Automatizáció kontrollvesztés nélkül: Amikor a kivétel nem bug, hanem feature

Hétfő reggel, 9:03. A beszerzési osztályon csörög a telefon. Az IT-vezető a vonalban: „Sürgős! A szerverpark egyik kritikus komponense leállt. Azonnali pótlásra van szükség, különben jelentős az üzleti veszteség."

A probléma? A normál beszerzési folyamat 5-7 napot vesz igénybe. A jóváhagyási lánc három szintet jelent. A keretszerződés alapján a szokásos szállító van, de ők csak két nap múlva tudnak szállítani. Van egy alternatív beszállító, aki 4 órán belül szállít, de nincs az approved vendor listán. Ez nem rendszerszintű hiba. Ez az üzlet.

A 80-20 szabály csapdája

A vállalati folyamatmenedzsment egyik legveszélyesebb illúziója, hogy a tranzakciók 80%-a "standard", és csak 20% a "kivétel". Ez a számarány félrevezető – mert az a bizonyos 20% gyakran a legnagyobb stratégiai és pénzügyi hatású döntéseket rejti.

A valóság: Egy nagyobb vállalatnál havonta 500-1000 beszerzési tranzakció fut. Az iparági tapasztalatok szerint a tranzakciók 15-25%-a igényel valamilyen egyedi kezelést – ez havi 75-250 eset. Ha minden ilyen eset átlagosan 1-2 órás manuális koordinációt igényel (e-mail cserék, telefonok, egyeztetések), ez havi 75-500 elvesztegetett munkaóra.

De nem csak a közvetlen időköltség a probléma. A hagyományos megközelítés szerint ezek a "kivételek" tulajdonképpen folyamatszintű meghibásodások: valami nem fér bele a merev folyamatba, ezért félredobja, és emberi beavatkozást igényel.

A helyzet másik oldaláról nézve: Ezek nem kivételek. Ezek előre ismert alternatív esetek, amelyeket egy intelligens rendszernek natívan tudnia kellene kezelni.

Mi pontosan a "kivétel"? (És miért rossz ezt így hívni)

A vállalati beszerzésben a "kivétel" szó három teljesen különböző jelenséget takar, és ebből fakad a legtöbb félreértés:

1. Folyamatszintű eltérések – A szabályozott rugalmasság

Ezek nem hibák, hanem üzletileg indokolt, előre definiált alternatív útvonalak. Például:

• Egyforrásos beszerzés (Sole Source): Amikor egy termék vagy szolgáltatás bizonyíthatóan csak egyetlen szállítótól érhető el. Szabadalmaztatott technológia, gyártóspecifikus pótalkatrész, exkluzív karbantartási szerződés. Nem versenyeztetési hiba – hanem piaci realitás.
• Sürgősségi beszerzés (Emergency Procurement): Előre nem látható rendkívüli helyzetek – természeti katasztrófa, kritikus infrastruktúra meghibásodása –, ahol a normál jóváhagyási idő elfogadhatatlan kockázatot jelent. Nem rendetlenség, hanem válságkezelés.
• Szerződéshosszabbítás magas átállási költségek mellett: Amikor egy meglévő beszállítóval való szerződés megújítása gazdaságosabban racionális döntés, mint egy új versenyeztetés – a betanítási, adatmigrációs és integrációs költségek miatt.

A lényeg: Ezek nem a rendszer gyengeségei. Ezek legitimált alternatív útvonalak, amelyeket a szoftvernek ugyanúgy támogatnia kell, mint a "standard" folyamatot.

2. Tranzakciós szintű eltérések – Az operatív realitás

Ezek azok a napi működés során felmerülő eltérések, amelyek adategyeztetési problémákból fakadnak:

Háromirányú egyeztetés (3-way match) eltérései: A beszerzési megrendelés (PO), az áruátvételi bizonylat (GRN) és a számla nem egyezik tökéletesen. Példa: 300 doboz gumikesztyűt rendelünk, azonban csak 299 doboz érkezik meg. Vagy: speciális steril szűrőbetétek esetében a szerződött ár 85 EUR/darab volt, de a számlán 86 EUR szerepel, 50 darab esetén ez 50 EUR eltérést jelent.

A kérdés: megéri-e ezeket az apró eltéréseket kivizsgálni? Ha egy kontrolling munkatárs 1 órát tölt azzal, hogy kiderítse egy 5 EUR-s eltérés okát (e-mailek, telefonok, egyeztetések), akkor a folyamat költsége sokszorosa magának az eltérésnek.

Ezért az intelligens megközelítés: toleranciahatárok definiálása. Például:

• Áreltérés: ±2% vagy maximum 50 EUR
• Mennyiségi eltérés: ±5% vagy maximum 10 egység

Ha az eltérés a meghatározott határok alatt van, a rendszer automatikusan jóváhagyja a számlát – mert a kutatás költsége meghaladná az eltérés értékét. Ha felette van, akkor emberi döntést igényel.

PO nélküli tranzakciók: Vannak költségtípusok, ahol a megrendelés-alapú folyamat aránytalan adminisztrációs terhet jelentene: közüzemi díjak, adók, tagsági díjak, bérleti díjak. Ezeket előre definiált kivételként kell kezelni.

A lényeg: Ezek operatív adminisztratív zavarok, nem üzleti döntések. De pontosan ezek rabolják el a legtöbb időt a pénzügyi és beszerzési csapatoktól – ha nincs megfelelő automatizálás és intelligens toleranciahatárok beállítása. Egy jól konfigurált rendszer felismeri, mikor költséghatékonyabb elfogadni egy kis eltérést, mint órákat tölteni annak kivizsgálásával.

3. Szabályzati kivételek – A maverick buying

Ez az egyetlen kategória, ami valóban nem kívánt kivétel: amikor valaki megkerüli a hivatalos beszerzési folyamatot. Például céges bankkártyával vásárol irodaszereket egy random webshopból, ahelyett, hogy a jóváhagyott katalógust használná.

Miért történik? Általában nem rossz szándékból, hanem azért, mert:

• A hivatalos folyamat túl lassú vagy bonyolult
• A jóváhagyott szállítók kínálata nem felel meg az igényeknek
• A B2C élményhez szokott felhasználók frusztráltak a vállalati rendszer UX-ével

Következményei:

• Elveszett mennyiségi kedvezmények (a keretszerződések kihasználatlansága miatt)
• Átláthatatlan költségek (nem látszik a beszerzési és pénzügyi rendszerben)
• Megnövekedett adminisztráció (utólagos egyeztetés, adatrögzítés)
• Compliance kockázatok (nem auditált beszállítók)

A lényeg: A maverick buying gyakran nem fegyelmezetlenségi, hanem felhasználói élmény (UX) probléma. A legjobb "ellenszere" egy olyan rendszer, ahol a hivatalos út gyorsabb és kényelmesebb, mint a megkerülés.

A régi és az új szemlélet közötti szakadék

A fenti problémák kezelésének módja alapjaiban különbözik a hagyományos ERP-rendszerek és a modern, workflow-alapú beszerzési platformok között.

Hagyományos ERP-rendszerek 

Ezek a rendszerek tranzakciórögzítésre lettek tervezve, nem folyamatmenedzsmentre. Különálló modulokból álltak (Pénzügy, Beszerzés, Raktár), és a logikájuk merev volt.

Kivételkezelés:

• Merev, kódolt szabályok. Egy új jóváhagyási szint bevezetése vagy egy értékhatár módosítása költséges, időigényes fejlesztést igényelt.
• Fragmentált folyamatok. Amikor egy számla nem egyezett a megrendeléssel, a rendszer generált egy hibaüzenetet vagy riportot – de a megoldás már e-mailekben, telefonhívásokban és Excel táblázatokban zajlott.
• Zéró láthatóság. Nehéz volt nyomon követni, hogy egy probléma hol akadt el, ki a felelős, mi a következő lépés.
• Nincs intelligens útválasztás. A rendszer legfeljebb egyszerű, lineáris jóváhagyási láncokat tudott kezelni.

Modern, workflow-alapú beszerzési platformok

Ezek a rendszerek a teljes folyamatot egyetlen integrált munkafolyamatként kezelik – a beszerzési igénytől a számla kifizetéséig (Procure-to-Pay). A kivételkezelés nem utólagos probléma, hanem a folyamat beépített, konfigurálható része.

Kivételkezelés:

• Rugalmas, konfigurálható munkafolyamatok – Üzleti felhasználók (nem programozók) hozhatnak létre és módosíthatnak szabályokat.
• Intelligens, szabályalapú útválasztás A rendszer a kivétel paraméterei alapján (összeg, kategória, kockázati szint) automatikusan a megfelelő jóváhagyóhoz irányít.
• Teljes körű transzparencia Valós idejű dashboardok, minden lépés automatikus naplózása.
• Automatizált eszkalációk Ha egy jóváhagyó nem reagál a megadott időn belül, a rendszer automatikusan továbbítja a feladatot.

‍

‍

Szabályalapú útválasztás, nem merev folyamat

A Fluenta One nem abból indul ki, hogy "van egy standard folyamat + kivételek". Ehelyett:

A rendszer szabályok alapján dönti el, hogy melyik tranzakció melyik útvonalon haladjon.

Ez azt jelenti:

• Ha egy vállalatnál a tranzakciók 80%-a egyszerű → gyors útvonal
• Ha 15% összetettebb → másik útvonal (például plusz jóváhagyó)
• Ha 4% speciális szabályokat igényel → harmadik útvonal (jogi osztály bevonása)
• És az 1% igazán egyedi esetet → manuális döntési ponthoz küldi – de ezt is automatikusan teszi, szabályok alapján

A rugalmasság nem abban van, hogy a rendszer "felismeri a kivételeket" – hanem abban, hogy annyi útvonalat definiálhatsz, amennyit csak akarsz, és a szabályok kombinálhatók, bármikor módosíthatók.

Konkrét példa: Sürgősségi beszerzés

Régi rendszer:

1. Beszerzési igény érkezik, "emergency" jelöléssel
2. A rendszer elküldi az első jóváhagyónak
3. Az első jóváhagyó e-mailben továbbítja a másodiknak ("ez sürgős!")
4. A második jóváhagyó telefonál a beszerzési vezetőnek
5. A beszerzési vezető manuálisan belép a rendszerbe, felülírja a folyamatot
6. Ezután külön e-mail a pénzügynek, hogy kivételes kifizetés lesz
7. Dokumentáció: szétszórva e-mailekben és Excel-ben

A Fluenta One-ban például az alábbi folyamat készíthető el:

1. Beszerzési igény érkezik, "emergency" jelöléssel
2. A rendszer azonnal azonosítja a szabályt: "Ha emergency flag AND érték > 50.000 EUR → Gyorsított útvonal: azonnal a beszerzési vezetőhöz + párhuzamosan értesíti a pénzügyet"
3. Automatikus eszkaláció: Ha 2 órán belül nincs reakció → tovább a regionális igazgatóhoz
4. Automatikus dokumentáció: Minden lépés, döntés, indoklás naplózva
5. Automatikus kommunikáció: A rendszer értesíti az érintett beszállítókat, frissíti a készletnyilvántartást

Az eredmény: Ami korábban 1-2 napot vett igénybe manuális koordinációval, az most 2-4 órában, teljes átláthatósággal, auditálhatóan lezajlik.

Miért éri meg a kivételkezelés automatizálása?

Vegyünk egy konkrét számítást egy középvállalatnál:

Kiindulási adatok:

• Havi beszerzési tranzakciók száma: 2000
• Ebből egyedi kezelést igénylő esetek: 20% = 400 tranzakció
• Egy kivétel átlagos kezelési ideje manuális folyamatban: 3 óra (e-mailek, telefonok, egyeztetések)
• Automatizált rendszerben: 0,5 óra (a rendszer kezeli, ember csak dönt)

Megtakarítás:

• 400 kivétel × 2,5 óra különbség = 1000 óra/hónap
• Átlagos órabér (beszerző/kontrolling): 30 EUR
• Havi megtakarítás: 30.000 EUR
• Éves megtakarítás: 360.000 EUR

De nem csak a közvetlen költség számít:

1. Gyorsabb döntéshozatal
   
   • Nem veszítenek el üzleti lehetőségeket lassú reakció miatt
   • Csökken a sürgősségi beszerzések száma (és így a magasabb ára)
2. Jobb beszállítói kapcsolatok
   
   • Gyorsabb fizetések → kedvezőbb feltételek
   • Kevesebb vitatott számla → stabilabb együttműködés
3. Magasabb compliance szint
   
   • Teljes audit napló → egyszerűbb belső/külső ellenőrzés
   • Automatikus megfelelőség ellenőrzés → gyorsabb, beépített compliance
4. Stratégiai adatvagyon
   
   • A strukturáltan tárolt kivételek elemezhetők: mely beszállítók hibáznak gyakran? Mely részlegek generálják a legtöbb sürgős igényt?
   • A manuális folyamatok széttöredezett adatokat eredményeznek (e-mailek, Excel) – az automatizálás a proaktív folyamatfejlesztés eszközévé válik

‍

‍

‍

International Operations: When the Exception Is External, Not Internal

An additional layer of complexity: multi-country operations. If a company works with international suppliers, each country's regulatory environment generates additional "exceptions":

• Customs and Trade Regulations: Every country has its own customs procedures, documentation requirements. An incorrectly completed customs document leads to immediate delays.
• Data Protection Laws (GDPR, etc.): For software procurement, compliance with local data protection regulations must be ensured.
• Geopolitical Risks: Trade wars, sanctions, export restrictions – all can override standard procedures.

Department-Specific Processes

Within an organization, different departments have different procurement needs:

• Marketing: Fast response times, creative agency services, media platforms
• IT: Complex technical specifications, compatibility requirements
• Production: High-volume, repetitive procurement

The goal isn't to apply the same rule to everyone, but to have everyone work on a common platform with processes tailored to their needs – but in a controlled, transparent manner.

The Exception Isn't a Bug, but a Feature

In business life, the exception is the rule. A system that can only handle standard cases achieves at most 80% coverage. Fluenta One, by natively integrating "exceptions" – not as retroactive firefighting, but as pre-defined alternative pathways – ensures 95-98% coverage.

True digital transformation isn't about automating everything. It's about the machine efficiently handling routine tasks (even complex ones), so humans can focus on strategy and innovation.

This is exactly what Fluenta One enables: a system that is simultaneously standardized and flexible, automated and controlled, efficient and reliable.

Where the exception isn't a problem, but just another well-handled case.