Szeretné megtudni, hogyan optimalizálhatja folyamatait?
Fedezze fel megoldásainkat a kereskedelmi vállalatoknak
Röviden: A magyarországi kiskereskedelmi középvezetők naponta 2-3 órát töltenek szétszórt táblázatok és e-mail-szálak közötti beszállítói adatok keresésével, miközben egy szerződés jóváhagyása akár 30-45 napig is elhúzódhat. A továbbra is magas infláció és az élelmiszer- és drogériakategóriák egy meghatározott körére vonatkozó kormányzati árrésstop tovább szorítja a marzsokat, ezért állandó a nyomás, hogy kevesebb erőforrásból többet hozzanak ki. Ez a cikk bemutatja, hova tűnik el valójában az idő, mit változtat a gyakorlatban egy modern, AI-alapú beszerzési platform – a jóváhagyási időt 75%-kal csökkentve és 5-15%-os költségmegtakarítást biztosítva –, valamint azt, hogyan alakulhat át a középvezető szerepe adminisztratív végrehajtóból stratégiai partnerré.
Sok kiskereskedelmi beszerzési vezető számára egy hétköznapi hétfő valahogy így néz ki: három Excel-fájl nyitva egyszerre, 43 olvasatlan e-mail, és egy telefon, amely szünet nélkül rezeg a Teams-üzenetektől – „Látta már azt a szerződést?", „Mikor érkezik a rendelés?", „Miért nem válaszol a beszállító?"
Ez a mindennapi valóság sok kiskereskedelmi beszerzési szakember számára. A jó hír az, hogy ennek nem kell így maradnia – és a váltás nem évekbe telik, mire eredményeket hoz.
A közép-kelet-európai, azon belül különösen a magyar kiskereskedelmi szektor viharos időszakon megy keresztül. Versenyképesnek kell maradni a 4,4%-os infláció, a kormány által bevezetett árrésstop (amely az élelmiszer- és drogériatermékek mintegy 44 kategóriájára vonatkozik az évi 1 milliárd forint feletti árbevételű kiskereskedőknél, és amelyet ideiglenes intézkedésként ismételten meghosszabbítottak), valamint az olyan platformok, mint a Temu agresszív terjeszkedése mellett. Ezek a makrogazdasági nyomások mindenkit érintenek, de a középvezetők napi küzdelmei gyakran láthatatlanok maradnak a felső vezetés számára.
Kezdjük a legalapvetőbb problémával: a beszállítói információk kaotikus állapotával. Amikor sürgős döntést kell hozni egy új beszállítóról, hol keres az ember? Egy kolléga táblázatában a megosztott meghajtón? Régi e-mail-láncokban? Vagy abban az ERP-modulban, amelyhez csak egyetlen ember fér hozzá – aki éppen szabadságon van?
Átlagosan napi 2-3 órát veszítünk el pusztán az információk keresésével. Ez nem csupán időpocsékolás, hanem komoly üzleti kockázat is. Egy rosszul kiválasztott beszállító könnyen 10-15%-os haszonkulcs-veszteséget okozhat, a minőségi problémákról vagy a szállítási késésekről nem is beszélve, amelyek közvetlenül rontják a vevői elégedettséget.
Talán még ennél is frusztrálóbb a szerződések végeláthatatlan jóváhagyási köre. Egy szerződésnek átlagosan 30-45 napra van szüksége ahhoz, hogy végigjárja az összes szükséges osztályt. Eközben pedig senki sem tudja pontosan, hol tart a folyamatban. „Ki látta már?" „Kinél van most?" „Miért nem írta még alá a pénzügyi igazgató?"
Amíg az ember különböző osztályok között e-mail-pingpongozik, addig időérzékeny lehetőségek vesznek el: a korai fizetési kedvezmények (jellemzően 2-3%), a szezonális akciók, vagy az a kiváló beszállító, aki éppen másnak adta oda a kapacitását.
A 4,4%-os infláció és az alapvető termékkategóriák egy meghatározott körére vonatkozó árrésstop egyensúlyban tartása olyan, mint a kötéltánc. A beszerzési költségek folyamatosan emelkednek, ugyanakkor az árrésstop által érintett kategóriákban az árak emelésének lehetősége korlátozott. Az egyetlen előrevezető út a hatékonyság növelése és a kedvezőbb beszerzési feltételek kialkudása.
De hogyan érhető el 5-15%-os megtakarítás, ha nincs világos képünk a teljes kiadásról egy adott kategóriában? Ha nem lehet összehasonlítani a különböző beszállítók árait, mert az adatok különböző helyeken vannak tárolva?
Képzeljük el, hogy egyetlen kattintással láthatjuk az összes beszállítót, azok teljesítményét, árait, szerződéseit és kockázati profilját. Nincs többé keresgélés a különböző rendszerek között, nincs többé „vadászat" az információk után.
A beszállítói döntések 50%-kal gyorsabbá válnak, és ami még fontosabb, adatvezéreltté. Nincs többé „jó érzésem van ezzel kapcsolatban" típusú döntés, amely később költséges hibának bizonyul. Végre magabiztosan állhatunk a vezetőség elé. Amikor megkérdezik, miért egy adott beszállítót választottunk, konkrét adatokkal tudjuk alátámasztani a döntést. Ez erősíti a szakmai hitelességet, és stratégiai partnerré, nem csupán végrehajtóvá tesz.
Az automatizált munkafolyamatoknak köszönhetően a szerződés-jóváhagyási idő akár 75%-kal is csökkenthető. A rendszer automatikusan továbbítja a dokumentumot a megfelelő személyhez, emlékeztetőket küld, és mindenki számára átláthatóvá teszi a folyamatot.
Ami korábban 30-45 napig tartott, az most 7-10 nap alatt megoldódik. Ez azt jelenti, hogy nem maradunk le a kedvező ajánlatokról, ki tudjuk használni a korai fizetési kedvezményeket, a beszállítók pedig szívesebben dolgoznak velünk, mert gyors, hatékony partnernek látnak minket. Nincs többé este 7-kor küldött e-mail azzal a kérdéssel: „Hol van az a szerződés?" Időben haza lehet menni a családhoz, amíg a rendszer dolgozik.
A mesterséges intelligencia nem csupán egy divatszó. A gyakorlatban konkrét, kézzelfogható megoldásokat kínál:
Automatizált számlaegyeztetés: az AI-ügynökök automatikusan elvégzik a hármas egyeztetést a megrendelés, a szállítólevél és a számla között. Ami korábban órákig tartott és hibára hajlamos volt, az most másodpercek alatt, 95%-os pontossággal megtörténik.
Intelligens árazásoptimalizálás: az AI folyamatosan elemzi a piaci árakat, összehasonlítja a különböző beszállítók ajánlatait, és proaktívan figyelmeztet, ha kedvezőbb feltételeket talál. A rendszer 5-15%-os megtakarítást tud azonosítani az árazás optimalizálásával.
Alacsony értékű beszerzések (tail spend) automatizálása: az AI teljesen átveheti az alacsony értékű, nagy volumenű beszerzések (irodaszerek, tisztítószerek, kisértékű szolgáltatások) kezelését. Automatikusan kiválasztja a legjobb beszállítót, és előre meghatározott szabályok alapján jóváhagyja a rendeléseket, így felszabadítja az időt a stratégiai beszerzésre.
Prediktív keresletbecslés: az AI a historikus adatok és szezonális trendek elemzésével a hagyományos módszereknél 30%-kal pontosabb előrejelzéseket ad. Nincs többé túlraktározás vagy készlethiány a kritikus időszakokban.
Mit jelent mindez? Olyan vezetővé válunk, aki konkrét, mérhető eredményeket hoz. Amikor a pénzügyi igazgató a következő vezetői megbeszélésen megkérdezi, hogyan sikerült jelentős megtakarítást elérni, konkrét példákkal tudjuk alátámasztani, hogyan alkalmaztuk az AI-t.
Az egyik legnagyobb félelem egy új rendszer bevezetésekor: „Hogyan fog ez működni a jelenlegi ERP-rendszerünkkel?" A modern beszerzési platformokat API-first architektúrával építik, kifejezetten azért, hogy a kezdetektől fogva kommunikáljanak más rendszerekkel.
Meglévő ERP-integráció: akár SAP-ot, Oracle-t vagy NetSuite-ot használunk, a platform zökkenőmentesen kapcsolódik hozzá. Nincs többé kettős adatbevitel, és nem vész el információ a rendszerek között.
Valós idejű szinkronizáció: webhookok és valós idejű szinkronizáció segítségével minden változás azonnal megjelenik az összes kapcsolódó rendszerben. Ha egy beszállító ára megváltozik, a pénzügy, a kontrolling és az operáció azonnal látja azt.
API-hozzáférés: a platform nemcsak más rendszerekkel kommunikál, hanem bármilyen eszközzel hozzá is lehet férni az adatokhoz – akár Power BI-jelentést szeretnénk készíteni, akár egyedi alkalmazást fejlesztenénk.
Mobil jóváhagyások: sürgős jóváhagyásokat akár egy vezetői megbeszélés közben, akár utazás közben is el lehet intézni. A rendszer mobilra optimalizált, így a folyamatok nem állnak le csak azért, mert valaki éppen nincs az irodában.
Amikor az automatizálás átveszi a rutinfeladatok 70-80%-át, végre arra lehet koncentrálni, amiért valójában felvették az embert: stratégiai beszállítói kapcsolatok kiépítésére, innovatív megoldások keresésére és a kockázatok kezelésére.
Az AI-ügynökök az igényektől függően különböző automatizáltsági szinteken működhetnek: manuális (a feladatokat AI-támogatással végezzük), támogatott (az AI átveszi a feladat egyes részeit, például az adatgyűjtést vagy elemzést), együttműködő (a rendszer kezeli a rutinfeladatokat, miközben a kivételekre koncentrálunk), vagy automatizált (az AI önállóan irányítja a folyamatokat, és csak ritkán van szükség beavatkozásra).
A személyes előny: már nem adminisztratív munkatársként, hanem valódi üzleti partnerként tekintenek ránk – ez kulcsfontosságú váltás az operatív végrehajtóból stratégiai vezetővé.
A rendszer folyamatosan figyeli a beszállítók pénzügyi stabilitását és teljesítménymutatóit, és azonnal jelez, ha probléma körvonalazódik a láthatáron. Az AI nem csupán a múltbeli adatokat elemzi, hanem prediktív modellekkel is előre jelzi a lehetséges kockázatokat.
A személyes előny: soha nem éri váratlanul az embert semmi. Amíg más cégek kapkodva keresnek új beszállítót, mert az övék csődbe ment, addig mi már hetekkel korábban elkezdtük keresni az alternatívákat. Ez a proaktivitás megbízható, előrelátó vezetőként építi a hírnevünket.
A fenntarthatósági jelentések már nem opcionálisak. A CSRD-szabályozás miatt minden beszállítót ESG-szempontból is auditálni kell. Az AI automatikusan gyűjti és elemzi a beszállítói fenntarthatósági adatokat, nyomon követi a Scope 3 kibocsátást, és azonnal jelzi a megfelelőségi problémákat.
A személyes előny: amíg mások még mindig táblázatokban próbálják összeszedni az adatokat, mi egyetlen kattintással teljes ESG-jelentést generálhatunk. Ez nemcsak időt takarít meg, hanem a fenntarthatóság szakértőjeként is pozicionál a vállalaton belül.
Ha valaki eddig eljutott az olvasásban, valószínűleg sok fájdalompontra ráismert. Az egyetlen kérdés, ami maradt: hogyan kezdjük el az átalakulást?
Dokumentáljuk a jelenlegi állapotot. Mennyi időt töltünk adminisztrációval? Mekkora a nem szabályozott (ún. „maverick") beszerzések aránya? Mennyi az átlagos szerződés-jóváhagyási idő?
Számszerűsítsük a veszteségeket. Ha semmi nem változik, mennyi pénzt veszít a vállalat havonta? Ez lesz a legerősebb érv a változás mellett.
Kezdjünk kicsiben. Nem kell egyszerre digitalizálni a teljes beszerzési folyamatot. Kezdjük egy kategóriával vagy egy folyamattal, mutassuk meg az eredményeket, majd terjesszük ki.
A kiskereskedelmi piac nem lesz könnyebb. Az infláció, a nemzetközi verseny és az ESG-követelmények csak szigorodni fognak. Azok a vállalatok, amelyek most fektetnek be modern beszerzési rendszerekbe, versenyelőnyre tesznek szert. Akik várnak, lemaradnak.
De talán még ennél is fontosabb, hogy azok a középvezetők, akik ma élen járnak ebben a digitális átalakulásban, holnap a felső vezetés tagjai lesznek. Ők azok, akik nem csupán túlélik a változást, hanem vezetik is azt.
Beszerzési szoftver értékelési ellenőrző lista - Részletes ellenőrző lista a szoftverértékeléshez, amely tartalmazza a következőket:
Töltse le a beszerzési szoftver értékelési listát itt.
1. Mennyi időt veszítenek átlagosan a kiskereskedelmi beszerzési vezetők a manuális adatkereséssel?
Átlagosan napi 2-3 órát töltenek táblázatok, e-mail-szálak és egymással nem összekapcsolt rendszerek átnézésével beszállítói vagy kiadási információk után kutatva. Az elveszett órákon túl egy emiatt rosszul kiválasztott beszállító akár 10-15%-os haszonkulcs-veszteséget is okozhat.
2. Miért tartanak ilyen sokáig a szerződés-jóváhagyások a kiskereskedelmi beszerzésben?
Mert a jóváhagyásnak jellemzően több osztályon – beszerzés, jog, pénzügy – kell keresztülmennie, gyakran e-mailen, anélkül, hogy bárkinek átlátása lenne arról, hol tart éppen a szerződés. Az automatizált munkafolyamatok a jellemző 30-45 napos ciklust nagyjából 7-10 napra tudják lerövidíteni.
3. Mi a különbség az árrésstop és az általános inflációs nyomás között a magyar kiskereskedelemben?
Az infláció széles körben érinti a bemeneti költségeket, és időben is változik – 2025-ben 4,4% körül alakult, azóta pedig enyhülő tendenciát mutat. Az árrésstop ezzel szemben egy célzott kormányzati intézkedés, amely a nagyobb kiskereskedők élelmiszer- és drogériatermékeinek mintegy 44 kategóriájára vonatkozó marzsokat korlátozza, és eddig ismételten meghosszabbított, ideiglenes intézkedés maradt, nem pedig állandó szabály.
4. Az AI valóban helyettesítheti a beszerzési vezető szakmai megítélését?
Nem teljesen. Az AI a rutinszerű, ismétlődő feladatokra – számlaegyeztetés, alacsony értékű beszerzések, adatkonszolidáció – a legalkalmasabb, ezért a platformok jellemzően a rutinmunka 70-80%-át automatizálják, míg a megítélést igénylő döntéseket (tárgyalás, beszállítói kapcsolatok, kockázati döntések) a vezetőre hagyják.
5. Mi lehet egy reális első lépés egy ilyen átalakulás felé?
Kezdjük a jelenlegi állapot dokumentálásával – az adminisztrációra fordított idő, a nem szabályozott beszerzések szintje, az átlagos jóváhagyási idő –, majd számszerűsítsük, mennyibe kerülnek ezek a hatékonysági hiányosságok havonta. Ha kiválasztunk egyetlen kategóriát vagy folyamatot pilot projektnek, azzal sokkal könnyebb lesz megalapozni a további befektetést.
.png)
.png)