.png)
.png)
.png)
Szeretné megtudni, hogyan optimalizálhatja folyamatait?
Fedezze fel megoldásainkat a biztosítótársaságoknak
Röviden: Ha új beszerzési szoftvert vezetnek be a biztosítójánál, ez az útmutató megmutatja, mire számíthat a mindennapokban: igénylések létrehozása, katalógusból rendelés, jóváhagyási folyamatok, rendeléskövetés és számlaegyeztetés. Azt is összegyűjtöttük, hogyan kezelheti a leggyakoribb problémákat. Kitérünk arra is, miben különbözik a biztosítói beszerzés más ágazatokétól: a Solvency II kiszervezési szabályai a kritikus vagy fontos funkciókra, a DORA előírásai az IKT-szolgáltatókkal kötött szerződésekre és az információs nyilvántartásra, valamint a kárrendezéshez kapcsolódó beszerzések saját folyamatai. A rendszert meg kell tanulni, de a legtöbb terhet, amelyet levesz a válláról, most kézzel viseli.
Ha biztosítónál dolgozik, és nemrég megtudta, hogy új beszerzési szoftvert vezetnek be, valószínűleg több kérdése is van. Hogyan változik meg a napi munkája? Mit kell megtanulnia? Egyszerűbbek vagy bonyolultabbak lesznek a feladatai?
Ez az útmutató a felhasználó szemszögéből mutatja be, mire számíthat egy korszerű vállalati beszerzési rendszertől: melyik funkciókat fogja a leggyakrabban használni, milyen előnyöket érdemes várnia, és hogyan oldhatók meg a gyakori problémák.
Tipp: A cikk végén talál egy értékelési ellenőrzőlistát.
A korszerű beszerzési rendszerek általában egy irányítópultot kínálnak a legfontosabb információkkal és a gyakori feladatok gyors elérésével, valamint felső menüsort, keresőmezőt és egy értesítési területet a függő jóváhagyásokhoz.
Tipp: a legtöbb rendszerben az irányítópult testre szabható. Az első belépés után szánjon néhány percet arra, hogy a leggyakrabban használt funkciókat kéznél lévő helyre tegye.
Ezt a feladatot fogja a leggyakrabban végezni. A menete általában: „Új igény” kiválasztása, a beszerzés típusának megadása, keresés a katalógusban (vagy a katalóguson kívüli tétel adatainak megadása), mennyiség és szállítási adatok, alátámasztó dokumentumok csatolása, végül beküldés jóváhagyásra.
Tipp: az összetettebb igényeket, amelyeket nem tud egyszerre befejezni, mentse piszkozatként. A legtöbb rendszerben egy korábbi igény le is másolható, ami ismétlődő vásárlásoknál sok időt spórol.
Az igények automatikusan a megfelelő jóváhagyókhoz kerülnek. Értesítést kap minden állapotváltozásról, látja, ki a következő jóváhagyó, és megjegyzést fűzhet az igényhez, illetve további információt kérhet.
Tipp: ha a jóváhagyás tényleg sürgős, a legtöbb rendszerben közvetlenül értesítheti a jóváhagyót, vagy sürgősnek jelölheti az igényt. Ez jobban működik, mint egy rendszeren kívüli e-mail.
A katalógusalapú beszerzés a korszerű rendszerek egyik legnagyobb gyakorlati előnye: kategória vagy kulcsszó szerint böngészhet, ár, beszállító vagy szállítási idő szerint szűrhet, és a termékeket egymás mellett összehasonlíthatja.
Tipp: ha ismeri, keressen típusszámra vagy termékkódra az általános leírás helyett. Így mindig pontosabb találatot kap.
A rendszer a rendelés teljes útját követi: az aktuális állapotot, a várható szállítási dátumot, a késésekről szóló értesítéseket és az áru vagy szolgáltatás átvételének rögzítését.
Tipp: ha van mobilalkalmazás, telepítse. Így az asztalától távol is követheti a szállításokat és jóváhagyhatja a sürgős igényeket.
A korszerű rendszerek automatikusan összevetik a számlákat a megrendelésekkel és az átvételi igazolásokkal. Ha az adatok egyeznek, a számla magától halad tovább. Ha eltérés van, a rendszer jelzi a felelősöknek.
Tipp: ha Ön felel a számlák ellenőrzéséért, rögzítse időben az átvételeket a rendszerben. Az automatikus egyeztetés erre épül, és az elakadt számlák leggyakoribb oka a késve rögzített átvétel.
Fedezze fel megoldásainkat a biztosítótársaságoknak
Próbáljon más keresőszavakat és szinonimákat, böngésszen a katalógus kategóriái között, vagy kérje meg a beszerzési csapatot, hogy vegyék fel a tételt a katalógusba. Ha tényleg nincs benne, használja a katalóguson kívüli igénylést, de adjon részletes leírást, mert egy homályos leírás visszakerül Önhöz.
Nézze meg a rendszerben, ki az aktuális jóváhagyó, és az emlékeztetőt is a platformon keresztül küldje el, külön e-mail helyett. Ha a jóváhagyó távol van, kérdezze meg a beszerzési osztályt a helyettesítésről. A legtöbb szervezetnek van helyettesítési szabálya, csak sokan megfeledkeznek róla.
Ha még nem hagyták jóvá, általában visszavonhatja és szerkesztheti. Ha már jóváhagyták, de még nem ment ki a beszállítónak, a beszerzés tud segíteni. Ha már a beszállítónál van, hivatalos módosítási kérelemre lesz szükség.
Nézze meg, van-e a rendszerben sürgősségi beszerzési út, és ismerje meg a kivételes esetek szabályait, mielőtt szüksége lenne rájuk. Időnyomás alatt a legrosszabb kideríteni, mit kér a gyorsított folyamat.
Ezen a ponton tér el a biztosítás a többi ágazattól, és itt lesz a legérthetőbb, miért kér a rendszer bizonyos dolgokat, ha tudja, mi áll mögöttük.
A biztosítói beszerzésre két, egymást átfedő szabályrendszer vonatkozik, és mindkettő befolyásolja, mit kér Öntől a szoftver.
A Solvency II a kiszervezést szabályozza. Az irányelv 49. cikke és a felhatalmazáson alapuló rendelet 274. cikke követelményeket határoz meg a kritikus vagy fontos funkciók kiszervezésére. Ide tartozik többek között a biztosító nevében és javára végzett kockázatvállalás, a compliance, a belső ellenőrzés, a számvitel, a kockázatkezelés, az aktuáriusi támogatás és az ORSA-folyamat. Ha egy funkció ebbe a körbe esik, kötelező írásos kiszervezési szerződést kötni, és az EIOPA iránymutatása szerint a felügyeletet még a kiszervezés megkezdése előtt értesíteni kell.
A DORA a biztosítókra is vonatkozik. Ezt gyakran elfelejtik, mert a DORA-ról többnyire banki szabályozásként beszélnek. Valójában kiterjed minden Solvency II hatálya alá tartozó biztosítóra és viszontbiztosítóra, valamint az IDD szerinti biztosításközvetítőkre és viszontbiztosítás-közvetítőkre, EIOPA-felügyelet mellett. A beszerzés szempontjából két kötelezettség a legfontosabb: az IKT-szolgáltatókkal kötött szerződéseknek meghatározott kötelező kikötéseket kell tartalmazniuk, a szervezetnek pedig információs nyilvántartást kell vezetnie minden IKT-szolgáltatói megállapodásról, az alvállalkozói láncokat is beleértve, a közvetlen beszállítón túl.
Mit jelent ez az Ön munkájában: amikor a rendszer azt kéri, hogy sorolja be a beszállítót, jelölje, hogy IKT-szolgáltatásról van-e szó, vagy töltsön ki további átvilágítási mezőket, akkor éppen azt a bizonyítékalapot építi, amelyet ezek a szabályok megkövetelnek. Ezek a mezők nem felesleges bürokráciát jelentenek: egy hiányosan kitöltött mező hiányként jelenik meg egy szabályozói nyilvántartásban.
A biztosítóknál vannak olyan beszerzési folyamatok, amelyek közvetlenül a kárrendezéshez kapcsolódnak, és ezek gyakran más utat járnak be, mint az általános vásárlások.
Előfordulhat, hogy kárszámot vagy ügyfélazonosítót kell megadnia, és a költség közvetlenül a kárügyre kerülhet, az osztály költséghelye helyett. A kárrendezéshez jellemzően gyorsított folyamatok tartoznak, mert egy késő javítás, orvosi vizsgálat vagy kárszakértői felmérés közvetlenül érinti az ügyfelet.
Tipp: ha a kárrendezési beszerzés rendszeresen a munkája része, kérjen erre külön képzést. Az általános rendszeroktatás ezeket a folyamatokat ritkán mutatja be kellő részletességgel.
A biztosítási ágazat különösen ki van téve a harmadik felek kockázatainak, és ez a rendszerben is megjelenik: részletesebb beszállítói értékelési adatok, adatvédelmi és biztonsági tanúsítványok, valamint figyelmeztetések, ha egy beszállító nem felel meg az ágazati követelményeknek.
Tipp: mielőtt egy új beszállítóval beszerzési folyamatba kezdene, ellenőrizze, megfelel-e a biztosítási ágazat követelményeinek. Ha egy beszállító nem tudja bemutatni a szükséges tanúsítványokat, a folyamat a végén akad el, amikor a munka nagy része már megvan.
Ha szeretné megnézni, hogyan kezelhetők ezek a követelmények közvetlenül a munkafolyamaton belül, ismerje meg a Fluenta One biztosítói beszerzési megoldását.
Mentse el, amit ismétel. A gyakran használt igényeket tárolja sablonként, a rendszeresen rendelt termékeket pedig tegye a kedvencek közé.
Használja a tömeges műveleteket. Ha sok hasonló tétellel dolgozik, például több számlát hagy jóvá, nézze meg, támogatja-e a rendszer a csoportos műveleteket.
Állítsa be az értesítéseket. A fontos dolgokról azonnal kapjon jelzést, a többiről összesítve. Ha túl sok az értesítés, a végén egyiket sem olvassa el senki.
Beküldés előtt mindig ellenőrizzen. Mennyiség, egységár, szállítási adatok és különösen a költséghely. Egy rossz költséghely hetekkel később okoz adminisztratív munkát.
Használja jól a megjegyzés mezőt. Adja meg a jóváhagyónak azt a hátteret, amely alapján visszakérdezés nélkül dönthet.
Kerülje a duplikált igényeket. Ha egy igény már folyamatban van, kövesse és sürgesse azt, és ne indítson másodikat.
Keresse meg a helyi kulcsfelhasználót. A legtöbb osztályon van egy-két kolléga, aki alaposabb képzést kapott, és gyorsabban megoldja a napi problémákat, mint a helpdesk.
Egy új beszerzési rendszert meg kell tanulni, de a terhek nagy részét, amelyeket levesz Önről, most kézzel viseli. A biztosítási ágazatban sok minden, ami többletadminisztrációnak tűnik (beszállítók besorolása, további átvilágítás, IKT-szolgáltatások jelölése), valójában azt a bizonyítékot rögzíti, amelyet a Solvency II és a DORA amúgy is megkövetel. Ezt a munkafolyamaton belül elvégezni jóval kevesebb munka, mint egy ellenőrzés előtt utólag összerakni.
Felhasználóként az Ön visszajelzése is számít a rendszer és a körülötte lévő folyamatok fejlesztésében. Ha valami rendszeresen kényelmetlen, jelezze. Általában így javítják ki a kényelmetlen részeket.
A DORA a biztosítókra is vonatkozik, vagy csak a bankokra?
A biztosítókra is. A DORA kiterjed minden Solvency II hatálya alá tartozó biztosítóra és viszontbiztosítóra, valamint az IDD szerinti biztosításközvetítőkre és viszontbiztosítás-közvetítőkre, az EIOPA felügyelete mellett. A beszerzésben ennek két gyakorlati következménye van: az IKT-szolgáltatói szerződésekben kötelező kikötéseknek kell szerepelniük, és információs nyilvántartást kell vezetni minden IKT-szolgáltatói megállapodásról, az alvállalkozói láncokkal együtt.
Mi számít „kritikus vagy fontos funkciónak” a Solvency II kiszervezési szabályai szerint?
Például a biztosító nevében és javára végzett kockázatvállalás, a compliance, a belső ellenőrzés, a számvitel, a kockázatkezelés, az aktuáriusi támogatás és az ORSA-folyamat. Ha egy kritikus vagy fontos funkciót kiszerveznek, kötelező írásos szerződést kötni, és a felügyeletet még a kiszervezés megkezdése előtt értesíteni kell.
Miért kér a rendszer ennyivel több beszállítói adatot, mint más ágazatokban?
Mert a biztosítói beszerzés szabályozói bizonyítékot is termel. A beszállítók besorolása, az átvilágítási dokumentáció és az IKT-szolgáltatások jelölése azokba a kiszervezési és harmadik feles nyilvántartásokba kerül, amelyeket a Solvency II és a DORA megkövetel. Ami az igénylésnél hiányosan marad, az később dokumentált hiányosságként jelenik meg.
Elakadt az igényem a jóváhagyásnál. Mi segít?
Nézze meg a rendszerben, ki az aktuális jóváhagyó, és a platformon keresztül küldjön emlékeztetőt, így a sürgetés is az igény mellett marad. Ha a jóváhagyó nem elérhető, kérdezze meg a beszerzést a helyettesítésről. A legtöbb szervezetben van helyettesítési szabály, csak kevesen használják.
Máshogy működik a kárrendezéshez kapcsolódó beszerzés?
Általában igen. Szükség lehet kárszámra vagy ügyfélazonosítóra, a költség sokszor a kárügyre kerül az osztály költséghelye helyett, és jellemzően gyorsított folyamat is van, mert a késés közvetlenül érinti az ügyfelet. Ha rendszeresen foglalkozik ilyen beszerzéssel, kérjen erre külön képzést.
Ellenőrzőlista beszerzési szoftverek értékeléséhez: segít a beszerzési platformokat a biztosítási ágazat követelményei szerint értékelni. Ezeket a szempontokat tartalmazza:
