.png)
Egy félregépelt tizedes. Egy felcserélt számjegy. Egyetlen hiba, ami órákig tartó javítómunkát eredményez.
Tudta, hogy egyetlen elgépelés akár 20 000 euró kárt is okozhat? Ez történt egy ír szigetelő céggel, amikor egy félrecsúszott tizedes miatt tévedésből ilyen összeget utaltak át egy kétnapi munkát végző alkalmi dolgozónak. A fiatalember három hét alatt elköltötte a "szerencsét", a cég pedig soha nem látta viszont a pénzt. A bíróság ráadásul négy év börtönt szabott ki a fiatalemberre, amiért nem jelentette a hibát.
Ez nem egyedi eset. A manuális adatbevitel veszélyei sokkal mélyebben húzódnak annál, mint amit első ránézésre gondolnánk.
A kutatások szerint az emberi adatbevitel hibaaránya átlagosan 1% körül mozog, de komplex dokumentumok esetén ez akár 18-40% is lehet. Ez talán nem hangzik soknak, de gondoljon bele: 10 000 adatbevitel esetén ez 100-400 hibát jelent.
Egy magyar középvállalatnál, amely havonta 1000 számlát dolgoz fel, és mindegyik átlagosan 20 adatpontot tartalmaz, ez havi 200 hibát jelenthet. Ha egy hiba javítása csak 30 percet vesz igénybe és egy munkatárs órabére 15 euró, akkor havonta 1500 eurót költenek csak a hibák javítására. Éves szinten ez 18 000 euró - és ez még csak a jéghegy csúcsa.
Egy kalibráló laboratóriumban végzett kutatás megdöbbentő eredményre jutott: amikor az adatokat kétszer viszik be manuálisan (először terepen papírra, majd bent a rendszerbe), statisztikailag a kalibrációk 40%-a tartalmazhat hibás adatot. Egy tipikus üzem, amely évente 10 000 kalibrációt végez, statisztikailag 4000 hibás eredménnyel dolgozik.
De mi a helyzet az egyszerűbb irodai folyamatokkal?
A manuális adatbevitel hibaaránya akár 4%-ig is terjedhet, ami azt jelenti, hogy 10 000 tranzakcióból 400 tartalmazhat hibát Ha minden hiba javítása átlagosan 45 euróba kerül, ez havi 18 000 eurós veszteséget jelenthet
Ezek okozzák a legnagyobb azonnali pénzügyi károkat. Egyetlen félrecsúszott tizedes vagy hozzáadott nulla akár milliós nagyságrendű tévedést eredményezhet.
Kilogramm helyett darab, méter helyett centiméter, bruttó helyett nettó. Egy logisztikai cégnél 500 kg helyett 500 darab terméket rendeltek egy beszállítótól - a különbség 45 000 eurós többletköltség volt a szállítást és raktározást is beleszámolva.
Ugyanazt az adatot vagy tételt kétszer viszik be. Klasszikus példa a kétszer kifizetett számla vagy a duplán megrendelt áru.
Rossz termékkódot, ügyfélszámot vagy egyéb azonosítót visznek be, emiatt teljesen más rendelés kerül leadásra.
Amikor két szomszédos számjegy vagy karakter felcserélődik. Bár ezek a leggyakoribbak, általában kisebb károkat okoznak.
Sokan azt gondolják, hogy a dupla ellenőrzéssel megoldható a probléma. A valóság azonban más képet fest. Az emberek az írásbeli szövegben a helyesírási hibák 95%-át meg tudják találni, de ez 70%-ra csökken, ha helyesen írt, de rossz szó szerepel a szövegben.
Ez azt jelenti, hogy még ha valaki át is nézi a kollégája munkáját, a hibák jelentős része rejtve marad. A hamis biztonságérzet pedig még veszélyesebb lehet, mint a tudatos kockázatvállalás.
A manuális adatbevitel nem csak pénzt, hanem értékes időt is rabol. A dolgozók jelentős órákat töltenek adatok bevitelével különböző forrásokból a rendszerekbe, ami hibákhoz vezet és tovább késlelteti a folyamatokat.
Gondolja át:
Minden nap, amit automatizálás nélkül tölt el, pénzbe kerül:
A költségmegtakarítás az automatizáló platformok bevezetésének egyik leggyakoribb előnye. A kérdés nem az, hogy megengedheti-e magának az automatizálást. A kérdés az, hogy meddig engedheti meg magának, hogy nélküle működjön?
.png)
.png)
.png)
.png)