A beszerzési folyamatok digitalizációja már nem kérdés – a valódi kihívás az, hogy hogyan lehet az AI támogatott beszerzés erejét úgy kiaknázni, hogy az valódi üzleti értéket teremtsen. A 2025-ös évben a beszerzési vezetők 39%-a tervezi valamilyen AI megoldás bevezetését, és ez nem véletlen. A Fluenta One AI ügynökei nem egyszerű automatizálási eszközök, hanem egy teljes beszerzési ökoszisztéma intelligens résztvevői, akik átdefiniálják a procurement jövőjét.
Az AI másodpilóta koncepció a beszerzésben túlmutat a hagyományos automatizáláson. Míg egy chatbot csupán válaszokat ad kérdésekre (tehát folyamatosan utasítani kell) és előre programozott forgatókönyvek szerint működik, a Fluenta One AI ügynökei önállóan cselekszenek, döntéseket hoznak és teljes folyamatokat kezelnek az Ön meghatározott paraméterei alapján. Ez a különbség alapvetően változtatja meg a beszerzés automatizáció lehetőségeit.
Képzelje el, hogy van egy digitális munkatársa, aki nem csak érti a beszerzési folyamatokat, hanem közvetlenül hozzáfér az adatokhoz, beépül a workflow folyamatokba, és az irányítási keretrendszerek szerint működik. Mindezt úgy teszi, hogy Önnek nem kell külön felületeken dolgoznia – az ügynökök láthatatlanul, a háttérben végzik munkájukat, és csak akkor jelentkeznek, amikor döntésre vagy jóváhagyásra van szükség.
A hagyományos beszerzési szoftverek moduláris felépítésűek – külön modul a sourcing, külön a szerződéskezelés, és megint külön a számlakezelés. Ez a megközelítés folyamatos adat duplikációhoz, manuális adatátvitelhez és a folyamatok közötti töréspontokhoz vezet. A Fluenta One ezzel szemben nem modulokat, hanem egy egységes, workflow motorra épülő keretrendszert kínál.
Ez a keretrendszer lefedi a teljes beszerzési életciklust a Tervezéstől a Stratégiáig (P2S), a Beszerzéstől a Szerződésig (S2C), valamint az Igényléstől a Fizetésig (P2P). A gyakorlatban ez azt jelenti, hogy amikor egy sourcing folyamatból szerződés születik, annak adatai automatikusan elérhetővé válnak a számlakezelésben vagy a teljesítés követésben. Nincs újra-adatbevitel, nincs információvesztés, nincs várakozás.
A Szállítókereső AI ügynök segít a megfelelő beszállítók felkutatásában a megadott paraméterek szerint. Ez az ügynök két irányból közelíti meg a feladatot. Egyrészt átfésüli a vállalat teljes beszállítói adatbázisát, elemzi a historikus szerződéseket és teljesítményadatokat, hogy azonosítsa azokat a bevált partnereket, akik korábban már sikeresen teljesítettek hasonló beszerzési igényeknél.
Másrészt proaktívan kutat új beszállítókat az interneten és különböző cégadatbázisokban, mint például az Opten vagy a Hit Horizon. A keresés során olyan paramétereket vesz figyelembe, mint az árbevétel, a földrajzi elhelyezkedés, a szállítási idő vagy akár az ESG minősítés. Percek alatt előáll egy rangsorolt lista validált cégadatokkal, relevancia elemzéssel és kockázatértékeléssel. Ez a service task nem csupán időt takarít meg, hanem biztosítja, hogy egyetlen potenciális partner se maradjon ki a látókörből.
Az Ajánlatelemző AI ügynök akkor lép működésbe, amikor a beszállítóktól beérkeznek az ajánlatok. A legnagyobb kihívás általában az, hogy ezek az ajánlatok különböző formátumokban érkeznek – van, aki PDF-ben küldi, más Excel táblázatban, megint más egyszerű emailben írja le az ajánlatát. Ez az ügynök bármilyen formátumú ajánlatot képes egységes struktúrába rendezni és objektív összehasonlítást készíteni.
Az ügynök nem csak az árakat hasonlítja össze, hanem teljes TCO (Total Cost of Ownership) elemzést végez. Figyelembe veszi a szállítási költségeket, a fizetési feltételeket, a garanciális feltételeket és minden olyan tényezőt, ami befolyásolhatja a beszerzés valós költségét. Az eredményt vizuális formában prezentálja, kiemelve a kritikus különbségeket és döntési pontokat. A feldolgozás 60-80%-kal gyorsabb, mint a manuális összehasonlítás, és ami még fontosabb: objektív és következetes.
A Beszerzési Megrendelés feldolgozó ügynök a P2P folyamat kulcsszereplője, amely megszünteti az egyik legfrusztrálóbb adminisztratív feladatot. Némelyik iparágban a beszerzési szakember idejének 20-40%-át adminisztratív feladatok töltik ki, és ennek jelentős része a beérkező megrendelések manuális feldolgozása.
Ez az ügynök automatikusan feldolgozza a beérkező megrendeléseket, függetlenül attól, hogy azok PDF, Excel, email vagy Word formátumban érkeznek. Beazonosítja és kinyeri a szükséges adatokat, majd közvetlenül továbbítja azokat az ERP rendszerbe. Ha hiányzó vagy értelmezhetetlen adatokat talál, nem áll le a folyamat – proaktívan jelzést küld a felelősöknek, megjelölve pontosan, mi hiányzik. Ez nemcsak időt takarít meg, hanem csökkenti a hibák számát és felszabadítja a beszerzési szakembereket, hogy stratégiai feladatokra koncentrálhassanak.
A Szerződésértelmező AI ügynök úgy működik, mint egy beépített jogi tanácsadó, aki minden szerződést átvizsgál, mielőtt aláírásra kerülne. Értelmezi a szerződések szövegét, azonosítja a benne rejlő kockázatokat és lehetőségeket, összeveti a szerződéseket a vállalati standardokkal és jelzi az eltéréseket.
Az ügynök képes automatikus módosítási javaslatokat generálni, ami jelentősen felgyorsíthatja a szerződéses tárgyalásokat. Folyamatosan figyeli a megújítási határidőket, biztosítja a compliance követelmények teljesülését, és proaktívan figyelmeztet, ha egy szerződés lejár vagy felülvizsgálatra szorul. Ez különösen értékes olyan vállalatok számára, amelyek több száz vagy ezer aktív szerződéssel rendelkeznek.
A Fluenta One platform felismeri, hogy nem minden vállalat áll készen a teljes automatizációra. Ezért négy automatizációs szintet különböztet meg, amelyek fokozatosan vezetik be az AI képességeket a beszerzési folyamatokba. Fontos kiemelni, hogy ezeket a szinteket mikrofolyamatok szintjén kell értelmezni, így egy teljes, komplex beszerzési folyamat nagy valószínűséggel több különböző szintű automatizációs lépést is tartalmaz vegyesen.
Az első szint, a Manual Execution (MAN) fázis, teljesen manuális működést takar. Ebben a fázisban a folyamatok teljes mértékben emberi irányítás alatt állnak, AI ügynökök vagy automatizált támogatás nélkül. Ez ideális kezdőpont olyan vállalatok számára, amelyek most kezdik a digitális átállást.
A második szint, a Supported Execution (SUP), a támogatott végrehajtást jelenti. Ezen a szinten a fő folyamatokat továbbra is emberek végzik, de a munkájukat már célzott eszközök és alaprendszerek segítik. A technológia tehermentesíti a felhasználót az ismétlődő, adminisztratív teendők alól, és pontosabb döntéshozatalt tesz lehetővé anélkül, hogy a folyamat irányítását átvenné.
A harmadik szinten, a Collaborative Execution (COL) fázisban az ember és a gép valódi együttműködésben dolgozik. A cél-alapú ügynökök önállóan dolgoznak meghatározott célok elérése érdekében, míg az emberi szakértők csak a kivételek kezelésére és a stratégiai döntésekre fókuszálnak.
A negyedik és legmagasabb szint az Automated Execution (AUT), ahol a tanuló ügynökök működnek. Képesek több, akár egymásnak ellentmondó célt is egyensúlyban tartani – például költség, kockázat, idő és fenntarthatóság optimalizálását.
A Fluenta One AI támogatott beszerzés nem csak ígéreteket tesz – konkrét, mérhető eredményeket hoz. A számlák és teljesítések automatikus egyeztetése 60-80%-kal gyorsabb feldolgozást eredményez. Ez azt jelenti, hogy ami korábban napokat vett igénybe, az most órák alatt megoldható.
A dokumentumok intelligens továbbítása jóváhagyásra akár 70%-kal rövidíti le a ciklusidőket. Nincs több várakozás arra, hogy egy dokumentum eljusson a megfelelő személyhez, nincs több elveszett email vagy elfelejtett jóváhagyás. Az automatikus rendelési javaslatok optimalizált mennyiségekkel és időzítéssel biztosítják, hogy mindig rendelkezésre álljon a szükséges készlet, anélkül hogy felesleges tőkét kötnének le.
A beszállítói onboarding folyamatok 50%-kal gyorsabbá válnak, ami különösen fontos új partnerek bevonásakor vagy gyors piaci reagálás esetén. Ezek nem csak számok – ezek valós versenyelőnyök egy olyan piacon, ahol a gyorsaság és hatékonyság kritikus sikertényezők.
A Fluenta One AI ügynökök bevezetése nem jelent radikális változást a meglévő folyamatokban. A platform úgy lett megtervezve, hogy zökkenőmentesen illeszkedjen a meglévő infrastruktúrába. Támogatja a főbb ERP rendszereket, mint az SAP, Oracle vagy Plex, így nem kell lecserélni a meglévő alaprendszereket.
Az üzleti adatbázisokkal, mint az Opten vagy Hit Horizon való integráció biztosítja, hogy az AI ügynökök mindig naprakész információkkal dolgozzanak. Az e-aláírási szolgáltatások, pénzügyi rendszerek és adóhatósági kapcsolatok integrációja pedig biztosítja, hogy a teljes beszerzési folyamat digitalizált és automatizált legyen. A nyílt API lehetővé teszi egyedi integrációk létrehozását is, így bármilyen speciális igény kielégíthető.
2025-ben a mesterséges intelligencia már nem kiegészítő funkció, hanem az üzleti folyamatok szerves része. A Fluenta One AI natív környezete azt jelenti, hogy az AI ügynökök nem utólagos kiegészítésként kerültek a rendszerbe, hanem már a tervezés során az alapok részét képezték.
Ez a megközelítés biztosítja, hogy az ügynökök zökkenőmentesen működjenek a háttérben, integrálódjanak a munkafolyamatokba, és maguktól végezzék el a rutinfeladatokat. Ön csak a kész eredményt látja és a valóban fontos döntésekre koncentrálhat. Az AI natív környezet nem azt jelenti, hogy minden automatizált – azt jelenti, hogy az automatizáció természetes és észrevétlen része a munkának.
A beszerzési folyamatok átalakulása elkerülhetetlen. A kérdés nem az, hogy szüksége van-e AI ügynökökre a beszerzésben – a kérdés az, hogy mikor kezdi el kihasználni ezt a versenyelőnyt. Azok a vállalatok, amelyek már most elkezdik az AI támogatott beszerzés bevezetését, jelentős előnyre tesznek szert a piacon.
A Fluenta One beszerzési ökoszisztémája nem csupán egy újabb szoftver a sok közül. Ez egy teljes paradigmaváltás a procurement területén, ahol az AI másodpilóták és az emberi szakértelem együtt teremtenek értéket. A platform fokozatos bevezetési modellje biztosítja, hogy minden vállalat a saját tempójában haladhasson az automatizáció felé, miközben már az első naptól kezdve mérhető eredményeket ér el.
Az AI támogatott beszerzés lehetősége már most elérhető az Ön vállalata számára is a Fluenta One platformon keresztül. A döntés az Öné – folytatja a hagyományos, időigényes beszerzési folyamatokat, vagy csatlakozik azokhoz a vállalatokhoz, amelyek már ma kihasználják az AI nyújtotta előnyöket?
.png)
