Beszerzési szoftverek a biztosítási szektorban: Gyakorlati útmutató operációs szakemberek számára

Ha Ön biztosítótársaságnál dolgozik és nemrég arról értesült, hogy új beszerzési szoftvert vezetnek be, valószínűleg kérdések és esetleg aggodalmak merültek fel Önben. Hogyan fogja ez befolyásolni a mindennapi munkáját? Mit kell majd megtanulnia? Egyszerűbbé vagy bonyolultabbá teszi a feladatait?

Ez az útmutató segít megérteni, mire számíthat egy modern vállalati beszerzési rendszertől (mint például az SAP Ariba, Coupa vagy Oracle Procurement Cloud). Végfelhasználói szemszögből mutatjuk be a legfontosabb funkciókat, előnyöket és tippeket, amelyek segítenek a rendszer hatékony használatában és a mindennapos kihívások leküzdésében.

💡 Tipp: A cikk végén letölthető részletes értékelési ellenőrző lista segít a szisztematikus szoftver-kiválasztásban.

Mit jelent Önnek az új beszerzési szoftver?

A leggyakoribb feladatok, amelyekben a rendszer segíteni fog:

• Beszerzési igénylések létrehozása és nyomon követése: Egyszerűsített folyamat a termékek és szolgáltatások igényléséhez, valamint a jóváhagyási állapot valós idejű követése.
• Katalógusból történő rendelés: Egyszerű keresés az előre jóváhagyott termékek és szolgáltatások között, garantált árakkal és feltételekkel.
• Számlaellenőrzés és jóváhagyás: Számlák digitális ellenőrzése és jóváhagyása, amely megszünteti a papíralapú folyamatokat.
• Beszállítói információk elérése: Gyors hozzáférés a szerződött beszállítók elérhetőségeihez, szerződéses feltételeihez és teljesítményadataihoz.
• Költségek nyomon követése: Részletes áttekintés a saját területéhez vagy projektjeihez kapcsolódó költésekről.

Várható előnyök az Ön számára:

• Kevesebb adminisztratív idő: A manuális, papíralapú folyamatok automatizálása jelentősen csökkentheti az adminisztrációra fordított időt.
• Gyorsabb jóváhagyási folyamatok: Az automatizált jóváhagyási folyamatok felgyorsítják a beszerzéseket, így hamarabb hozzájuthat a szükséges termékekhez és szolgáltatásokhoz.
• Egyszerűbb megfelelés a szabályzatoknak: A rendszer segít a vállalati szabályzatok betartásában, csökkentve a nem megfelelő beszerzések kockázatát.
• Jobb információhozzáférés: Valós idejű információk a beszerzési kérelmek állapotáról, a szállítási határidőkről és a költségvetésről.
• Kevesebb hiba: Az automatizált adatellenőrzési és validálási funkciók csökkentik az adatbeviteli hibákat és a kapcsolódó problémákat.

Beszerzési szoftverek a mindennapokban: Mit várhat?

1. Felhasználói felület és navigáció

A modern beszerzési rendszerek általában intuitív, felhasználóbarát felülettel rendelkeznek. Íme, mire számíthat:

Amit látni fog:

• Áttekinthető irányítópult(dashboard) a legfontosabb információkkal és gyors hozzáféréssel a gyakori feladatokhoz
• Felül elhelyezkedő navigációs menü a fő funkciókhoz
• Keresőmező a gyors információkereséshez
• Értesítési terület a jóváhagyásra váró feladatokkal és frissítésekkel

Tipp: A legtöbb rendszer lehetővé teszi a irányítópult testreszabását. Az első bejelentkezést követően szánjon néhány percet a felület személyre szabására, hogy a leggyakrabban használt funkciók legyenek a legkönnyebben elérhetők.

2. Beszerzési igénylések létrehozása

Ez valószínűleg az egyik leggyakoribb feladat, amit a rendszerben végezni fog.

Hogyan működik:

1. Keresse meg az "Új igénylés" vagy hasonló funkciót
2. Válassza ki a beszerzés típusát (áru, szolgáltatás, stb.)
3. Keresse meg a kívánt terméket a katalógusban, vagy adja meg a részleteket nem katalógus-tételek esetén
4. Adja meg a szükséges mennyiséget, szállítási információkat és egyéb részleteket
5. Csatoljon minden szükséges dokumentumot
6. Küldje el jóváhagyásra

Tipp: Használja a "mentés vázlatként" opciót, ha egy összetettebb igénylést készít, és nem tudja egy ülésben befejezni. A legtöbb rendszer lehetővé teszi a korábbi igénylések másolását is, ami időt takaríthat meg ismétlődő beszerzéseknél.

3. Jóváhagyási folyamatok és értesítések

A modern rendszerek automatikusan továbbítják az igényléseket a megfelelő jóváhagyókhoz.

Amit tapasztalni fog:

• Automatikus értesítések (e-mailben és/vagy a rendszeren belül) az igénylés állapotváltozásairól
• Áttekinthető információk arról, hogy ki a következő jóváhagyó
• Lehetőség kommentek hozzáfűzésére vagy kiegészítő információk kérésére
• Emlékeztetők a függőben lévő jóváhagyásokról (ha Ön jóváhagyó)

Tipp: Ha sürgős jóváhagyásra van szüksége, a legtöbb rendszer lehetővé teszi, hogy közvetlenül értesítse a jóváhagyót a rendszeren belül, vagy jelezze a beszerzés sürgősségét.

4. Katalógus böngészés és termékkeresés

A katalógus-alapú beszerzés a modern rendszerek egyik legnagyobb előnye.

Hogyan működik:

• Kategóriák szerinti böngészés, vagy kulcsszavas keresés
• Részletes termékleírások, képek és árinformációk
• Szűrési lehetőségek (pl. ár, szállító, szállítási idő)
• Összevetési funkciók több termék összehasonlításához
• Gyakran rendelt termékek gyors elérése

Tipp: Használja a speciális keresési funkciókat a pontos találatok érdekében. Például, ha modellszámot vagy termékkódot ismer, ezzel való keresés gyakran pontosabb eredményt ad, mint az általános leírással történő keresés.

5. Megrendelések és szállítmányok nyomon követése

A beszerzési rendszer lehetővé teszi a megrendelések teljes életciklusának követését.

Amit látni fog:

• A megrendelés aktuális állapota (jóváhagyásra vár, elküldve a beszállítónak, feldolgozás alatt, szállítás alatt, stb.)
• Várható szállítási dátumok és frissítések
• Problémák vagy késések jelzése
• Termékek/szolgáltatások átvételének rögzítése

Tipp: Ha a rendszer mobil alkalmazással is rendelkezik, érdemes lehet ezt telepíteni, hogy útközben is nyomon követhesse a fontos szállítmányokat vagy jóváhagyhasson sürgős kérelmeket.

6. Számlakezelés és -egyeztetés

A modern rendszerek automatikusan összevetik a számlákat a megrendelésekkel és az átvételi bizonylatokkal.

Hogyan működik:

1. A beszállító beküldi a számlát (elektronikusan vagy papíron, amit aztán beszkennelnek)
2. A rendszer automatikusan összeveti a számla adatait a megrendelés és az átvétel adataival
3. Eltérések esetén értesíti az illetékes személyeket
4. Egyezés esetén automatikusan továbbítja a számlát feldolgozásra

Tipp: Ha Ön felelős a számlák ellenőrzéséért, győződjön meg róla, hogy az átvételek időben rögzítésre kerülnek a rendszerben, mivel ez szükséges az automatikus egyeztetéshez.

‍

Gyakori kihívások és megoldásuk

Kihívás 1: Nehézségek a termék vagy szolgáltatás megtalálásában

Megoldások:

• Próbáljon különböző keresési kifejezéseket (szinonimákat, rövidítéseket)
• Használja a katalógus kategóriáit a böngészéshez
• Kérjen segítséget a beszerzési osztálytól új tételek katalógusba vételéhez
• Használja a "nem katalógus tétel" opciót, ha a keresett termék nem található, de adja meg a részletes leírást

Kihívás 2: Az igénylés "elakad" a jóváhagyási folyamatban

Megoldások:

• Ellenőrizze az igénylés állapotát és az aktuális jóváhagyót
• Küldjön udvarias emlékeztetőt a jóváhagyónak közvetlenül a rendszeren belül
• Ha sürgős, vegye fel a kapcsolatot telefonon vagy személyesen
• Ha a jóváhagyó távol van, kérdezze meg a beszerzési osztályt a helyettesítő jóváhagyóról

Kihívás 3: Szükség van egy korábbi igénylés módosítására

Megoldások:

• Ha az igénylés még nem került jóváhagyásra, általában visszavonható és módosítható
• Ha már jóváhagyásra került, de még nem került elküldésre a beszállítónak, kérje a beszerzési osztály segítségét a módosításhoz
• Ha már elküldték a beszállítónak, egy módosítási kérelmet kell létrehozni a rendszerben

Kihívás 4: Hibaüzenet vagy technikai probléma

Megoldások:

• Készítsen képernyőképet a hibaüzenetről
• Ellenőrizze a rendszer belső tudásbázisát a gyakori hibákról
• Forduljon a kijelölt helyi szuper-felhasználóhoz
• Jelentse a problémát a helpdesken keresztül, mellékelve a képernyőképet és a pontos lépéseket, amelyek a hibához vezettek

Kihívás 5: Sürgős beszerzés, amikor nincs idő a standard folyamatra

Megoldások:

• Ellenőrizze, van-e a rendszerben "sürgősségi beszerzés" opció
• Beszéljen a beszerzési osztállyal az elérhető gyorsított folyamatokról
• Használja a rendszer mobilalkalmazását a jóváhagyások felgyorsítására
• Ismerje meg előre a kivételes esetekre vonatkozó szabályokat

Biztosítási szektorspecifikus tudnivalók

A biztosítási iparágban dolgozó felhasználók számára néhány speciális szempont:

Megfelelőségi követelmények

A biztosítási szektor szigorú szabályozás alatt áll, ami befolyásolja a beszerzési folyamatokat is.

Amit tudnia kell:

• A rendszer valószínűleg beépített ellenőrzéseket tartalmaz a szabályozási megfelelőség biztosítására
• Bizonyos beszállítók esetében kötelező lehet további átvilágítási dokumentumok csatolása
• A szenzitív adatokat kezelő beszállítók esetén speciális jóváhagyási szintek lehetnek
• Dokumentálnia kell bizonyos beszerzési döntéseket az auditokhoz

Tipp: Ismerje meg a biztosítóspecifikus megfelelőségi követelményeket a saját területén. A legtöbb rendszer képes ezeket automatikusan kezelni, de csak akkor, ha megfelelően tölti ki a szükséges mezőket.

Kárigényekhez kapcsolódó beszerzések

A biztosítótársaságoknál gyakran vannak a kárigényekhez kapcsolódó speciális beszerzések.

Amit tudnia kell:

• Lehet, hogy a kárigényszámot vagy ügyfél-azonosítót is meg kell adnia bizonyos beszerzéseknél
• A rendszer összekapcsolhatja a beszerzést a megfelelő kárigény-kezelő rendszerrel
• Különleges sürgősségi folyamatok lehetnek a kárigény-rendezéshez kapcsolódó beszerzésekhez
• A költségallokáció közvetlenül a kárigényhez vagy a megfelelő kárrendezési osztályhoz történhet

Harmadik fél kockázatkezelés a biztosítási környezetben

A biztosítási szektor különösen érzékeny a harmadik féltől (beszállítóktól) származó kockázatokra.

Amit észlelni fog:

• Részletesebb beszállítói értékelési információk
• Adatvédelmi és biztonsági minősítések a beszállítóknál
• Szerződéses feltételek és megfelelőségi információk elérhetősége
• Figyelmeztetések, ha egy beszállító nem felel meg a biztosítási iparág standardjainak

Tippek a rendszer hatékony használatához

Időmegtakarítási tippek:

• Használja a sablonokat és kedvenceket: Mentse el a gyakran használt igényléseket sablonként vagy adja hozzá a gyakran rendelt termékeket a kedvencekhez.
• Ismerje meg a billentyűparancsokat: A legtöbb rendszer kínál gyorsbillentyűket a gyakori műveletekhez, amelyek jelentősen gyorsíthatják a munkát.
• Használja a tömeges műveletek funkciókat: Ha több hasonló tételt kell kezelnie, nézze meg, van-e lehetőség tömeges műveletekre (pl. több számla jóváhagyása egyszerre).
• Állítson be értesítéseket: Konfigurálja az értesítéseket úgy, hogy csak a legfontosabb információkról kapjon azonnali értesítést, elkerülve az értesítési áradatot.
• Exportálja az adatokat: Ha rendszeresen készít jelentéseket, tanulja meg, hogyan exportálhatja az adatokat Excel formátumba a gyorsabb elemzéshez.

Hiba elkerülési tippek:

• Mindig ellenőrizze az igényléseket küldés előtt: Különösen a mennyiséget, az egységárat és a szállítási információkat.
• Használja a megjegyzés mezőt: Adjon meg minden releváns információt a megjegyzés mezőben, hogy a jóváhagyók és a beszerzési osztály pontosan értsék az igényét.
• Ellenőrizze a költséghelyet: A helytelen költséghely-hozzárendelés adminisztratív problémákhoz vezethet később.
• Kerülje a duplikált igényléseket: Ha egy igénylés már folyamatban van, ne hozzon létre másikat, hanem kövesse nyomon és gyorsítsa fel az eredetit, ha szükséges.
• Kövesse nyomon az átvételeket: Az időben rögzített átvételek biztosítják a számlák pontos feldolgozását és a gyorsabb fizetést a beszállítóknak.

Képzési és támogatási tippek:

• Vegyen részt minden elérhető képzésen: Még ha úgy is érzi, hogy egyszerű a rendszer, a képzések gyakran felfednek olyan funkciókat, amelyeket egyébként nem találna meg.
• Keresse meg, ki a helyi szuper-felhasználó: Minden osztályon általában van egy-két olyan kolléga, aki mélyebb képzést kapott és segíthet a mindennapi problémáknál.
• Használja a beépített súgót: A modern rendszerek általában részletes, környezetfüggő súgót tartalmaznak, gyakran videókkal és lépésenkénti útmutatókkal.
• Ossza meg a tippeket kollégáival: Ha felfedez egy hasznos funkciót vagy megoldást, ossza meg a csapatával.
• Adjon visszajelzést: A legtöbb rendszert folyamatosan fejlesztik, ezért jelezze a problémákat és javaslatokat a beszerzési csapatnak vagy a rendszergazdáknak.

Következtetés

Az új beszerzési rendszer célja, hogy egyszerűbbé és átláthatóbbá tegye a beszerzési folyamatokat. Bár kezdetben új dolgokat kell megtanulnia, a rendszer használatával egyre több időt takaríthat meg, és csökkentheti az adminisztratív terheket.

Mint végfelhasználó, az Ön visszajelzése rendkívül értékes a rendszer és a folyamatok folyamatos fejlesztéséhez. Ne habozzon megosztani tapasztalatait, kérdéseit és javaslatait a beszerzési csapattal vagy a rendszergazdákkal.

A legtöbb felhasználó azt tapasztalja, hogy a kezdeti tanulási időszak után a beszerzési szoftver jelentősen megkönnyíti a mindennapos beszerzési feladatokat, így több idő marad a valódi munkára és az értékteremtésre.

Letölthető segédanyagok

Beszerzési szoftver értékelési ellenőrző lista - Részletes ellenőrző lista szoftverértékeléshez, amely tartalmazza a következőket:

• Folyamathatékonysági kritériumok
• Költéskezelési követelmények
• Beszállítói teljesítménymenedzsment szempontok
• Integrációs követelmények
• Jelentéskészítési képességek értékelése
• Kockázatkezelési és megfelelőségi funkcionalitások
• Üzemeltetési ellenálló képesség

Töltse le a beszerzési szoftver értékelési listát itt.