.png)
Amikor vállalati tevékenységekről beszélünk, hajlamosak vagyunk a folyamatokra pontszerűen tekinteni - a tevékenységek különbözőek és egymástól könnyen elhatárolhatóak, látszólag semmi közük sincsen egymáshoz.
De ez valóban így lenne?
Vegyük például a tenderezést, az aukciót és a szerződéskötést, melyek a beszerzés legalapvetőbb és látszólag jól elkülöníthető egységei.
Van egy tenderező rendszer, egy aukciós platform, és egy szerződéskezelő szoftver, melyek külön-külön remekül működnek. Az üzleti életben azonban ezek kölcsönösen függnek egymástól.
Hogyan hozhatna létre szerződést tender információk nélkül? Vagy hogyan biztosíthatná a költséghatékonyságot, ha nem kapcsolja össze az aukció eredményével?
Az információ pontok közötti, folyamatos áramlása elengedhetetlen a vállalati folyamatok zökkenőmentes működése érdekében. Ha a folyamatokra pontszerűen tekintünk, akkor pontosan ennek az akadálytalan áramlásnak a fontosságát hagyjuk figyelmen kívül - ezzel olykor észrevétlen rejtett költségeket okozva a vállalatnak és plusz munkát a beszerzési csapatnak.
A beszerzési osztályok gyakran egyedi szoftvereket használnak a látszólag különálló munkafolyamatokra – egy eszköz a szerződéskezelésre, egy másik az ajánlatkérésre, egy harmadik pedig a szállítóértékelésre. Nem beszélve arról az akár több száz emailváltásról, ami az igény felmerülésétől a megrendelésig végbemegy. Ezek az elszigetelt rendszerek nem kommunikálnak egymással, így az adatok elszigetelten léteznek, és a beszerzési folyamatok továbbra is széttagoltak maradnak.
A pontmegoldások bevezetése után a csapatok gyakran azon kapják magukat, hogy bár bevezettek egy újabb eszközt, a munka nem lett számottevően gyorsabb, hiszen csak egy részfeladat lett hatékonyabb, nem az egész folyamat. A valódi probléma a manuális, összehangolatlan munkafolyamatokban rejlik, ami időpazarláshoz, információvesztéshez és adatbeviteli hibákhoz vezethet.
A manuális, adminisztratív munkafolyamatok plusz munkát jelentenek a beszerzési csapatok számára, alacsony hozzáadott értékkel. Egy beszerzési szakember napjának jelentős részét - akár egyharmadát is - töltheti azzal, hogy munkájához szükséges információkat keres a különböző rendszerek, e-mailek és dokumentumok tengerében. Az adatok másolása, a státuszok kézi frissítése és a jóváhagyások követése mind olyan tevékenységek, amelyek elvonják az időt a stratégiailag fontos feladatoktól. Ez nemcsak csökkenti a hatékonyságot, de hosszútávon a munkavállalók kiégéséhez is vezethet.
A manuálisan végzett folyamatok során az információvesztés szinte elkerülhetetlen. Amikor az adatokat e-mailekben, különböző Excel táblákban és személyes mappákban szétszóródva tárolják, senki sem látja át igazán a teljes képet. A vállalati tudás így leginkább személyekhez kötődik, mintsem a szervezethez, ami jelentős kockázatot jelent. Egy szállítóval kapcsolatos korábbi probléma, egy szerződésbe foglalt kitétel vagy egy fontos megállapodás részlete könnyen eltűnhet a rendszerek és dokumentumok útvesztőjében. Az információ hiánya pedig rosszul megalapozott stratégiai döntésekhez vezethet.
A manuális adatbevitel és -kezelés szinte garantáltan hibákhoz vezet. Például, amikor egy munkatárs ugyanazt az információt többször, különböző rendszerekbe vagy táblákba viszi be, elkerülhetetlenek az elgépelések, az eltérő formátumok vagy az elavult adatok. Egy rosszul beírt ár, egy elmaradt jóváhagyási lépés vagy egy figyelmen kívül hagyott határidő komoly következményekkel járhat - például pénzügyi veszteségek vagy a szállítói kapcsolatok romlása. A manuális folyamatok következetlenséget is eredményeznek - automatizált, egységes munkafolyamatok helyett különböző munkatársak másképp kezelik ugyanazt a helyzetet vagy információt. Ez nemcsak hatékonysági, hanem compliance problémákat is okozhat a vállalat számára.
A beszerzés nem különálló tevékenységek halmaza, hanem egy folyamat, amely különböző hierarchikusan összekapcsolódó al- és mikrofolyamatokból épül fel.
Nézzünk meg egy példát a beszerzésből a folyamatszemlélet alapján:
A beszerzési folyamat több összekapcsolódó alfolyamatból áll. Ez legtöbbször a szállítók felkutatásával és azok minősítésével kezdődik. Majd a tender előkészítésével és lebonyolításával folytatódik, ahova a minősítésen megfelelő szállítók meghívást kapnak. Az ajánlatok benyújtása és kiértékelés után akár aukció következhet a legoptimálisabb ár elérése érdekében, melyet kihirdetés, majd szerződéskötés és később a beszállítói kapcsolatok kezelése követ.
Az említett alfolyamatok tovább bonthatók mikro folyamatokra.
Például, a szállítói minősítés magába foglalja az ESG értékelést és kockázatkezelést, míg az eredmények kiértékelése tartalmazza a TCO számításokat.
Ezek a mikro folyamatok pici moduláris komponensekből épülnek fel, mint például az AI ügynökök, API-hívások vagy űrlap kitöltések, amelyek LEGO kockák módjára zökkenőmentesen kapcsolódnak egymáshoz.
Gyorsabb döntéshozatal és csökkentett költségek: A folyamatszemlélet megszünteti a rejtett manuális feladatokat és az információkeresésre fordított időt. Amikor a beszerzési adatok egy helyen, egységesen elérhetők, a vezetői döntések gyorsabbak és megalapozottabbak lesznek, miközben a manuális munkafolyamatokra fordított költségek akár 30-40%-kal is csökkenhetnek.
Magasabb elérhető ROI: Az izolált rendszerek helyett a folyamatszemlélet biztosítja, hogy a szervezet valóban kihasználja a beruházásait. A duplikált adatbevitel és az adatsilók megszűnésével a beszerzés, a pénzügy és a jog valós időben látja ugyanazt az információt, így az eszközök befektetési megtérülése jelentősen javul.
ROI kalkulátorunk segítségével gyorsan kiszámolhatja, hogy mekkora megtérülést jelenthet egy beszerzés-automatizációs befektetés a vállalata számára.
Operatív kockázatok csökkentése: A széttagolt munkafolyamatok compliance és szerződéses kockázatokat hordoznak. A folyamatszemléletű működés egyértelmű felelősségi köröket teremt, teljes audit trail-t biztosít, és minimalizálja az emberi hibából fakadó pénzügyi vagy jogi következményeket.
Versenyképességi előny: A rugalmas, moduláris folyamatok lehetővé teszik, hogy gyorsan alkalmazkodjon a változó piaci igényekhez, kompromisszumok nélkül. Vállalatához igazodó folyamatokat alakíthat ki, amelyek versenyelőnyt biztosítanak a merev, sablonalapú megoldásokkal szemben.
Növekedés támogatása alacsonyabb költségekkel: A skálázhatóságnak köszönhetően a vállalat növekedésével a rendszer alacsony költségnövekedéssel bővíthető. Ami működik a beszerzésnél, átültethető az értékesítésbe vagy a pénzügybe is – tízszer több felhasználó nem jelent tízszeres költséget.
Kiterjesztett értéklánc-hatékonyság: A folyamatszemlélet lehetővé teszi a beszállítók és partnerek integrációját, közös optimalizálást és együttműködő értékláncokat létrehozva. Ez nem csak belső hatékonyságnövelést jelent – a folyamat túlnyúlik a vállalat határain, így az egész ellátási lánc versenyképesebbé válik.
A megfelelő folyamatautomatizáló szoftver kiválasztása kulcsfontosságú.
Keressen olyan AI-alapú, skálázható platformot, amely támogatja a folyamatszemléletet. Legyen nagymértékben testreszabható, összetett hozzáféréssel és erős biztonsági funkciókkal. Bizonyosodjon meg arról, hogy a platform támogatja az adatautonómiát és olyan ökoszisztémát működtet, amely magába foglalja a partnereit is.
A szoftver kiválasztásakor kövesse az csekklistánkat az alábbi linken.
A Fluenta One egy folyamatorientált beszerzési platform, amelyet kifejezetten azért fejlesztettünk, hogy lehetővé tegye a hagyományos pontmegoldásoktól való elszakadást. A platform nem szeparált modulokat kínál, hanem végpontok közötti folyamatokban gondolkodik, ahol minden funkció zökkenőmentesen kapcsolódik egymáshoz. Így valódi átláthatóságot, automatizálást és skálázhatóságot biztosít a beszerzési műveletek minden szintjén.
A rendszer kulcsfontosságú képességei:
Fedezze fel, hogyan küszöböli ki a Fluenta folyamatorientált platformja a rejtett költségeket és alakítja át a beszerzési hatékonyságot folyamatszemléletben.
.png)
.png)
.png)
.png)