Gyorsítsa fel és optimalizálja beszerzési folyamatait!
Fedezze fel iparág-specifikus megoldásainkat, amelyek 15%-kal csökkentik a beszerzési költségeit
A minőségbiztosítás azt jelzi, hogy az Ön által kiválasztott beszállító GMP-tanúsítványa lejárt – három hónapja. Most újra kell minősíteni a beszállítót, ami hetekig tarthat, közben pedig alternatív forrást kell találnia a kritikus alapanyaghoz. A QA osztály magyarázatot vár, a pénzügy a váratlan audit-költségeket emlegeti, a termelés pedig aggódik az ellátásbiztonság miatt.
A legnagyobb probléma nem is az, hogy stresszes a munka. Az igazi kihívás az, hogy teljes mértékben felelős olyan folyamatok kockázataiért, amelyeket nehéz valós időben látni és kontrollálni.
Két audit között – ami jellemzően egyéves periódus – korlátozott a rálátása a beszállítói változásokra. Bízik a beszállító önbevallásában, a tanúsítványok érvényességében. De mi van, ha közben valami elromlik? Mi van, ha a beszállító minőségi teljesítménye romlik, vagy egy kulcsfontosságú dokumentum érvényessége lejár?
Ez az állandó feszültség,és "remélem, minden rendben van" érzés az, ami kiégéshez vezet. És a legrosszabb? Senki nem látja, amikor minden jól megy. A zökkenőmentes ellátás elvárás, nem elismerés. A stabil készletek, a folyamatos termelés, a határidőre érkező szállítmányok – ezek láthatatlan sikerek. De amikor valami elromlik? Amikor egy beszállító késik, amikor egy minőségi probléma merül fel, amikor egy tanúsítvány lejár? Akkor mindenki Önt keresi. Azonnal. Láthatóan.
Ez az aszimmetria – a láthatatlan siker és a látható kudarc – az egyik legnagyobb pszichológiai teher ebben a szerepkörben.
Nézzük csak, mi van most nyitva a számítógépén. Egy Excel-táblázat, amelyben 200+ beszállító tanúsítványainak lejárati dátumát követi? Egy másik táblázat, amelyben az auditok státuszát tartja karban? És még egy, ahol a minőségi eltéréseket naplózza?
A manuális dokumentumkezelés a gyógyszeriparban persze nem teljesíthetetlen, mégis magas kockázati tényező. A tanúsítvány lejáratok nyomon követése, a változásmenedzsment dokumentálása, az audit-ütemezés koordinálása – ezek mind olyan feladatok, ahol egy elcsúszott határidő vagy egy elveszett email jelentős késedelmet okozhat."
És közben a munkaórák jelentős része nem a stratégiai beszállító-kiválasztással telik, hanem azzal, hogy különböző mappákban keresgél dokumentumokat, e-maileket kutat régi kommunikációért, és próbálja kideríteni, ki hagyta jóvá azt a bizonyos beszállítót két évvel ezelőtt.
Az adminisztratív teher nem csak időt emészt fel – hibalehetőségeket is teremt. Minden manuálisan kezelt folyamat, minden szétszórt információ egy újabb pont, ahol valami elcsúszhat. És a GxP-megfelelőség világában egy elcsúszott dokumentum katasztrofális következményekkel járhat.
A gyógyszeripari beszerzési vezető munkájának egyik összetett aspektusa a különböző szervezeti célok összehangolása. Például a minőségbiztosítás kompromisszumot nem tűrő elvárásai és a beszerzés költséghatékonysági céljai között.
Amikor egy beszállító utóminősítése kerül napirendre, természetesen különböző perspektívák merülnek fel:
Ezek nem ellentétes érdekek – mindegyik legitim szervezeti prioritás. A kihívás abban rejlik, hogy ezeket a döntéseket gyakran szétszórt információk alapján kell meghozni.
A beszerzési vezető szerepe ebben a helyzetben: összegyűjteni a releváns adatokat, koordinálni az utóminősítéshez tartozó döntéshozatalt, és olyan javaslatot tenni, amely mindhárom terület számára elfogadható. De ha minden érintett más-más rendszerből, más időpontban frissített adatokból dolgozik, ez a koordináció jelentős időt és energiát emészt fel.
A valódi probléma nem a különböző KPI alapú prioritások létezése, hanem az információ fragmentáltsága, vagyis az, hogy nincs egyetlen megbízható forrás, ahol minden döntéshozó ugyanazokat a validált, naprakész adatokat láthatja.
A pénzügyi osztály hónapról hónapra a vételárak csökkentését várja. "Találjon olcsóbb beszállítót" – hangzik a mantra. De senki nem számol azzal, hogy egy rossz beszállítói döntés mekkora rejtett költséggel jár.
Íme néhány költség, amelyet nem követnek:
A legolcsóbb ajánlat sokszor a legdrágább hiba. De amíg a látható vételár az egyetlen mérőszám, addig Ön folyamatos nyomás alatt áll, hogy kompromisszumokat kössön – olyan kompromisszumokat, amelyek hosszú távon sokkal többe kerülnek.
A végén nem csupán egy új szoftver megvásárlásáról van szó. Arról van szó, hogy visszaszerezze a kontrollt a saját munkája felett.
Arról, hogy reggel ne azzal kezdje a napot, hogy vajon melyik problémát kell ma megoldania. Arról, hogy ne hónapokat kelljen várni egy új beszállító minősítésére, miközben a piac már továbblépett. Arról, hogy ne kelljen hetekig győzködnie a QA-t és a pénzügyet ugyanarról az ügyről, mert végre mindannyian ugyanazokat az adatokat látják.
Nem utolsó sorban arról, hogy a munkája értéke láthatóvá váljon. Hogy ne csak akkor említsen meg valaki, amikor baj van. Hogy mérhetővé tegye, mennyi kockázatot csökkentett, mekkora költséget optimalizált, milyen ellátásbiztonsági problémákat előzött meg proaktívan – mielőtt azok valós krízissé váltak volna.
Ha ismeri ezt az érzést – ha úgy érzi, hogy túl sok időt tölt adminisztrációval és tűzoltással a stratégiai munka helyett –, akkor tudnia kell: van fejlesztési lehetőség.
Van egy pont, amikor már nem tudja elhárítani a valóságot. Lehet, hogy egy különösen nehéz negyedév után jön el ez a pillanat, amikor már a harmadik beszállító hiúsítja meg a gyártási tervet. Vagy amikor egy hatósági audit feltár egy hiányosságot, amelyet Ön már hónapokkal korábban észrevehetett volna – ha lett volna rálátása.
Nem arról van szó, hogy most kövessen minden trendet. Arról van szó, hogy:
A végén nem csupán egy új szoftver megvásárlásáról van szó. Arról van szó, hogy visszaszerezze a kontrollt a saját munkája felett.
Arról, hogy reggel ne azzal kezdje a napot, hogy vajon melyik problémát kell ma megoldania. Arról, hogy ne hónapokat kelljen várni egy új beszállító minősítésére, miközben a piac már továbblépett. Arról, hogy ne kelljen hetekig győzködnie a QA-t és a pénzügyet ugyanarról az ügyről, mert végre mindannyian ugyanazokat az adatokat látják.
Nem utolsó sorban arról, hogy a munkája értéke láthatóvá váljon. Hogy ne csak akkor említsen meg valaki, amikor baj van. Hogy mérhetővé tegye, mennyi kockázatot csökkentett, mekkora költséget optimalizált, milyen ellátásbiztonsági problémákat előzött meg proaktívan – mielőtt azok valós krízissé váltak volna.
Ha ismeri ezt az érzést – ha úgy érzi, hogy túl sok időt tölt adminisztrációval és tűzoltással a stratégiai munka helyett –, akkor tudnia kell: van fejlesztési lehetőség.
Beszerzési szoftver értékelési ellenőrző lista - Részletes ellenőrző lista a szoftverértékeléshez, amely tartalmazza a következőket:
Töltse le a beszerzési szoftver értékelési listát itt.
.png)
