.png)
Röviden: A kedvezmény akkor válik tényleges beszerzési megtakarítássá, ha az érintett vásárlásoknál valóban érvényesül. Ehhez a szerződéses feltételeknek el kell jutniuk a megrendelés és a számla ellenőrzéséig, az eltérések rendezésének pedig felelősre van szüksége.
A tárgyalás sikerült. Az új szerződésben kedvezőbb egységár szerepel, a beszerzési riportban megjelenik a várható megtakarítás. Néhány hónappal később azonban még mindig a korábbi áron érkezik egy számla.
A jóváhagyó látja, hogy a teljesítés megtörtént. A megrendelő tudja, hogy megkapta, amire szüksége volt. A kialkudott kedvezményt viszont külön elő kellene keresni a szerződésből.
Egy ilyen esetben az számít, hogyan jut el a megállapodás tartalma azokhoz, akik rendelnek, teljesítést igazolnak és számlát hagynak jóvá.
Az Agiloft megbízásából a Censuswide 2026 augusztusában 2005 amerikai és brit beszerzési felsővezetőt, illetve beszerzésért felelős vezetőt kérdezett meg. A válaszadók 97%-a bízott abban, hogy szervezete következetesen érvényesíti a kialkudott értéket.
Eközben 81% legalább alkalmanként tapasztalt eltérést a szerződéses és a számlázott ár között. 52% pedig arról számolt be, hogy az előző évben elmulasztott szerződésben biztosított igényt érvényesíteni, mert annak követése vagy elindítása nem történt meg időben. [1]
A szoftverszállító által megrendelt, önbevalláson alapuló felmérés nem auditált megtakarításokat mér. A számok ezért nem azt mutatják meg, mennyi pénzt veszít egy átlagos vállalat. Azt jelzik, hogy a megállapodások érvényesülésébe vetett bizalom mellett is előfordulnak végrehajtási hiányosságok.
A várható megtakarítás egy feltételezésre épül: adott mennyiséget, adott időszakban, a kialkudott feltételekkel vásárolunk meg. A megvalósult megtakarítást már a tényleges vásárlások és elszámolások alapján lehet vizsgálni, előre meghatározott összehasonlítási alaphoz képest.
Nézzünk egy egyszerű, szemléltető példát. A korábbi egységár 1000 forint, az új 950 forint. Évi 10 000 darab tervezett vásárlás mellett a várható ármegtakarítás 500 000 forint.
Ha a vállalat végül 8000 darabot vásárol, ebből 6000 darabot az új, 2000 darabot pedig tévesen a régi áron számláznak, az eredmény így alakul:
| Tétel | Összeg |
|---|---|
| Tervezett ármegtakarítás 10 000 darabra | 500 000 Ft |
| A tényleges 8000 darabra elérhető ármegtakarítás | 400 000 Ft |
| A számlákban érvényesült ármegtakarítás | 300 000 Ft |
| A hibás számlázás miatt még rendezendő különbség | 100 000 Ft |
A példa változatlan termékkel és egyéb feltételekkel, adók és járulékos költségek nélkül számol. A tervhez képesti eltérésből 100 000 forintot a kisebb vásárolt mennyiség magyaráz; ez önmagában nem hiba, lehet, hogy ennyire volt szükség. További 100 000 forint viszont a hibás számlázásból ered, és rendezésre vár, például jóváírással.
A rendelést indító munkatársnak tudnia kell, mely szerződés alkalmazható, mely termékekre vagy szolgáltatásokra vonatkozik, és milyen feltételekkel vehető igénybe.
Egy mennyiségi kedvezménynél például az is számít, hogy a küszöb egy rendelésre, egy telephelyre vagy a vállalat teljes éves vásárlására érvényes. Ezt az információt ott kell értelmezhetővé tenni, ahol a rendelés készül.
A teljesítés igazolása és az ár ellenőrzése külön kérdés. Az egyik azt vizsgálja, hogy megérkezett-e az áru vagy megtörtént-e a szolgáltatás. A másik azt, hogy az elszámolás megfelel-e az alkalmazandó feltételeknek.
Ehhez az ellenőrzőnek az adott időpontban érvényes árra, mennyiségre és releváns szerződésmódosításokra is szüksége lehet.
Egy felismert árkülönbség akkor kezelhető következetesen, ha van felelőse és követhető státusza. Ki egyeztet a beszállítóval? Mikorra várható a javítás? Beérkezett-e a jóváírás?
A tervezett és a megvalósult megtakarítás külön is szerepelhet a riportban: így követhető, mennyi teljesült a várakozásból. Összeadni azonban nem szabad őket. A példában a 100 000 forintos jóváírás a megvalósult ármegtakarítást 300 000-ről 400 000 forintra emeli; a már kialkudott kedvezmény érvényesítését nem indokolt ezen felül újabb megtakarításként elszámolni.
A működés áttekintéséhez jó kiindulópont egyetlen, rendszeresen használt szerződés. Választható belőle egy konkrét feltétel, például egy kedvezményes egységár, majd végigkövethető néhány kapcsolódó rendelésen és számlán.
Kiderülhet, hogy az adat elérhető, de más rendszerben. Hogy a módosított árlista nem jutott el az ellenőrzőhöz. Vagy hogy az eltérést mindenki látja, de senki sem kapott feladatot a rendezésére.
Ezek már pontosan meghatározható fejlesztési feladatok. A beszerzési megtakarítás követése így összekapcsolódik a napi működéssel, és a riportból is jobban látszik, mi valósult meg a megállapodásból.
Mikor tekinthető megvalósultnak a beszerzési megtakarítás?
Amikor a kialkudott előny a tényleges vásárlásban vagy elszámolásban is érvényesül, és a vállalat által elfogadott módszertan szerint kimutatható. Ehhez az összehasonlítás alapját, az időszakot és a mennyiségi változás kezelését is rögzíteni kell.
Miért nem elég az egységár csökkenését mérni?
Mert a tényleges eredményt a vásárolt mennyiség, a termékösszetétel és az egyéb költségek is befolyásolhatják. Az egységár változása fontos adat, de önmagában nem írja le a teljes költés alakulását.
Ki felel a szerződéses kedvezmény érvényesüléséért?
A feladatok több terület között oszlanak meg. A beszerzés tisztázza a kereskedelmi feltételeket, a megrendelő alkalmazza azokat, a pénzügyi ellenőrzés vizsgálja az elszámolást. Az eltérések rendezéséhez konkrét felelőst kell kijelölni a vállalati folyamatban.
.png)
.png)
.png)
