.png)
Röviden: Az értékhatár alatti beszerzések gyakoriak, és könnyű rutinnak tekinteni őket, pedig rejtett kockázatot hordoznak: az auditálhatóság hiányát. 2021 óta nincs jogszabály a három árajánlatról; a kötelezettség ma az intézmények saját, Ávr. szerinti belső szabályzatából ered, ami ugyanolyan kötelező érvényű és ugyanúgy ellenőrzés tárgya. A tipikus e-mail–Excel folyamat postafiókokban szórja szét a döntést, így a jó választás sem bizonyítható utólag – a Fluenta One Smart RFx funkciója, az anonim elbírálás és a megmásíthatatlan nyomvonal strukturált, végigkövethető és gyorsabb folyamattá teszi a kis beszerzéseket.
A felsőoktatás beszerzései kapcsán a beszélgetés szinte mindig a közbeszerzésekről szól, a nagy, szabályozott, sok szereplős eljárásokról. A napi működést azonban a rengeteg kis értékű, értékhatár alatti beszerzés teszi ki: egy szoftverlicenc, egy szolgáltatás, néhány eszköz. Éppen mert kicsik és gyakoriak, könnyű őket rutinnak tekinteni. Pedig ezek hordozzák az egyik legalattomosabb kockázatot: az auditálhatóság hiányát.
Érdemes tisztázni egy gyakori félreértést. A közbeszerzési értékhatár alatti beszerzéseknél 2021 óta nincs jogszabály, amely kötelezően előírná három árajánlat bekérését. A kötelezettség ma máshonnan ered: az államháztartási végrehajtási rendelet (Ávr.) szerint a költségvetési szerv vezetője belső szabályzatban rendezi a beszerzések eljárásrendjét, és a gyakorlatban az intézmények többsége éppen a három árajánlat bekérését írja elő ebben a szabályzatban, a verseny és az átláthatóság biztosítása érdekében.
A szabály tehát nem külső kényszer, hanem az intézmény saját, önként vállalt fegyelme. Ettől viszont ugyanolyan kötelező érvényű, és ugyanúgy ellenőrzés tárgya lehet egy audit során.
Érdemes végigkövetni, hogyan zajlik egy ilyen beszerzés a legtöbb intézményben. Az igénylő kolléga e-mailben kér árajánlatot három szállítótól. Az ajánlatok külön-külön érkeznek vissza, különböző formában és időpontban. Valaki bemásolja őket egy Excel-táblába, összehasonlítja, e-mailben körbeküldi a döntéshozóknak, akik szintén e-mailben reagálnak. A nyertes ajánlat kiválasztása végül tucatnyi üzenetben, több ember postafiókjában szétszórva dokumentálódik, ha egyáltalán dokumentálódik.
Ez a folyamat egyszerre több ponton is sérülékeny. Az árajánlatok bekérése és kiértékelése lassú és manuális. A jóváhagyási lánc átláthatatlan: utólag nehéz rekonstruálni, ki, mikor és mi alapján döntött. Az emberi hiba esélye magas — egy elgépelt szám, egy kimaradt ajánlat, egy rossz mappába került fájl. Mindez éppen azt ássa alá, ami közpénzből gazdálkodó intézménynél a legfontosabb: a visszakövethetőséget.
A felsőoktatási intézmények működését egyre erősebb integritási és ellenőrzési elvárások keretezik. Egy audit során nem elég, hogy a döntés jó volt — bizonyítani is kell tudni, hogy szabályosan, elfogulatlanul és dokumentáltan született. Egy szétszórt e-mail-láncból ezt utólag összerakni fárasztó, néha lehetetlen. A hiányzó vagy rekonstruálhatatlan dokumentáció önmagában is elmarasztaláshoz vezethet, függetlenül attól, hogy a beszerzés tartalmilag rendben volt-e.
A kockázat tehát nem magában az, hogy az intézmény rosszul dönt, hanem hogy jó döntését sem tudja bizonyítani.
A Fluenta One a kis értékű beszerzéseket ugyanolyan strukturált, végigkövethető folyamattá teszi, mint a nagyokat — anélkül, hogy nehézkessé válna. A platform Smart RFx funkciója sablonalapú árajánlatkérést tesz lehetővé: a szállítók egy dedikált beszállítói portálon, egységes formában adják be ajánlataikat, így nincs többé kézzel összefésült Excel-tábla.
Az összehasonlítás automatizált és testre szabható szempontrendszer szerint történik. A rendszer támogatja az anonim elbírálást (blind evaluation) is, amely kiveszi a szubjektivitást és az összeférhetetlenség gyanúját a döntésből: a bírálók a szállító kilétének ismerete nélkül értékelnek.
A legfontosabb azonban a nyomvonal. Minden lépés — az árajánlatkérés, a beérkezett ajánlatok, a jóváhagyói megjegyzések, a döntés indokolása — egyetlen folyamathoz kötve, automatikusan és megmásíthatatlanul rögzül. A kommunikáció sem szóródik szét e-mailekben: a kérdések, hiánypótlások és csatolmányok mind az adott beszerzéshez kapcsolódnak. Egy ellenőrzés során nem kell a döntést utólag, postafiókokból összerakni, mert a teljes döntési lánc évek múltán is egy helyen, hiánytalanul rekonstruálható.
Könnyű azt gondolni, hogy az auditálhatóság csak a nagy, kockázatos beszerzéseknél számít. A valóságban azonban a kis értékű beszerzések tömege adja ki a napi működést, és éppen ezek maradnak a legkevésbé dokumentáltak. Egy közfinanszírozott intézménynél, ahol minden forint elköltése elszámoltatható, a kis beszerzések átláthatósága nem részletkérdés, hanem az intézményi integritás mindennapi próbája.
Ez ugyanakkor az a terület, ahol a legkisebb ráfordítással a leggyorsabban javítható a helyzet, és ahol a rend nem lassítja, hanem felgyorsítja a mindennapi munkát.
Ha többet szeretne megtudni arról, hogyan támogatja a Fluenta One a felsőoktatási intézmények beszerzését, ismerje meg a felsőoktatási megoldásainkat. Ha pedig szeretné auditálhatóvá és gyorsabbá tenni a kis értékű beszerzéseit, foglaljon egy kötetlen beszélgetést szakértőnkkel.
Források:
.png)
.png)
.png)
