A modern üzleti világban a sebesség és hatékonyság kritikus sikertényezők. Különösen igaz ez a szerződéskészítésre, ahol a hagyományos folyamatok hetekig is elhúzódhatnak. A Fluenta One AI-alapú platformja azonban gyökeresen megváltoztatja ezt a képletet – szerződéstervezetek percek alatt készülnek el, a korábbi napok vagy hetek helyett.
Egy tipikus szerződéskészítési folyamat során a jogi osztály munkatársai sok időt töltenek azzal, hogy böngészik a különböző rendszerekben tárolt partneradatokat. Először meg kell találniuk a partner alapadatait a CRM-ben, majd át kell nézniük a korábbi szerződéseket a dokumentumtárban, közben ellenőrizniük kell a pénzügyi státuszt az ERP-ben. Mindez után következik a megfelelő sablon kiválasztása több tucat lehetőség közül, majd a mezők manuális kitöltése.
A manuális adatbevitel során elkerülhetetlenek a hibák. Egy elgépelt bankszámlaszám, egy rossz dátum a teljesítési határidőnél, vagy egy hiányzó jogi záradék komoly pénzügyi és jogi következményekkel járhat. Kutatások szerint a szerződéses hibák átlagosan a szerződés értékének 5-9%-át teszik ki veszteségben vagy többletköltségben.
A hagyományos email-alapú jóváhagyási folyamat gyakran zsákutcába fut. A szerződés vándorol az emailek között, senki nem tudja pontosan, kinél van éppen, ki hagyta már jóvá, és ki hiányzik még. Egy átlagos szerződés 6-8 körben módosul, mire minden érintett elégedett lesz vele.
A Fluenta One Szerződésértelmező AI ügynöke nem egyszerű sablon-kitöltő automatizmus. Az ügynök értelmezi a szerződés kontextusát, felismeri a szerződés típusát (beszállítói, szolgáltatási, bérleti, stb.), és ennek megfelelően adaptálja a tartalmat a meghatározott szempontok és rendelkezésre álló adatok szerint.
Például, ha egy nemzetközi beszállítóval kötünk szerződést, az AI automatikusan beilleszti a megfelelő devizanemre vonatkozó záradékokat, az alkalmazandó jog meghatározását, és a vitarendezési fórum kijelölését. Mindezt előre meghatározott szabályok szerint anélkül, hogy bárki explicit utasítást adna neki.
A rendszer nem egyetlen adatbázisból dolgozik. Képes egyidejűleg lekérdezni:
Mindez automatikusan, emberi beavatkozás nélkül történik. Az AI ügynök összeállítja a teljes képet a partnerről, mielőtt elkezdené a szerződés generálását.
A platform nem véletlenszerűen választ sablont. Az AI elemzi:
Ezek alapján választja ki a legmegfelelőbb sablont, majd személyre szabja azt. Ha például egy kis startup céggel szerződünk, képes más feltételeket javasolni, mint egy multinacionális vállalat esetében.
Az előkészítési fázis nem csak a sablon kiválasztásáról szól. Az AI ügynökök:
Kockázatelemzést végeznek: Átvizsgálják a partner pénzügyi stabilitását, korábbi szerződéses teljesítését, és jelzik a potenciális kockázatokat. Ha például a partner negatív fizetési múlttal rendelkezik, az AI ezt kiemeli és extra biztosítékokat javasol.
Compliance ellenőrzést futtatnak: A rendszer automatikusan ellenőrzi, hogy a tervezett szerződés megfelel-e a vállalati szabályzatoknak, a vonatkozó jogszabályoknak, és az iparági standardoknak. GDPR szempontból kritikus adatkezelési záradékokat, vagy specifikus iparági követelményeket automatikusan beépít.
Alternatívákat javasolnak: Ha a standard feltételek nem optimálisak, az AI alternatív megoldásokat kínál.
A tárgyalási fázisban az AI nem passzív szereplő:
Változáskövetés és elemzés: Amikor a partner módosítási javaslatokkal él, az AI azonnal elemzi azok hatását. Felismeri a kedvezőtlen feltételeket, még ha azok burkolt formában jelennek is meg. Például észreveszi, ha egy árfolyamkockázatot áthárító záradék kerül be, vagy ha a teljesítési határidők aszimmetrikusan vannak meghatározva.
Kompromisszum-javaslatok: Az AI nem csak problémákat jelez, hanem megoldásokat is kínál. Ha a partner hosszabb fizetési határidőt kér, az AI automatikusan javasolhat késedelmi kamatot vagy előleg bekérését ellensúlyozásként.
A jóváhagyási workflow teljes mértékben automatizált és transzparens:
Intelligens útvonaltervezés: A szerződés típusa, értéke és kockázati szintje alapján beállítható, hogy kinek kell jóváhagynia a tervezetet. Egy kis értékű, standard szerződés gyorsított eljárásban mehet végig, míg egy komplex, nagy értékű megállapodás több szinten keresztül halad.
Párhuzamos feldolgozás: Ahol lehet, a rendszer párhuzamosítja a jóváhagyásokat. A jogi és pénzügyi vizsgálat egyidejűleg futhat, jelentősen gyorsítva a folyamatot.
Automatikus eszkaláció: Ha valaki nem reagál időben, a rendszer automatikusan értesíti a helyettesét. Nincs több elakadt szerződés valaki szabadsága miatt.
Valós idejű státusz: Bárki, bármikor megnézheti, hol tart a szerződés és mik a következő lépések. Ez megszünteti a "hol van a szerződésem?" típusú emaileket.
Az AI ügynök:
Egy felmérés szerint az AI-támogatott szerződéskészítés 95%-kal csökkenti a szerződéses hibák számát.
Minden szerződés konzisztensen rendre, előre meghatározott azonos sémát követ:
Ez nemcsak professzionális megjelenést biztosít, hanem megkönnyíti a szerződések későbbi kezelését és összehasonlítását is.
A Fluenta One nem szigetként működik. API-first architektúrájának köszönhetően:
A szerződéskészítés digitális transzformációja nem luxus, hanem versenyképességi követelmény. A Fluenta One AI-vezérelt megközelítése nem csak automatizálja, hanem intelligensebbé teszi a teljes szerződéses életciklust.
A platform képessége, hogy percek alatt jogilag megfelelő, személyre szabott szerződéstervezeteket hozzon létre, majd végigvigye azokat a teljes életcikluson, alapvetően változtatja meg a szerződéskezelés paradigmáját.
.png)