez nem marketing – ez a mikrofolyamatok filozófiájának természetes következménye.
A különbség egyszerű: a hagyományos megközelítés statikus dokumentációt és fix szoftvert hozott létre, amelyet drága és időigényes módosítani. A Fluenta One élő, végrehajtható folyamatokat épít, amelyek folyamatos adaptációra képesek.
Korábban hónapok teltek el a tervezéstől a végrehajtásig, most napok alatt jutunk el a specifikációtól az éles rendszerig. A gyorsan változó üzleti környezetben az adaptációs képesség versenyelőny. A Fluenta One nem csak lehetővé teszi a változást – hanem biztonságossá, kiszámíthatóvá és hatékonnyá is.
Szeretné látni, hogyan működik mindez az Ön folyamataival? Fedezze fel, hogyan támogathatja a Fluenta One vállalata működését.
.png)
.png)
