.png)
Röviden: A beszerzés azoknak a tevékenységeknek az összessége, amelyekkel egy vállalat biztosítja a működéséhez szükséges termékeket és szolgáltatásokat. Ide tartozik az igények tisztázása, a beszállítók kiválasztása, a feltételek kialakítása és a teljesítés követése is. Célja, hogy a vállalat megfelelő minőségben, időben, vállalható költséggel és kezelhető kockázattal jusson hozzá ahhoz, amire szüksége van.
Egy vállalat ötven új munkatársat vesz fel. Mindannyiuknak laptop kell a munkakezdéshez. Elsőre ez ötven eszköz megvásárlását jelenti, de a sikeres beszerzéshez ennél több kérdést kell megválaszolni. Milyen munkát végeznek majd? Melyik gép felel meg az informatikai követelményeknek? Mikorra kell megérkeznie? Van már használható megállapodás valamelyik beszállítóval? Mi történik, ha egy eszköz meghibásodik?
A beszerzési csapat abban segít, hogy ezek a kérdések időben tisztázódjanak, és a választott megoldás a vállalat igényét szolgálja.
Az ár fontos része a döntésnek, de önmagában nem mondja meg, mennyire jó egy ajánlat. Egy olcsóbb laptopcsomag kedvezőtlenebb lehet, ha a gépek későn érkeznek, vagy a javítás idejére nincs helyettesítő eszköz.
A beszerzésnek több szempontot kell összehangolnia:
A környezeti hatások mellett a beszállítóknál biztosított munkakörülmények és az etikus üzleti működés is értékelési szempont lehet.
A szempontok súlya a beszerzés tárgyától függ. Egy alkatrész esetén, amelynek a hiánya leállíthatja a termelést, a rendelkezésre állás kerülhet előtérbe. Egy hosszú távra választott szolgáltatónál a szakértelem, az együttműködés és a későbbi váltás lehetősége is meghatározó lehet.
A beszerzési munka egy része még azelőtt történik, hogy bárki konkrét ajánlatot kérne. A csapat megismeri az igényeket, áttekinti a korábbi költéseket és a meglévő szerződéseket, valamint felméri a beszállítói lehetőségeket.
Ezután előkészíti a kiválasztást. Az igénylőkkel közösen meghatározza, mit kell tudnia a terméknek vagy szolgáltatásnak, milyen szempontok alapján hasonlíthatók össze az ajánlatok, és milyen feltételekkel vállalható a megállapodás.
A szerződéskötés után is marad feladata. Követni kell például, hogy a beszállító tartja-e a határidőket, megfelelő-e a minőség, és a vállalat valóban a megállapodott feltételekkel rendel-e. A tapasztalatok a következő beszerzési döntést is befolyásolják.
A nemzetközi szakirodalomban erre a tágabb feladatkörre használják a procurement kifejezést. A CIPS beszerzési meghatározása is összekapcsolja a beszállítók felkutatását, a tárgyalást, a szerződéskezelést és a beszállítói kapcsolatok fejlesztését.
A beszerzés összehangolja a folyamatban részt vevő területek munkáját, miközben mindegyik terület a saját szaktudásával járul hozzá a döntéshez.
A laptopoknál a leendő felhasználók vezetője tudja, milyen munkára és mikorra kellenek az eszközök. Az IT határozza meg a műszaki, biztonsági és üzemeltetési követelményeket. A beszerzés feltérképezi az elérhető ajánlatokat, egyezteti a kereskedelmi feltételeket, és segít az összehasonlításban. A pénzügy a költségkerethez, az elszámoláshoz és a fizetéshez kapcsolódó feladatokat látja el. A jogi terület akkor kapcsolódik be, amikor a szerződés tartalma ezt indokolja.
A konkrét munkamegosztás vállalatonként eltér. Kisebb szervezetben egy ember több feladatot is végezhet; nagyobb vállalatnál külön csapat foglalkozhat egy-egy beszerzési területtel. Mindkét esetben fontos, hogy világos legyen, ki adja meg a követelményeket, ki értékeli az ajánlatot, és ki hozza meg a döntést.
A beszerzés korai bevonása azért hasznos, mert ekkor még több megoldás közül lehet választani. Ha az igénylő már megígérte a megrendelést egy beszállítónak, az ár, a műszaki tartalom vagy a szerződés feltételei jóval nehezebben alakíthatók.
Egy beszerzés általában az igény tisztázásával indul. Ezt követi a megfelelő megoldás és beszállító kiválasztása, a feltételek rögzítése, a megrendelés, majd az átvétel vagy a szolgáltatás teljesítésének igazolása. A számla ellenőrzése és a fizetés már szorosan összekapcsolja a beszerzési és a pénzügyi munkát.
Nem minden igény járja végig ugyanazt az utat. Ha a laptopokra már van érvényes keretszerződés, abból a szükséges jóváhagyással rendelni lehet. Új, összetett szolgáltatásnál viszont előbb azt is meg kell vizsgálni, milyen megoldás lenne megfelelő.
A beszállító értékelése sem csak a folyamat végén történhet. Egy folyamatos szolgáltatásnál rendszeresen vissza kell térni arra, hogy teljesülnek-e az elvárások, és változott-e közben a vállalat igénye.
A jól működő beszerzés eredménye a napi munkában is észrevehető. Az igénylő tudja, milyen adatokat kell megadnia, látja a kérés állapotát, és érti a következő lépést. Az ajánlatok összehasonlíthatók, a döntés indoka visszakereshető, a beszállító pedig egyértelmű elvárásokat kap.
A teljesítmény megítéléséhez több mutatóra van szükség. A kialkudott ár mellett számít a beszerzés átfutása, a szállítás pontossága, a minőségi kifogások és a szerződéses feltételektől való eltérések alakulása is.
Visszatérő figyelmeztető jel lehet, ha ugyanazokat az adatokat több körben kell bekérni, rendszeresen utólag készül a megrendelés, vagy a kollégák nem tudják, ki intézi a következő lépést. Ilyenkor a feladatok és az információátadások rendjét is érdemes átnézni.
A beszerzés stratégiai szerepe ezekből a döntésekből épül fel: befolyásolja, milyen költséggel, milyen partnerekkel és mennyire kiszámíthatóan működik a vállalat. A szerepkör változásáról részletesebben szól a beszerzés elmúlt harminc évét bemutató cikkünk.
Minden vállalatnak szüksége van külön beszerzési osztályra?
A beszerzési feladatokat minden vállalatnak el kell látnia, de nem feltétlenül önálló osztállyal. A szervezeti megoldást a költések nagysága és összetettsége, a kockázatok, valamint a szükséges szakértelem alapján célszerű kialakítani.
Ki határozza meg, hogy mire van szüksége a vállalatnak?
Az üzleti igényt jellemzően a felhasználó terület határozza meg. A beszerzés segít pontosítani a követelményeket, bemutatni a piaci lehetőségeket és mérlegelni a költségeket. A döntéshez szükséges szakmai és pénzügyi jóváhagyásokat az adott vállalat szabályai rendezik.
Mindig a legolcsóbb ajánlatot kell választani?
A választásnak a meghatározott követelményeket és értékelési szempontokat kell követnie. A vételár mellett a teljes használati költség, a minőség, a határidő és a kockázat is számíthat.
A beszerzés akkor tud érdemben segíteni, ha már az igény pontosításában részt vesz. A Fluenta One-ban az igénylő egy közös felületen indítja a kérését, a beszerzés, a jog, a pénzügy és az IT pedig ugyanahhoz az igényhez kapcsolódva dolgozhat rajta. Már ekkor kiderülhet, van-e használható keretszerződés; annak felhasználásáról a beszerzés dönt.
Ha például több osztály laptopot igényel, a beszerzés együtt látja a kéréseket és azok összértékét, így összehangolhatja a vásárlásokat. Az egységes igénykezelés bemutatója ezt a közös munkát és a jóváhagyásig vezető utat mutatja be.
.png)
.png)
.png)
