Szeretné megtudni, hogyan optimalizálhatja folyamatait?
Fedezze fel megoldásainkat a kereskedelmi vállalatoknak
Röviden: Egy beszerző munkaköri megnevezése "stratégiai beszerző", de a napi valóság Magyarországon és a KKE-régióban gyakran 70-80%-ban tűzoltás és adminisztráció: beszállítói áremelési igények kezelése, táblázatok kézi egyeztetése, tavalyi szerződések keresése, és a felelősség viselése, amikor kiürül a polc. Ez a cikk végigveszi, hova tűnik el valójában ez az idő – árazási nyomás, információs aszimmetria a beszállítókkal szemben, készlethiány-kockázat, szabálytalan (maverick) beszerzések és egyre szigorodó fenntarthatósági megfelelési terhek –, és amellett érvel, hogy a megoldás nem a több munka, hanem a valós idejű adatok és az automatizáció, amelyek felszabadítják az időt a szerep valódi, stratégiai részére.
Reggel fél 8-kor már ott vár a nap első beszállítói e-mailje: „Tisztelt Partnerünk, sajnálattal tájékoztatjuk, hogy a nyersanyagköltségek emelkedése miatt kénytelenek vagyunk 8%-os áremelést bevezetni..."
Sok magyar és KKE-régiós kiskereskedelmi beszerző számára egyszerűen így indul a nap.
A munkaköri leírás szerint "stratégiai beszerző" vagy. Kategóriákat optimalizálsz, hosszú távú beszállítói kapcsolatokat építesz, és innovatív költségcsökkentő kezdeményezéseket vezetsz. Ez elméletben talán igaz, a valóságban viszont az idő 70-80%-át tűzoltással és ismétlődő adminisztrációval töltöd.
Amíg az egyetemen komplex beszerzési stratégiákat tanultál, most este 7-kor Excel-makrókat írsz, hogy összerakj egy ajánlatkérést, amelyet tegnap el kellett volna küldeni. Ahelyett, hogy "stratégiai partner" lennél, adminisztratív végrehajtóvá váltál, aki folyamatosan egyik krízisből a másikba szalad.
A magyar infláció 2025-re átlagosan 4,4%-ra mérséklődött, de a tárgyalásokra gyakorolt pszichológiai hatása jóval nagyobb, mint amit ez a szám sugall. Szinte minden beszállító jogosnak érzi, hogy áremelést kérjen – és sokszor igazuk is van. A probléma az, hogy amíg ők könnyen áthárítják rád a saját költségnövekedésüket, te ugyanezt nem teheted meg a vevőiddel szemben.
A magyar fogyasztók rendkívül árérzékenyek. A PwC KKE-régiós "Voice of the Consumer" kutatása szerint a fogyasztók 68%-a aggódik az infláció miatt, 64%-uk pedig a három legfontosabb aggodalma közé sorolja azt – ez a szintű pénzügyi nyomás közvetlenül megjelenik a tárgyalóasztalnál is. Mit jelent ez számodra? Minden egyes beszállítói tárgyalás a vállalat haszonkulcsáért folytatott csata.
A nyomás minden irányból egyszerre érkezik: a beszállítók 8%-os emelést sürgetnek, vagy azzal fenyegetnek, hogy nem szállítanak; a vezetés legfeljebb 2%-ot hajlandó elfogadni; a vásárlók pedig az első áremelésnél átpártolnak a diszkontlánchoz.
Beszéljünk arról, amiről senki nem szeret beszélni: az időrabló adminisztratív munkáról, ami felemészti a napot. Egy tipikus nap valahogy így néz ki.
8:00–10:00: táblázatok összefésülése különböző osztályokról a heti tender előkészítéséhez. Mindenki más formátumban küldi az adatokat, más devizában számol, és valaki – megint – elfelejtette kitölteni a becsült mennyiségeket.
10:00–12:00: a tavalyi, ugyanezzel a beszállítóval kötött szerződés keresése a SAP-ban – csak épp nincs ott, ahol lennie kellene. Fél óra múlva előkerül egy kolléga helyi meghajtóján, "SZERZODES_VEGSO_v2_VEGLEGES_JAVITOTT.docx" néven.
13:00–15:00: ajánlatkérés összeállítása Excelben, e-sourcing eszközök nélkül, kézzel másolva-beillesztve a beszállítói ajánlatokat, mert nincs rendszer, ami automatizálná.
15:00–17:00: belső e-mailekre válaszolás, amelyekben mindenkinek sürgős beszerzési igénye van, ami "tegnapra kellett volna."
Stratégiai beszerzés, beszállítói innováció, kategóriaoptimalizálás – ezek közül semmi nem fér bele egy ilyen napba.
„A nyersanyagköltségeink megemelkedtek" – mondja a beszállító. Tényleg? Mennyivel? Miért? Van erre piaci adat?
Az őszinte válasz általában az, hogy nem tudod. Valós idejű nyersanyagár-adatok, should-cost modellek vagy akár egy egyszerű benchmark-adatbázis nélkül vakon tárgyalsz – miközben a beszállító pontosan tudja, mennyit számít fel a versenytársaidnak ugyanazért a termékért. Ez gyenge tárgyalási pozíció, és valódi megtakarítást bukik el emiatt a vállalat.
Egy tipikus példa erre: egy nagy FMCG-beszállító 12%-os áremelést kér, az emelkedő energiaárakra hivatkozva – miközben az energiaárak a szélesebb piacon éppen csökkennek. Ha nincs eszköz ennek azonnali ellenőrzésére és adatokkal alátámasztott vitájára, a beszerzőnek nem marad más, mint alkudozni, blöffölni, vagy elfogadni az emelést.
A járvány idején tapasztalt hiányok olyan módon tették láthatóvá a beszerzési kockázatot, ahogy az egyébként ritkán mutatkozik meg. A járvány elmúlt, de a mögötte húzódó ellátásilánc-bizonytalanság nem tűnt el – geopolitikai zavarok, szállítási fennakadások és gyártási késések bármikor, kevés előjelzéssel megszakíthatják az ellátási láncot.
És amikor kiürül a polc, a beszerzés viszi a felelősséget. Korai figyelmeztető rendszer vagy valós idejű nyomon követés nélkül a problémák gyakran csak akkor válnak láthatóvá, amikor már sürgőssé váltak – nem sok más marad, mint kapkodva felhívni az alternatív beszállítókat.
A marketing közvetlenül rendel a "régi, megbízható" beszállítójától – háromszoros áron a keretszerződésben lealkudotthoz képest. Az értékesítés megkerüli a beszerzési folyamatot egy "sürgős" igény miatt. A logisztika "csak gyorsan" vesz valamit, mert "nem volt idő" a megfelelő eljárásra.
Ez nem csupán elpazarolt pénz. Megfelelőségi kockázat, kontrollvesztés, és – annak a beszerzőnek, aki heteken át tárgyalt ki egy kedvező szerződést, amit aztán senki nem használt – nehezen lerázható személyes frusztráció is egyben.
Az új uniós szabályozások az ajánlásból kötelező előírássá válnak, és a megfelelési teher valós, még ott is, ahol a határidők csúsztak. A CSRD fenntarthatósági jelentéstételi kötelezettségei már bevezetés alatt állnak a nagyvállalatoknál. Az EU erdőirtási rendelete (EUDR) – amely bizonyítékot követelne arra, hogy az ellátási lánc, beleértve egy beszállító külföldi gyárát is, mentes az erdőirtási és kizsákmányolási kockázatoktól – kétszer is halasztást kapott, és jelenleg 2026. december 30-tól vonatkozik a nagy és közepes szereplőkre, a kis- és mikrovállalkozásoknak pedig 2027 közepéig van haladékuk. A halasztás időt ad, de nem oldja meg az alapkérdést: hogyan dokumentálod a szén-lábnyomot vagy egy beszállító munkaügyi gyakorlatát, ha ma is alig kapsz konzisztens adatot az első körös beszállítóidtól?
És egy kis helyi színezet: amíg az uniós környezetvédelmi szabványokra készülnek, a magyar beszerzők az EU legmagasabb, 27%-os általános forgalmiadó-kulcsával, valamint kiszámíthatatlan ágazati adókkal is szembesülnek.
Amikor minden gördülékenyen megy, senki nem veszi észre. Amikor valami elromlik, mindenki a beszerzőre mutogat. A vezetés még mindig hajlamos költséghelyként, nem stratégiai funkcióként tekinteni a beszerzésre – a megtakarítást a "csapatmunkának" tulajdonítják, a készlethiányt viszont "a beszerzés hibájának" nevezik. Ez az aszimmetria nemcsak frusztráló; idővel szakmai zsákutcává válik.
Képzeld el, hogy a napot egy valós idejű ellátásilánc-kockázati dashboarddal kezded, nem pedig meglepetésekkel teli postaládával. AI-alapú árelemzéssel, amely másodpercek alatt megmondja, hogy egy beszállító áremelési igénye megállja-e a helyét a piaci adatok tükrében. Egy ajánlatkérési folyamattal, amely percek, nem egy egész délután alatt lezajlik. Minden szerződéssel és beszállítói adattal egy helyen, azonnal elérhetően. Egy korai figyelmeztető rendszerrel, amely napokkal azelőtt jelzi az esetleges ellátási problémát, hogy az krízissé válna.
Ez semmit nem old meg az alapvető nyomásból – az infláció, a beszállítói alkupozíció, a szabályozási bonyolultság nem tűnik el. Amit megváltoztat, az az, hogy a nap mekkora része megy el tűzoltásra a szerep valódi, stratégiai céljához képest.
Az állandó tűzoltás nemcsak a vállalatnak kerül pénzbe. A dolgozónak is ára van: a legtöbb este azzal a tudattal menni haza, hogy a nap reagálással telt, nem pedig azzal a stratégiai munkával, amire a szerep valójában szólna. A túlóra, a stressz, az állandó, alacsony szintű készültségi állapot hosszú távon nem fenntartható.
Gondolj bele, mit jelentene, ha végre lenne idő arra a kategóriastratégiára, ami hónapok óta a háttérben porosodik, adatokkal alátámasztott javaslatokkal érkezni a vezetői megbeszélésre megérzések helyett, nem hitre alapozva elfogadni egy beszállító áremelési igényét, vagy egyszerűen ésszerű időben hazamenni anélkül, hogy még órákig tartó táblázatmunka várna.
A magyar és KKE-régiós kiskereskedelmi beszerzés valamiféle válaszúton áll: marad a reaktív tűzoltás módban, vagy elindul a valódi digitális átalakulás felé. Az infláció, a geopolitikai bizonytalanság és az ellátásilánc-volatilitás nem tűnik el – ezek már a működési környezet részei. Amit meg lehet változtatni, az az, hogyan kezeli ezeket a funkció.
Az igazán érdemes kérdések gyakorlatiak: mennyire fenntartható a jelenlegi tempó, mennyi tehetség ég ki alatta, és havonta mennyi megtakarítási lehetőség tűnik el csendben a manuális folyamatokban.
Ha ebből bármi ismerősnek tűnt, az nem véletlen – a régió legtöbb kiskereskedelmi beszerzési szakembere ugyanezekkel a nyomásokkal küzd.
Három dolog, amit érdemes megtenni ezen a héten: néhány napig kövesd nyomon, valójában mennyi idő megy el kézi adminisztrációra a stratégiai munkához képest; becsüld meg, mennyi megtakarítás veszett el valószínűleg múlt hónapban információhiány miatt; és őszintén tedd fel a kérdést, hogy öt év múlva is ez lesz-e még ez a munka, ha semmi nem változik.
A stratégiai beszerzés nem elérhetetlen ideál – megfelelő eszközökkel és a tűzoltó ciklusból való kilépés szándékával elérhető. A hasznosabb kérdés nem az, hogy van-e idő erre a változásra. Hanem az, hogy meg lehet-e engedni magunknak, hogy ne tegyük meg.
Beszerzési szoftver értékelési ellenőrző lista - Részletes ellenőrző lista a szoftverértékeléshez, amely tartalmazza a következőket:
Töltse le a beszerzési szoftver értékelési listát itt.
1. Miért töltenek a kiskereskedelmi beszerzők ennyi időt adminisztrációval a stratégiai munka helyett?
Mert az alapfolyamatok – táblázatok egyeztetése, szerződések felkutatása, ajánlatkérések kézi összeállítása – nagyrészt manuálisak, a manuális munka pedig kitölti a rendelkezésre álló időt. Központosított adatok és automatizált munkafolyamatok nélkül még az egyszerű feladatok is (a tavalyi szerződés megtalálása, beszállítói ajánlatok összehasonlítása) időrablóvá válnak, kiszorítva a kategóriastratégiát és a beszállítófejlesztést.
2. Hogyan tud egy beszerző vitatkozni egy beszállító áremelési igényével?
A legerősebb pozíciót az adat adja: valós idejű vagy benchmarkolt nyersanyag- és piaci árak, amelyekkel ellenőrizhető a beszállító állítása (például az emelkedő energiaárak) a tényleges piaci mozgásokkal szemben. Ennek hiányában a beszerző bizalom alapján tárgyal, nem bizonyíték alapján, ami szerkezetileg a beszállítónak kedvez.
3. Mi az EUDR, és hatályban van-e most?
Az EU erdőirtási rendelete bizonyítékot követel arra, hogy bizonyos árucikkek és az azokból származó termékek nem okoztak erdőirtást. Kétszer halasztották; a nagy és közepes szereplőknek 2026. december 30-ig, a kis- és mikrovállalkozásoknak 2027 közepéig kell megfelelniük. Még nincs hatályban, de az általa megkövetelt adat- és nyomonkövethetőségi alapmunka időbe telik felépíteni, ezért a korai felkészülés továbbra is számít.
4. Mi a "szabálytalan (maverick) beszerzés", és miért nehéz megállítani?
Olyan vásárlás, amely megkerüli a kitárgyalt beszerzési folyamatot – például amikor egy osztály közvetlenül rendel egy ismerős beszállítótól, rosszabb áron. Azért nehéz megállítani, mert általában időnyomás alatt történik, kivételként keretezve, olyan rendszer nélkül, amely automatikusan jelezné vagy blokkolná.
5. Mi egy reális első lépés a tűzoltó ciklus csökkentése felé?
Kezdd a mérésével: kövesd nyomon egy héten át, hogyan oszlik meg valójában az idő adminisztráció és stratégiai munka között, és becsüld meg az információhiány miatt valószínűleg elveszett megtakarítást. Ez az adat általában a legerősebb érv amellett, hogy egyetlen, nagy súrlódású folyamatot – például az ajánlatkérés-készítést vagy a szerződés-visszakeresést – priorizáljunk első automatizálandó lépésként.
.png)
.png)