Napjainkban a beszerzési osztályok szinte mindenhol ugyanazokkal a kihívásokkal szembesülnek – legyen szó gyógyszeriparról, mezőgazdaságról vagy a bankszektorról. Habár az egyes iparágak specifikus igényei eltérőek lehetnek, a beszerzési folyamatok mögött meghúzódó strukturális problémák meglepően hasonlóak.
Legutóbbi kutatásunk alkalmával különböző iparágak beszerzési szakembereivel készítettünk interjút, mely során azonosítottuk azt a hét legfőbb fájdalompontot, amivel a beszerzési osztályok nap mint nap találkoznak. Ezek a problémák csökkentik a hatékony működést és megakadályozzák a beszerzési csapatokat abban, hogy a stratégiailag fontos, értékteremtő funkciókra koncentráljanak.
Ebben a cikkünkben megvizsgáljuk ezeket a kihívásokat, és rávilágítunk arra, hogy a vállalatok számára miért kritikus fontosságú ezek megoldása.
A beszerzési szakemberek munkaidejük akár 30%-át töltik alacsony értékű adminisztratív feladatokkal - mint az adatbevitel, dokumentumok egyeztetése és jóváhagyások nyomon követése - a stratégiailag fontos, értékteremtő folyamatok helyett. A manuális adatrögzítés időigényes, pontatlansághoz és az információ duplikálásához vezethet.
A gyenge adatminőség következtében a beszerzési csapatok döntéseiket rossz feltételezésekre építhetik és akár elszalaszthatják a stratégiai beszerzési lehetőségeket.
A manuálisan kezelt folyamatok nem skálázhatóak – a vállalat növekedésével a beszerzés egyre inkább egy szűk keresztmetszetté válik. A beszerzés hatékony működése érdekében elengedhetetlen a repetitív folyamatok automatizálása és a beszerzési csapatok kapacitásának felszabadítása, hogy a valóban értékteremtő tevékenységekre fókuszálhassanak.
A rendelkezésre álló információk átláthatóságának hiánya akadályozza a stratégiai döntéshozatalt. A csapatok idejük nagy részét „operatív tűzoltással” töltik a valódi stratégiai munka helyett. A szervezetek 72%-ának nincs valós idejű rálátása beszerzési műveleteikre és beszállítói metrikáikra.
A szétszórt adatok miatt a csapatok nem látják előre a felmerülő problémákat, így mindig csak a következményekkel szembesülnek. Emiatt, a beszerzési funkció a proaktív értékteremtés helyett folyamatosan reaktív módban működik.
Ez nemcsak frusztráló a szakemberek számára, hanem költséges is – ugyanis elszalasztott megtakarítási lehetőségekhez, késedelmes projektekhez és kiégett munkatársakhoz vezethet.
A beszerzési csapatok valódi hozzáadott értéke akkor maximális, amikor a stratégiai beszerzési döntésekre, szoros beszállítói kapcsolatok építésére, és a proaktívan kockázatkezelésre koncentrálhatnak.
A nem megfelelő beszállítókezelés veszélyei közé tartozik a harmadik féltől származó kockázatok (partnerkockázatok) átláthatatlansága, a pontatlan kockázatértékelés, valamint a rejtett költségek és a beszállítói függőség jelensége.
Egyetlen kritikus beszállító elakadása láncreakciót indíthat el: termelési leállás, bevételkiesés, márka-reputáció sérülése. Az beszállítói adatok gyenge minőségéből, késedelmes szállításokból vagy megfelelési problémákból származó rejtett költségek évente jelentős veszteségeket okozhatnak a vállalatok számára.
Az erős beszállítói függőség ellehetetleníti a rugalmas alkupozíciót és a piaci lehetőségek kihasználását. Egy átfogó kockázatkezelési rendszer nélkül a vállalatok vakon navigálnak egy egyre kiszámíthatatlanabb üzleti környezetben. A modern és hatékony beszerzés alapfeltétele a valós idejű kockázatértékelés, a folyamatos teljesítménymonitoring és az automatizált riasztások, amik a problémákat már a bekövetkezésük előtt segítenek azonosítani.
Az elavult technológiából fakadó problémák közé tartozik a zökkenőmentes integráció hiánya, a régi rendszerek integrációs kudarcai és a különálló rendszerek összekapcsolásának nehézségei. Egy átlagos vállalat 3-4 különböző rendszert használ beszerzéssel kapcsolatos tevékenységekre. A gyenge rendszerintegráció dupla vagy többszörös adatbevitelhez, egyeztetési problémákhoz és korlátozott átláthatósághoz vezet.
Ez nagymértékben akadályozza, hogy a beszerzési csapat valós időben lássa a készleteket, a kiadásokat vagy a szerződési státuszokat, így hátráltatva a proaktív értékteremtést.
A beszerzési rendszerek közötti integrációs kihívások erősítik a vállalaton belüli adatsilók kialakulását és így csökkentik a hatékonyságot.
A mai modern üzleti környezetben a beszerzés akadálymentes működéséhez elengedhetetlen a valós idejű adatáramlás és a teljes átláthatóság biztosítása.
A vállalaton belüli szervezetek gyakran szembesülnek az olyan problémákkal, mint a lassú belső jóváhagyási körök, a digitális eszközökkel szembeni ellenállás vagy a változástól való félelem.
Egy átlagos szervezetnél az igény beérkezésétől a rendelésig tartó ciklus 9,2 napot vesz igénybe. Amikor egy egyszerű beszerzési kérelem akár hetekig várakozik a jóváhagyásra, az nem csak a projektek eltolódását, vagy a beszállítói kapcsolatok romlását, hanem versenyhátrányt és időköltséget is jelent a vállalat számára. Továbbá, a komplex jóváhagyási munkafolyamatok és hosszú átfutási idők frusztrálják mind a vevőket, mind a beszállítókat.
A beszerzési csapatok által alkalmazott sokféle különböző digitális eszköz és rendszer egyidejű használata, valamint folyamatos összehangolása pedig hátráltathatja a csapatokat, így lassítva a digitális adaptációt.
A sikeres digitális transzformáció kulcsa egy olyan intuitív platform, amelyet az emberek valóban használni akarnak – nem pedig még egy kötelező eszköz, amit ki kell pipálni. A felhasználóbarát interfész, az automatizált workflow-k és a gyors jóváhagyási mechanizmusok drasztikusan javíthatják a folyamatok sebességét és így a beszerzés működését.
Ma a vállalatoknak számos és egyre komplexebb szabályozási környezetnek kell megfelelniük. A megfelelés elmulasztása pedig komoly kockázatot jelent a cégek számára (üzleti lehetőségek elvesztése, magas bírságok stb.).
Az ESG-követelmények már nem csak opcionális elemek, hanem az üzleti partnerek, a befektetők és az ügyfelek alapvető elvárásai. A szabályozási környezet folyamatosan szigorodik, és a bírságok összege drámaian nőtt az elmúlt években. Egy adatvédelmi szabálysértésből fakadó bírság akár a forgalom 4%-áig is terjedhet.
A modern vállalatoknak olyan rendszerekre van szükségük, amelyek automatikusan nyomon követik a szabályozói előírásoknak való megfelelést és bármikor képesek audit-kész dokumentációt előállítani, teljes digitális nyomon követési lánccal.
Az elmúlt évek globális eseményei rávilágítottak az ellátási láncok sebezhetőségére. Egy távoli beszállító problémája heteken belül megállíthatja a termelést Európában. A geopolitikai feszültségek, klímaváltozás és egyéb globális kockázatok egyre gyakrabban jelentenek valós fenyegetést a vállalatok számára.
Azok a vállalatok, amelyek nem látják előre ezeket a zavarokat, folyamatosan válságkezelési módban működnek – ami egy drága és kimerítő állapot. A valós idejű láthatóság és prediktív elemzés ma már nem luxus, hanem létszükséglet a modern ellátási láncok számára.
A hét fájdalompont közös nevezője, hogy mindegyik az átláthatóság hiányából, a manuálisan végzett folyamatokból és a széttagolt rendszerekből fakad. A jó hír, hogy ezek a problémák megoldhatók a megfelelő technológia alkalmazásával.
A Fluenta One platform átfogó megoldást kínál ezekre a kihívásokra:
Fedezze fel, hogyan alakíthatja át a Fluenta One a vállalkozása folyamatait. Mutassa meg nekünk a kihívásait, mi pedig megmutatjuk, hogyan válhatnak azok automatizált, hatékony folyamatokká – akár heteken belül.
.png)
.png)
