Az igazán nagy verseny ma már nem vállalatok, hanem beszállítói láncok között zajlik. A vállalatközi folyamatok átfutási idejének 40-50%-át a két különböző vállalat rendszerei között fennálló manuális koordináció okozza. Ez nem egyszerű hatékonysági probléma - ez architekturális korlát, amely beépült az üzleti működésbe.
Egyre több vállalat használ workflow automatizációs eszközöket. Beszerzési folyamatok, jóváhagyási láncok, dokumentumkezelés – mind digitalizálva, strukturálva, automatizálva. De amikor egy folyamat eléri a vállalati határt – amikor a beszállítót kell bevonni, vagy a vevőt értesíteni – ott a workflow megszakad.
Miért? Mert a hagyományos workflow eszközök egy vállalaton belül működnek. Amikor a folyamat kilép a vállalati határon, manuális átvétel következik: emailek, telefonhívások és kézi adatbevitel. Az üzleti érték nagy része – gyakran 60-70%-a – ezen a ponton keletkezik, pont ott ahol a workflow-k képtelenek átlépni a vállalati határokon.
A paradoxon nyilvánvaló: miközben belül egyre kifinomultabb workflow eszközöket használunk, a vállalatközi együttműködés sebessége alig változott az elmúlt évtizedben.
De mi lenne, ha egy workflow nem torpanna meg a vállalati határnál?
Ami az egyik cégnek beszerzés, az a másiknak értékesítés. Ez egyetlen gazdasági tranzakció – egyetlen folyamat - két oldala. A Fluenta One lehetővé teszi, hogy ez a folyamat egyszerűen átlépjen a vállalatok határán. A vevő elindítja a beszerzési folyamatot, és amikor ez eléri a külső partnert, automatikusan folytatódik nála – strukturáltan, követhetően.
Tegyük fel, hogy egy vállalat új beszállítót keres egy projektre. A folyamat a beszállító kvalifikációs kérdőív megszerkesztésével és kiküldésével indulhat a vevő oldalán, ahol az AI ügynökök összegyűjtik a korábbi hasonló projektek igényeit, összeállítják a releváns kérdéseket és meghatározzák az értékelési szempontokat.
A kérdőív automatikusan átlép a kiválasztott potenciális beszállítókhoz, akik a saját felületükön láthatják az előzetes felmérést strukturált formában. A folyamat innentől kezdve a beszállító saját igényei szerint folytatódik. Például a kérdőívben szereplő általános információkat automatikusan kitöltheti egy szabály vagy AI ügynök. Ha a kért információk a szervezeten belül elszórva találhatók, akkor szintén egy szabály (vagy AI ügynök) a különböző mezőket különböző részlegekhez továbbíthatja. Igény esetén még egy jóváhagyás is történhet a kérdőív visszaküldése előtt.
Miután visszaküldték a kérdőívet, a vevő akár automatikusan validáltathatja a beszállítók beszerzési szabályzatnak való megfelelését és így engedélyezheti a tenderen való részvételüket. Ezután következik a tender előkészítése és kiírása - a részletes ajánlatkérés.
A tender kiírása után a folyamat átlép a beszállítóhoz, aki áttekinti a részletes ajánlatkérést és szükség esetén visszakérdez. Miután megkapták a válaszokat, a beszállító a saját igényei szerint kialakított belső ajánlatadási folyamaton megy végig, majd elküldi az ajánlatot a vevő részére.
Az értékelés szakaszban az AI ügynökök összehasonlítják a beérkezett ajánlatokat, kiemelik a jelentős eltéréseket és előzetes értékelést adnak. Amennyiben nincs nyertes, a workflow a második körös ajánlatkérés útján megy tovább, és megismétlődik az ajánlat bekérése. Ha a második ajánlatkérés sikeres, akkor győztes hirdethető, vagy amennyiben több megfelelő beszállító is van, egyből aukció is kiírható.
A példából látszik, hogy ez egyetlen workflow, két szervezet, zökkenőmentes átmenet – és mindkét oldalon automatizált, AI ügynökökkel kiegészítve. Ami korábban napokat vett igénybe, most órák alatt megtörténhet.
A kulcs a strukturált adatcsere: nem emailben küldözgetett információk, hanem a folyamat valódi átlépése a partnerhez. Az adatok nem duplikálódnak, a státusz valós idejű, minden lépés dokumentált.
Az ellátási láncban különösen jól demonstrálható az átívelő workflow-k ereje. Egy kiskereskedelmi lánc és egy nagykereskedő összekapcsolódása jól szemlélteti, hogy potenciálisan mi válik lehetővé, amikor egy folyamat valóban átível a vállalati határokon.
Képzeljük el: a bolt készletkezelője kritikus szintet jelez egy termék esetében. Azonnal elindul egy utánrendelési workflow. A folyamat eléri a vállalati határt – de nem torpan meg. Egyszerűen átlép a nagykereskedőhöz, aki a saját felületén látja a beérkező rendelést. A rendszer ellenőrzi a raktárkészletet, és ha van készlet, a workflow folytatódhat: kiállítja a szállítólevelet és visszajelzi a szállítási időt a boltnak.
Ha nincs készlet, a workflow nem áll meg – továbblép a nagykereskedő beszállítójához. A beszállító megkapja a rendelést, feldolgozza, és amikor ő is teljesített, a workflow automatikusan visszatér a láncon.
És ez az, ahol a valódi áttörés történhet: amikor egy teljes ellátási lánc partnerei csatlakoznak ehhez a folyamathoz, egyetlen workflow futhat végig az egész láncon – végponttól végpontig.
Ez az egész folyamat emberi beavatkozás nélkül zajlik le, akár hétvégén is. Ami korábban hetekig tartó, többszörös egyeztetést igénylő folyamat volt – telefonhívások, emailek, manuális adatbevitel minden szinten –, most egyetlen, átívelő workflow részét képezheti. Minden dokumentum, jóváhagyás, státuszváltozás rögzítésre kerül, ellenőrizhető formában. Az automatikus naplózás biztosítja a teljes visszakövethetőséget az egész láncon keresztül.
Amikor egyre több partner csatlakozik, az automatizáció lehetőségei exponenciálisan nőnek. Ez nem kizárólag a gyorsaságról szól – olyan szintű végponttól-végpontig automatizáció válik lehetővé, ami korábban elképzelhetetlen volt. Ez versenyképességi előny:
A technológia alkalmazhatósága azonban nem korlátozódik az ellátási láncokra, más területeken is jelentős potenciállal rendelkezik.
Az anyavállalat és leányvállalatai közötti kapcsolatban például lehetőség nyílik riportok megosztására, így mindig naprakészen láthatják a teljesítményt. Különösen érdekes potenciális alkalmazási terület jelenthetnek a leányvállalatok közötti automatizált tükör-tranzakciók. Ez a következőképp működne: amikor az egyik leányvállalatnál jóváhagyásra kerül egy Beszerzési Rendelés (PO), a partner leányvállalatnál automatikusan létrejön a kapcsolódó Értékesítési Rendelés (SO) – minden emberi beavatkozás nélkül. Ez nemcsak az adminisztrációs terheket és a hibalehetőségeket küszöböli ki, hanem a transzferár-politika betartását is biztosítja: a belső elszámolóárak a rendszer által automatikusan kerülhetnek alkalmazásra minden tranzakcióban, így a compliance már nem az emberi figyelemtől függ.
Szerződéskészítés esetén is hasonló hatékonyságnövekedés érhető el: a külső partnerekkel – például jogi tanácsadókkal – való együttműködés egyetlen, átívelő workflow-ban zajlik, ami jelentősen felgyorsítja a folyamatokat. Minél több beszállító és partner használja ugyanazt a platformot, annál nagyobb az automatizálható folyamatok köre, és annál inkább érzékelhető a platform ereje.
Az átívelő workflow-k alapvetően megváltoztathatják, hogyan működnek együtt a vállalatok. Ez közvetlenül versenyképességben mérhetővé válik: aki képes folyamatokat futtatni a vállalati határokon át, az gyorsabban reagálhat a piaci változásokra, megbízhatóbban teljesíthet, és végső soron nyereségesebb lehet.
Azok a vállalatok, amelyek elsőként építik ki ezeket a kapcsolatokat – és bevonják partnereiket ezekbe a folyamatokba –, tartós versenyelőnyt szerezhetnek . Nem csak azért, mert gyorsabbak, hanem azért, mert alapvetően hatékonyabbak lesznek.
A Fluenta One "Software with Service" megközelítése azt jelenti, hogy nem csak technológiát kap – hanem szakértői támogatást is a megvalósításhoz. A csapatunk végigkíséri a folyamatot a tervezéstől a bevezetésen át az optimalizálásig.
A B2B világ működése folyamatosan változik. A versenyelőny ma már nem abban van, hogy egy vállalat mennyire hatékonyan működik önmagában. Hanem abban, hogy mennyire zökkenőmentesen működik együtt partnereivel. Az átívelő workflow-k ezt a váltást teszik lehetővé – és ezzel alapvetően megváltoztatják a vállalatközi együttműködés hatékonyságát.
.png)
.png)
