Röviden: A legtöbb cég már automatizálta a belső folyamatait, de amint egy folyamat eléri a beszállítót, az ügyfelet vagy egy testvérvállalatot, visszaesik az e-mailek, telefonok és újragépelt adatok szintjére. A B2B munka késéseinek és hibáinak jelentős része ennél a határnál keletkezik: az APQC adatai szerint még a vállalatcsoportokon belül is a medián szervezet a csoporton belüli tranzakciók nagyjából negyedét teljesen kézzel dolgozza fel. A Fluenta One vállalatokon átívelő workflow-i lehetővé teszik, hogy egyetlen folyamat átlépje a cégek határait, strukturált adatokkal, valós idejű státusszal és mindkét oldalon teljes auditnaplóval. A cikk bemutatja, hogyan működik ez egy beszállítói tenderben, egy ellátási láncban, valamint anya- és leányvállalatok között.
A verseny ma egyre inkább ellátási láncok, nem csak egyes vállalatok között zajlik. Egy cég csak olyan gyors és megbízható lehet, mint a partnerei, akiktől függ, és a legtöbb idő és pontosság éppen a köztük lévő átadásoknál vész el.
Sok cég használ már workflow-automatizálási eszközöket. A beszerzési folyamatok, a jóváhagyási láncok és a dokumentumkezelés digitalizált, strukturált és automatizált. Amikor azonban egy folyamat eléri a vállalat határát, mert be kell vonni egy beszállítót vagy értesíteni kell egy ügyfelet, a workflow megszakad.
Az ok egyszerű: a hagyományos workflow-eszközök egyetlen vállalaton belül működnek. Amikor a folyamat átlépi a határt, kézi átadás következik: e-mailek, telefonhívások és a másik oldalon újra begépelt adatok. Pedig az üzleti érték jelentős része éppen itt keletkezik, mert itt találkozik ténylegesen a vásárlás és az értékesítés, a rendelés és a szállítás.
A paradoxon szembetűnő. Belül egyre fejlettebb workflow-eszközöket használunk, miközben a partnerekkel való együttműködés módja sokkal kevésbé változott.
Mi lenne, ha egy workflow nem állna meg a vállalat határán?
Ami az egyik cégnek beszerzés, az a másiknak értékesítés. Ez egyetlen gazdasági tranzakció, egyetlen folyamat, két oldallal. A Fluenta One lehetővé teszi, hogy ez a folyamat átlépje a vállalat határát. A vevő elindítja a beszerzési folyamatot, és amikor az eléri a külső partnert, automatikusan folytatódik annak oldalán, strukturáltan és nyomon követhetően.
Tegyük fel, hogy egy vállalat új beszállítót keres egy projekthez. A vevő oldalán a folyamat egy beszállító-minősítő kérdőív összeállításával és kiküldésével indulhat, ahol AI-ágensek gyűjtik össze a korábbi, hasonló projektek követelményeit, állítják össze a releváns kérdéseket, és határozzák meg az értékelési szempontokat.
A kérdőív ezután automatikusan átkerül a kiválasztott lehetséges beszállítókhoz, akik strukturált formában, a saját felületükön látják. Innentől a folyamat a beszállító saját igényei szerint halad tovább. Az általános adatokat egy szabály vagy AI-ágens automatikusan kitöltheti. Ha a kért információ a szervezet több pontján található, egy szabály vagy AI-ágens a különböző mezőket a megfelelő részlegekhez irányíthatja. Szükség esetén a visszaküldés előtt belső jóváhagyási lépés is beiktatható.
A visszaküldött kérdőív alapján a vevő automatikusan ellenőrizheti, hogy a beszállítók megfelelnek-e a beszerzési szabályzatnak, és jóváhagyhatja a részvételüket a tenderen. Ezután következik maga a tender, a részletes ajánlatkérés elkészítése és közzététele.
A közzététel után a folyamat ismét a beszállítóhoz kerül, aki átnézi az ajánlatkérést, és szükség esetén pontosító kérdéseket tesz fel. A válaszok megérkezése után a beszállító lefuttatja a saját belső ajánlatadási folyamatát, majd elküldi az ajánlatot a vevőnek.
Az értékelési szakaszban AI-ágensek hasonlítják össze a beérkezett ajánlatokat, kiemelik a lényeges eltéréseket, és előzetes értékelést adnak. Ha nincs egyértelmű győztes, a workflow egy második ajánlatkérési körrel folytatódik. Ezután kiválasztható a nyertes, vagy ha több beszállító is megfelelő, azonnal elindítható egy aukció.
A példa jól mutatja: egyetlen workflow fut végig két szervezeten megszakítás nélkül, mindkét oldalon automatizálva és AI-ágensekkel támogatva. Ami korábban napokig tartó oda-vissza egyeztetés volt, órák alatt lezajlhat.
A kulcs a strukturált adatcsere: nem e-mailben küldött információ, hanem maga a folyamat kerül át a partnerhez. Az adatok nem duplikálódnak, a státusz mindig naprakész, és minden lépés dokumentált.
A lehetőségeket az ellátási lánc mutatja meg a legjobban. A McKinsey több mint 100 nagyvállalatra kiterjedő felmérése szerint azok a cégek, amelyek rendszeresen együttműködnek a beszállítóikkal, nagyobb növekedést, alacsonyabb működési költséget és jobb jövedelmezőséget értek el, mint iparági versenytársaik. Az összekapcsolt workflow-k az egyik leggyakorlatiasabb módja annak, hogy ez az együttműködés rutinná váljon.
Vegyünk egy kiskereskedelmi láncot és egy nagykereskedőt. Az egyik bolt készletkezelője kritikus készletszintet jelez egy terméknél, és azonnal elindul egy utánrendelési workflow. Amikor a folyamat eléri a vállalat határát, nem áll meg: átkerül a nagykereskedőhöz, aki a saját felületén látja a beérkező rendelést. A rendszer ellenőrzi a raktárkészletet, és ha az áru elérhető, a workflow folytatódik: kiállítja a szállítólevelet, és visszajelzi a boltnak a szállítási időt.
Ha nincs készlet, a workflow akkor sem áll meg. Továbblép a nagykereskedő saját beszállítójához, aki fogadja és feldolgozza a rendelést, és teljesítés után a workflow automatikusan visszatér a láncon.
Itt történhet meg az igazi áttörés: amikor egy ellátási lánc partnerei ugyanahhoz a folyamathoz kapcsolódnak, egyetlen workflow végigfuthat az egész láncon, az elejétől a végéig.
Ahol a szabályok lehetővé teszik, a teljes folyamat kézi beavatkozás nélkül is lefuthat, akár hétvégén is. Ami korábban hetekig tartó egyeztetés volt, minden szinten telefonokkal, e-mailekkel és kézi adatbevitellel, az egyetlen, vállalatokon átívelő workflow részévé válik. Minden dokumentum, jóváhagyás és státuszváltozás auditálható formában rögzül, így a teljes lánc nyomon követhető.
Minden új partner újabb automatizálható lépéseket hoz. A nyereség nem csak a gyorsaság: olyan mértékű, elejétől végéig tartó automatizálást tesz lehetővé, amely korábban nem volt reális. A gyakorlatban ez a következőket jelenti:
A megközelítés nem korlátozódik az ellátási láncra.
Az anya- és leányvállalatok között például a riportok megoszthatók, így a teljesítményadatok mindig naprakészek. Különösen ígéretes terület a csoporton belüli tranzakciók köre: az APQC 1444 szervezetre kiterjedő, iparágakon átívelő benchmarkja szerint a medián vállalat a csoporton belüli tranzakciók nagyjából 25%-át még teljesen kézzel dolgozza fel. Összekapcsolt workflow-kkal, amikor az egyik leányvállalatnál jóváhagynak egy beszerzési rendelést (PO), a partner leányvállalatnál automatikusan létrejöhet a hozzá tartozó vevői rendelés (SO). Ez megszünteti az adminisztrációs terhet és egy hibaforrást, és a transzferár-szabályok betartását is segíti, mert a rendszer minden tranzakcióban alkalmazni tudja a megállapodott belső árakat, nem azon múlik, hogy valaki emlékszik-e rájuk.
A szerződéses munka hasonló módon profitál. A külső partnerekkel, például jogi tanácsadókkal való együttműködés egyetlen, vállalatokon átívelő workflow-ban zajlhat, ami jelentősen felgyorsítja a folyamatot. Minél több beszállító és partner dolgozik ugyanazon a platformon, annál több folyamat automatizálható, és annál jobban látszik a platform értéke.
A vállalatokon átívelő workflow-k megváltoztathatják, hogyan dolgoznak együtt a cégek, és a hatás közvetlenül megjelenik a versenyképességben: aki át tudja vinni a folyamatait a vállalati határokon, gyorsabban reagál a piaci változásokra, megbízhatóbban szállít, és végső soron jövedelmezőbb.
Azok a cégek, amelyek elsőként építik ki ezeket a kapcsolatokat, és bevonják a partnereiket a folyamatokba, tartós előnyre tehetnek szert. Nem csak azért, mert gyorsabbak, hanem mert alapvetően hatékonyabbá válnak.
A Fluenta One Software with Service megközelítése azt jelenti, hogy nem csak technológiát kap, hanem szakértői támogatást is a bevezetéshez. Csapatunk a tervezéstől a bevezetésen át az optimalizálásig végigkíséri a folyamaton.
A B2B világ folyamatosan változik. A versenyelőny ma már nem csak azon múlik, mennyire hatékonyan működik egy cég önmagában, hanem azon, mennyire gördülékenyen dolgozik együtt a partnereivel. A vállalatokon átívelő workflow-k ezt a váltást teszik lehetővé.
Mi az a vállalatokon átívelő workflow?
Egyetlen automatizált folyamat, amely átlépi a vállalatok határait. Ahelyett, hogy a munkát e-mailben adnák át, maga a folyamat kerül át a partnerhez, aki a saját felületén folytatja strukturált adatokkal, valós idejű státusszal és teljes auditnaplóval.
Miben más ez, mint a dokumentumküldés beszállítói portálon vagy e-mailben?
E-mailes vagy egyszerű fájlcserénél az adatokat újra be kell gépelni, és a státusz bizonytalan. Egy vállalatokon átívelő workflow-ban a partner ugyanabban a folyamatban dolgozik: az adatok nem duplikálódnak, mindkét fél lefuttathatja a saját belső lépéseit és jóváhagyásait, és minden művelet rögzül.
Hol használhatók a vállalatokon átívelő workflow-k?
Jellemző területek a beszállító-minősítés és a tenderek, az utánrendelés egy ellátási láncon végig, az anya- és leányvállalatok közötti tranzakciók, valamint a külső tanácsadókkal végzett szerződéses munka.
Meg kell változtatniuk a partnereinknek a saját folyamataikat?
Nem. Minden partner a saját felületén látja a beérkező folyamatot, és a saját szabályai szerint folytathatja, például automatikus előtöltéssel, belső továbbítással vagy a válasz előtti jóváhagyási lépéssel.
.png)
.png)
.png)
