.png)
A modern szervezetekben széles körben megfigyelhető egy frusztráló paradoxon:
A csapatok keményebben és több órát dolgoznak, mint valaha, viszont a technológiai fejlődés ellenére a valódi, stratégiai előrelépés mégis gyakran elmarad. A jelenség – a nagy erőfeszítés melletti stagnálás – egy erőteljes metaforával írható le, ami nem más mint a "manuális munka futópadja".
Ahhoz, hogy megértsük ezt a metaforát, előbb definiálnunk kell, mi is az a manuális futópad. A manuális futópadok, ellentétben motorizált társaikkal, nem igényelnek elektromos áramot. A szalagot kizárólag a felhasználó saját erőfeszítése hajtja. A manuális futópad meghajtásához akár 30%-kal több energiára van szükség ugyanazon sebesség eléréséhez, mint egy elektromos eszközön.
Ez az analógia jól leképezi sok szervezet mindennapi működését. Ez a manuális futópad ugyanis egy olyan szervezeti állapot, ahol a vállalat a saját maga által generált, alacsony értékű, reaktív munkaterhelés leküzdésére fordítja az összes energiáját és erőforrását.
A fentebb taglalt analógia számszerűsíthető. A modern vállalati tevékenységek jelentős része nagy mennyiségű energiát fogyaszt, de a szervezet működését nem vagy kevéssé viszi előre.
Ilyen tevékenység az alacsony hozzáadott értékű, ún. “munkáról szóló munka”, ami magában foglalja a feladatokról való kommunikációt, a státusz megbeszéléseket, a dokumentumok és információk keresését, a jóváhagyások kergetését és a folyamatosan változó prioritások menedzselését. Ez a munkaidő akár 60%-át is kiteheti.
Problémát jelent még a munka közben tapasztalható folyamatos megszakítások, amik megnehezítik a fókuszált munkavégzést. De ide tartoznak a folyamatosan ismétlődő, manuális feladatok is, melyek a munkaidő akár 30%-át is kitölthetik.
Ezek a tevékenységek jelentős hatékonyság-csökkenéshez vezetnek, ami a vállalat költségeiben is realizálódik.
A vállalatok többnyire összetett pszichológiai és kulturális jelenségek miatt ragadnak ebben a hatékonytalan, energiapazarló működési struktúrában.
A Columbia Business School kutatása rámutatott, hogy a jelen korunk meghatározó státuszszimbóluma a “látványos leterheltség”.
Aki folyamatosan elfoglalt, túlórázik és tele van a naptára, azt sugallja, hogy kívánatos a piacon és fontos kompetenciákkal bír. A futópadon való látványos futás tehát a bizonyítéka az egyén értékének.
A menedzserek és kulcsemberek mindennapjait a váratlanul felmerülő problémák reaktív, utólagos kezelése tölti ki, ami elveszi a fókuszt a stratégiai tervezésről és értékteremtő feladatoktól.
Ez a helyzet - habár nem hatékony - de pszichológiailag rendkívül jutalmazó, ugyanis a hirtelen felmerülő problémát sikeresen elhárító “hős” a kollégák és a vezetőség dicséretében fürdőzik. Ezzel szemben a csendes, lassú, megelőző feladatok (mint pl. egy folyamat automatizálása) szinte láthatatlanok maradnak.
A probléma gyökere tehát az, hogy a szervezetek a proaktív problémamegoldó kultúra helyett a reaktív, tűzoltó viselkedést jutalmazzák.
Ez egy önfenntartó hurokhoz vezet - a tűzoltás felemészti az erőforrásokat, így nem marad idő a megelőzésre.
Amikor egy szervezet minden energiája a manuális futópad hajtására összpontosul, az elsődleges áldozat a stratégiai tervezésre fordítható kapacitás. A cég elveszíti azt a képességét, hogy a jövővel foglalkozzon, mert a jelen fenntartása felemészti az összes erőforrását.
Emellett a legtöbb vezető összetéveszti az operatív, taktikai munkát a stratégiai, eredmény fókuszú feladatokkal. Gyakran azt hihetik, hogy stratégiai munkát látnak el, miközben az operatív feladatokkal töltik az idejük nagy részét.
A fejlődés útjába állhat még a csapat informálatlansága is - kutatások szerint ugyanis a munkavállalók nagy része nincs tisztában a vállalat stratégiájával és annak irányával.
A stratégiai kapacitás hiánya végül egy fizikai korlátba ütközik - a szervezet eléri azt a pontot, ahol a manuális folyamatokra épülő működés már képtelen kezelni a további növekedést és szűk keresztmetszetek alakulnak ki.
A vezetők ösztönös reakciója a szűk keresztmetszetekre az, hogy megpróbálják gyorsítani a folyamatokat – jellemzően új gépek vásárlásával vagy több ember felvételével.
A manuális futópad csapdájából való kitörést azonban nem a folyamatok gyorsításával, hanem azok átgondolásával, optimalizálásával lehet elérni.
1. Automatizálás: A szervezeteknek azonosítani kell azokat az alacsony értékű, de nagy gyakoriságú feladatokat és ezeket automatizálni kell.
2. Egészséges vállalati kultúra kialakítása: A folyamatos tűzoltás és leterheltség helyett, díjazzuk a proaktív, hatékonyságot növelő kezdeményezéseket.
3. Stratégia és transzparencia: Fontos a vállalati stratégiát minden munkatárssal megismertetni, hogy a csapat tudja merre halad. Emellett elengedhetetlen a megfelelő kapacitástervezés és a munka priorizálásának tudatos összehangolása a vállalati stratégiával.
A modern szervezetek gyakran ragadnak a "manuális munka futópadján" – egy olyan állapotban, ahol az energiát alacsony értékű, reaktív feladatok emésztik fel, miközben a valódi előrelépés elmarad.
Mit tehet, hogy ne ragadjon a futópadon?
A kitörés első lépése az alacsony értékű, de nagy gyakoriságú feladatok azonosítása és automatizálása, ami felszabadítja a csapat kapacitását a stratégiai munkára. Építsen olyan vállalati kultúrát, amely a proaktív, hatékonyságnövelő kezdeményezéseket jutalmazza a látványos tűzoltás helyett. Ismertesse meg minden munkatárssal a vállalati stratégiát, hogy mindenki értse a közös irányt, és tudatosan hangolja össze a napi munkát a hosszú távú célokkal.
Csak így válhat a szervezet képessé arra, hogy ne csak keményebben, hanem okosabban is dolgozzon a valódi növekedés érdekében.
.png)
.png)
.png)
.png)