Napjainkban a beszerzési osztályok szinte mindenhol ugyanazokkal a kihívásokkal szembesülnek – legyen szó gyógyszeriparról, mezőgazdaságról vagy a bankszektorról. Habár az egyes iparágak specifikus igényei eltérőek lehetnek, a beszerzési folyamatok mögött meghúzódó strukturális problémák meglepően hasonlóak.
Legutóbbi kutatásunk alkalmával különböző iparágak beszerzési szakembereivel készítettünk interjút, mely során azonosítottuk azt a hét legfőbb fájdalompontot, amivel a beszerzési osztályok nap mint nap találkoznak. Ezek a problémák csökkentik a hatékony működést és megakadályozzák a beszerzési csapatokat abban, hogy a stratégiailag fontos, értékteremtő funkciókra koncentráljanak.
Ebben a cikkünkben megvizsgáljuk ezeket a kihívásokat, és rávilágítunk arra, hogy a vállalatok számára miért kritikus fontosságú ezek megoldása.
A beszerzési szakemberek munkaidejük akár 30%-át töltik alacsony értékű adminisztratív feladatokkal - mint az adatbevitel, dokumentumok egyeztetése és jóváhagyások nyomon követése - a stratégiailag fontos, értékteremtő folyamatok helyett. A manuális adatrögzítés időigényes, pontatlansághoz és az információ duplikálásához vezethet.
A gyenge adatminőség következtében a beszerzési csapatok döntéseiket rossz feltételezésekre építhetik és akár elszalaszthatják a stratégiai beszerzési lehetőségeket.
A manuálisan kezelt folyamatok nem skálázhatóak – a vállalat növekedésével a beszerzés egyre inkább egy szűk keresztmetszetté válik. A beszerzés hatékony működése érdekében elengedhetetlen a repetitív folyamatok automatizálása és a beszerzési csapatok kapacitásának felszabadítása, hogy a valóban értékteremtő tevékenységekre fókuszálhassanak.
A rendelkezésre álló információk átláthatóságának hiánya akadályozza a stratégiai döntéshozatalt. A csapatok idejük nagy részét „operatív tűzoltással” töltik a valódi stratégiai munka helyett. A szervezetek 72%-ának nincs valós idejű rálátása beszerzési műveleteikre és beszállítói metrikáikra.
A szétszórt adatok miatt a csapatok nem látják előre a felmerülő problémákat, így mindig csak a következményekkel szembesülnek. Emiatt, a beszerzési funkció a proaktív értékteremtés helyett folyamatosan reaktív módban működik.
Ez nemcsak frusztráló a szakemberek számára, hanem költséges is – ugyanis elszalasztott megtakarítási lehetőségekhez, késedelmes projektekhez és kiégett munkatársakhoz vezethet.
A beszerzési csapatok valódi hozzáadott értéke akkor maximális, amikor a stratégiai beszerzési döntésekre, szoros beszállítói kapcsolatok építésére, és a proaktívan kockázatkezelésre koncentrálhatnak.
A nem megfelelő beszállítókezelés veszélyei közé tartozik a harmadik féltől származó kockázatok (partnerkockázatok) átláthatatlansága, a pontatlan kockázatértékelés, valamint a rejtett költségek és a beszállítói függőség jelensége.
Egyetlen kritikus beszállító elakadása láncreakciót indíthat el: termelési leállás, bevételkiesés, márka-reputáció sérülése. Az beszállítói adatok gyenge minőségéből, késedelmes szállításokból vagy megfelelési problémákból származó rejtett költségek évente jelentős veszteségeket okozhatnak a vállalatok számára.
Az erős beszállítói függőség ellehetetleníti a rugalmas alkupozíciót és a piaci lehetőségek kihasználását. Egy átfogó kockázatkezelési rendszer nélkül a vállalatok vakon navigálnak egy egyre kiszámíthatatlanabb üzleti környezetben. A modern és hatékony beszerzés alapfeltétele a valós idejű kockázatértékelés, a folyamatos teljesítménymonitoring és az automatizált riasztások, amik a problémákat már a bekövetkezésük előtt segítenek azonosítani.
Az elavult technológiából fakadó problémák közé tartozik a zökkenőmentes integráció hiánya, a régi rendszerek integrációs kudarcai és a különálló rendszerek összekapcsolásának nehézségei. Egy átlagos vállalat 3-4 különböző rendszert használ beszerzéssel kapcsolatos tevékenységekre. A gyenge rendszerintegráció dupla vagy többszörös adatbevitelhez, egyeztetési problémákhoz és korlátozott átláthatósághoz vezet.
Ez nagymértékben akadályozza, hogy a beszerzési csapat valós időben lássa a készleteket, a kiadásokat vagy a szerződési státuszokat, így hátráltatva a proaktív értékteremtést.
A beszerzési rendszerek közötti integrációs kihívások erősítik a vállalaton belüli adatsilók kialakulását és így csökkentik a hatékonyságot.
A mai modern üzleti környezetben a beszerzés akadálymentes működéséhez elengedhetetlen a valós idejű adatáramlás és a teljes átláthatóság biztosítása.
A vállalaton belüli szervezetek gyakran szembesülnek az olyan problémákkal, mint a lassú belső jóváhagyási körök, a digitális eszközökkel szembeni ellenállás vagy a változástól való félelem.
Egy átlagos szervezetnél az igény beérkezésétől a rendelésig tartó ciklus 9,2 napot vesz igénybe. Amikor egy egyszerű beszerzési kérelem akár hetekig várakozik a jóváhagyásra, az nem csak a projektek eltolódását, vagy a beszállítói kapcsolatok romlását, hanem versenyhátrányt és időköltséget is jelent a vállalat számára. Továbbá, a komplex jóváhagyási munkafolyamatok és hosszú átfutási idők frusztrálják mind a vevőket, mind a beszállítókat.
A beszerzési csapatok által alkalmazott sokféle különböző digitális eszköz és rendszer egyidejű használata, valamint folyamatos összehangolása pedig hátráltathatja a csapatokat, így lassítva a digitális adaptációt.
A sikeres digitális transzformáció kulcsa egy olyan intuitív platform, amelyet az emberek valóban használni akarnak – nem pedig még egy kötelező eszköz, amit ki kell pipálni. A felhasználóbarát interfész, az automatizált workflow-k és a gyors jóváhagyási mechanizmusok drasztikusan javíthatják a folyamatok sebességét és így a beszerzés működését.
Ma a vállalatoknak számos és egyre komplexebb szabályozási környezetnek kell megfelelniük. A megfelelés elmulasztása pedig komoly kockázatot jelent a cégek számára (üzleti lehetőségek elvesztése, magas bírságok stb.).
Az ESG-követelmények már nem csak opcionális elemek, hanem az üzleti partnerek, a befektetők és az ügyfelek alapvető elvárásai. A szabályozási környezet folyamatosan szigorodik, és a bírságok összege drámaian nőtt az elmúlt években. Egy adatvédelmi szabálysértésből fakadó bírság akár a forgalom 4%-áig is terjedhet.
A modern vállalatoknak olyan rendszerekre van szükségük, amelyek automatikusan nyomon követik a szabályozói előírásoknak való megfelelést és bármikor képesek auditkész dokumentációt előállítani, teljes digitális nyomon követési lánccal.
Az elmúlt évek globális eseményei rávilágítottak az ellátási láncok sebezhetőségére. Egy távoli beszállító problémája heteken belül megállíthatja a termelést Európában. A geopolitikai feszültségek, klímaváltozás és egyéb globális kockázatok egyre gyakrabban jelentenek valós fenyegetést a vállalatok számára.
Azok a vállalatok, amelyek nem látják előre ezeket a zavarokat, folyamatosan válságkezelési módban működnek – ami egy drága és kimerítő állapot. A valós idejű láthatóság és prediktív elemzés ma már nem luxus, hanem létszükséglet a modern ellátási láncok számára.
A hét fájdalompont közös nevezője, hogy mindegyik az átláthatóság hiányából, a manuálisan végzett folyamatokból és a széttagolt rendszerekből fakad. A jó hír, hogy ezek a problémák megoldhatók a megfelelő technológia alkalmazásával.
A Fluenta One platform átfogó megoldást kínál ezekre a kihívásokra:
Fedezze fel, hogyan alakíthatja át a Fluenta One a vállalkozása folyamatait. Mutassa meg nekünk a kihívásait, mi pedig megmutatjuk, hogyan válhatnak azok automatizált, hatékony folyamatokká – akár heteken belül.
.png)
.png)
.png)
.png)
.png)